La Importancia del Área Comercial Para los Pronósticos Financieros
El área comercial y el área de finanzas trabajan aspectos separados de la empresa. No obstante, es el trabajo en conjunto de estas áreas lo que permite generar los pronósticos más certeros, no solo de ventas, sino del resto de conceptos.
El sector financiero de un negocio requiere información siempre actualizada del sector comercial para poder realizar su trabajo. Algunos de los datos a tener en cuenta son: ventas realizadas, futuras cobranzas, ventas que se realizan periódicamente, entre otras.
Gran parte de las decisiones sobre cobros y pagos del Cash Flow están condicionadas o previstas por lo que proyecta el área comercial. Quizás hacer nuevas inversiones o cambiar el valor de un producto, por ejemplo, surjan como hipótesis de trabajo, del análisis de los indicadores y métricas financieras adecuadas.
El área de finanzas es entonces, quien pide las proyecciones al área comercial, quienes las definen regularmente en base a los objetivos corporativos, para con esa información poder derivar en proyectar costos, gastos y decisiones financieras del negocio, es decir, realizar un análisis económico y financiero del negocio.
Aquí te contamos, entonces, sobre la importancia del trabajo en conjunto entre el área comercial y la financiera:
El origen del problema entre el área financiera y comercial
La génesis de los problemas entre el área comercial y financiera de una empresa depende siempre de cada organización. Sin embargo, hay algunas constantes que se repiten y numeramos a continuación.
Falta de objetivos claros
La empresa debe contar con un norte claro que estructure y guíe a los objetivos de cada área. El área comercial suele generar dependencia sobre los demás departamentos ya que según las ventas, muchas veces se calculan los costos y los gastos asociados a esas proyecciones.
Si los objetivos no son claros, y no son compartidos, suelen desencadenarse problemas en todas las áreas del negocio, he aquí Finanzas con la tarea de unificar las visiones bajo un enfoque económico-financiero, por ejemplo siendo responsable del Presupuesto anual del negocio.
Desconocimiento del trabajo de otros sectores de la organización
Es necesario que los departamentos trabajen de manera mancomunada por más de que traten sobre asuntos diferentes. Por ejemplo, si el área financiera no conoce sobre los estados de cuenta de los clientes o la última actualización de ventas realizadas por el departamento comercial, podría realizar planificaciones poco certeras.
Finanzas suele funcionar como un núcleo de información, desde la información contable hasta las herramientas de BI o excels que cada área utiliza por separado, son inputs para tomar decisiones a nivel corporativo.
En este sentido el seguimiento de algunos ratios financieros comunes a todas las áreas y la difusión de esa información es un modo eficaz de mantener la atención sobre la organización en su conjunto.
Interdependencia de los sectores
El punto anterior nos lleva a este, porque las decisiones de un departamento, el desempeño y su flujo de trabajo afectan a los demás. Si un área no trabaja bien, probablemente genere inconvenientes o demoras en otras.
Del mismo modo, si la información entre áreas no circula o lo hace con datos obsoletos y poco confiables, las predicciones financieras, por ejemplo, podrían caer en una trampa de escenarios desactualizados, más aún en LATAM donde el dinamismo es nuestra característica.
He aquí donde un ambiente colaborativo de trabajó, donde un área comercial pueda justificar sus proyecciones, el responsable de costos haga sus recomendaciones y el resto de áreas puedan ser conscientes de una visión integral, es un requisito clave en los modelos de Financial Planning de cualquier negocio.
¿Cómo resolver los problemas entre el área financiera y comercial de tu empresa?
¿Soluciones? Por ejemplo, se puede apostar por mejorar los canales de comunicación en favor de un flujo de información más claro y continuo.
En todas las organizaciones, contar una buena comunicación es importantísimo al momento de realizar presupuestos financieros. Un error mínimo, como un dato mal cargado en una planilla, puede cambiar todos los parámetros previstos.
En ese sentido, la implementación de herramientas de gestión de equipos ayuda a ordenar y mejorar la gestión de información entre áreas. ¿Cómo lo hace? Disminuye el error humano frente a tareas tediosas y mecánicas (como lo puede ser la carga de múltiples datos en una hoja de cálculo vs un FP&A).
Además, al automatizar algunos procesos aporta garantía respecto de datos actualizados. Esto incluso respecto de informes: no hay riesgo de enviar una versión anterior del documento solicitado, porque los reportes se obtienen prácticamente al momento de solicitarlos.
Tener una buena comunicación entre el área comercial y la financiera es importantísimo al momento de realizar presupuestos: un error, un dato que se pase mal, puede cambiar todos los parámetros previstos.
