Por Plika

Este artículo, escribimos sobre los 4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel, para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

Pensemos en esos archivos Excel que cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante para tomar decisiones.

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas.

Archivos para crear el presupuesto anual, para llevar el Cash Flow de nuestra/s empresa/s, llevar el control mensual y aquellos que tienen información clave del negocio.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A).

 

“Conoce cual es la diferencia entre FP&A, ERP y CRM en este articulo”

 

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix.

En gran medida escucharemos una respuesta, “las actualizaciones son demasiadas complicadas”, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien en Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

 

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con Excel:

 

• Señal n°1: la “mano invisible

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que de un área cargue su parte del presupuesto y rompa una fórmula.

Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”.

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad del Excel, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

 

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando existe desconfianza en los datos.

El beneficio de pasar de trabajar con hojas de cálculo, a trabajar con herramientas de FP&A o BI, es enorme.

Estas herramientas nos permiten trabajar con gráficos interactivos y con capacidad de responder a las preguntas del director en tiempo real.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera.

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

 

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%.

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

 

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y tener los objetivos corporativos claros.

 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos?

 

La carrera contrarreloj, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Con esto resuelto, los equipos de finanzas podrán tomar mejores decisiones y aportar mayor valor a la empresa.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

 

¿Excel si, o Excel no?…

 

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas buscan automatizar sus tareas para obtener mejores beneficios de sus datos.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto, e implica un cambio cultural.

Pero el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

 

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