La importancia de mantener el equilibrio entre lo comercial y lo financiero
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El sector comercial cuenta con mucha información que es necesario poner en contexto y a disposición del resto de los sectores de la empresa a fin de dotarla de valor estratégico. De esta forma, por ejemplo, se podrán analizar los costos fijos y variables de la compañía para optimizar gastos y encarar un proyecto de expansión.
¿Se quiere invertir en una nueva máquina? ¿O se debe cambiar el valor de un producto? Todo esto se puede analizar y proyectar con eficacia, cuando el sector comercial y financiero trabajan mancomunadamente.
Conseguir un punto de equilibrio entre el área comercial y la financiera es de gran importancia. Cuando se alcanza este equilibrio, una empresa puede enfocarse en su visión a futuro.
Conseguir un punto de equilibrio entre el área comercial y la financiera es de suma importancia para ganar rentabilidad y previsión a futuro.
La base de todo es la estrategia de negocio
Una estrategia de negocios sólida y congruente se convierte en la base para el buen funcionamiento de una empresa. Además, la estrategia es el referente que guiará cada negociación y decisión que se tome.
Una buena estrategia de negocio permite, por ejemplo, ganar competitividad en el mercado o asumir la expansión del negocio con nuevas unidades o hacia mercados emergentes. En todos los casos, la planificación financiera cumple un rol fundamental en la estrategia.
El seguimiento de la planificación financiera facilita el seguimiento de la estrategia, a saber, si se están o no cumpliendo los objetivos pautados.
Tal como lo mencionamos en nuestro artículo “Razones Para Usar Software FP&A en tu Proceso de Planeamiento y Forecast” el planeamiento estratégico no es nunca unilateral. El trabajo del equipo financiero debe estar siempre sincronizado con la planificación del negocio, esto en tiempo real y con atención a desafíos presentes y futuros.
Construye tu dream team
Está claro que una empresa es la gente que la compone, quienes día a día trabajan en ella. Una persona calificada hará su trabajo de manera eficiente y más exitoso, pero la calificación no es el único aspecto a considerar.
Armar un dream team requiere, en primer lugar, revisar el talento de tus colaboradores y asignar a cada uno de ellos tareas de liderazgo y autonomía donde se sientan cómodos y valorados. Aun así, las habilidades individuales no tienen mucho sentido sin conexión.
Ya hablamos de cómo las Hojas de Cálculo a veces funcionan como limitantes al trabajó colaborativo para proyectar el futuro de una empresa en “Los desafíos de trabajar las finanzas corporativas en Excel”, lo mismo sucede con la dependencia de enviar el presupuesto de ventas por mail, o no recordar qué versión es la versión final para el equipo comercial, y cuál para el departamento de finanzas.
Sácale provecho a la tecnología financiera con el software FP&A de Plika
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En Plika hemos diseñado un software para mejorar la relación entre los diferentes sectores de la empresa: al descentralizarse la carga de datos se reduce el margen de error, lo cual, finalmente, se traduce en presupuestos y proyecciones sean más certeros.
A su vez, nuestro software facilita el análisis del grado de cumplimiento de los objetivos de la empresa, porque integra la información proyectada y real entre múltiples fuentes de datos.
También permite crear nuevos escenarios, a partir de la modificación de variables en las proyecciones, lo que permitirá ver cómo pueden impactar diferentes cambios en el futuro de la empresa.
La automatización de procesos que propone Plika no solo mejora los tiempos de trabajo del equipo, sino que además soluciona problemas de cruce de información y garantiza datos confiables para proyecciones cada vez más ajustadas en sus resultados.
Esto se traduce en equipos de finanzas con una tarea de Budgeting, Controlling y Forecast simplificada, al mismo tiempo que los responsables comerciales o de Centros de Costo alivian la creación y potencian sus proyecciones en conjunto.
Conclusión
No hay duda alguna de que el trabajo conjunto del área comercial en relación con finanzas permite pronósticos más certeros y de valor agregado en favor del negocio. Es decir, no solo se podrá cumplir con los objetivos a largo plazo, sino también afrontar los problemas de todos los días con mayor previsibilidad.
Cuando el sector financiero cuenta con información actualizada para sus informes, trabaja sobre pronósticos y escenarios más sólidos, lo que finalmente permite una mejor toma de decisiones con base en la situación actual y las posibilidades reales.
Un sistema de FP&A como el de Plika facilita el análisis de datos para que directores y gerentes de cualquier empresa tengan la información necesaria para la toma de decisiones diaria.
Además, Plika genera informes económicos y financieros bajo un ambiente colaborativo porque se ubica en la nube y permite el acceso de forma remota, 24/7, solo con un dispositivo con acceso a internet y bajo la completa seguridad del Amazon Service.
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