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Por Julián Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

El crecimiento de las soluciones financieras integradas ha estimulado en los últimos años en LATAM la pregunta de qué es FP&A, en qué se diferencian estas herramientas respectos de otras más tradicionales (como la BI o un CRM) y qué valor aportan al negocio.

En estos tiempos de inestabilidad financiera, mercados volátiles y contextos macroeconómicos internacionales extremadamente sensibles, tener una gestión financiera de la empresa sólida y consistente es más una necesidad que un lujo.

A lo largo de este artículo daremos algunas definiciones específicas sobre qué es FP&A y otros conceptos relacionados para que usted puede evaluar en qué punto está su empresa respecto de esta innovadora tecnología. Le invitamos a que nos acompañe con su lectura.

FP&A: ¿Qué es?

FP&A es el acrónimo derivado del inglés de Financial Planning and Analysis. Una posible traducción al español castellano sería Planificación y Análisis Financiero.

Un software FP&A se trata, en definitiva, de una solución pensada inicialmente para satisfacer las necesidades del departamento de finanzas de las empresas o cualquier usuario que necesite tomar una decisión basada en datos financieros del negocio.

Como veremos más adelante, suele ser común confundir los beneficios del uso de una solución FP&A con otras herramientas de analítica de datos como Business Intelligence. Sin embargo, distan de ser lo mismo, aunque buscan  complementarse y potenciarse.

Una herramienta FP&A ha sido customizada para soportar los procesos de recopilación de datos contables y financieros de una organización, su procesamiento, análisis y uso en pos de la toma de decisiones estratégicas.

¿Cuáles son las tareas y responsabilidades de un equipo de FP&A?

El equipo asignado al Financial Planning & Analysis en una empresa tiene la responsabilidad de llevar adelante una amplia variedad de tareas; en principio recopilar, transformar y analizar datos financieros con el fin de obtener una imagen lo más exacta posible del estado de situación financiero de ella.

Entre los grandes procesos más comunes para estos equipos existe el de Planificación, Presupuesto, Forecast, Control de Gestión, y Reporting, siempre o dependiendo de cada empresa desde el punto de vista económico, financiero y patrimonial del negocio.

Un equipo potente de FP&A debe tomar datos y transformarlos en información; debe obtener información y procesarla en análisis para soportar un mejor proceso de toma de decisiones por los cargos ejecutivos.

Las tareas del área de Planificación y Análisis Financiero de una empresa alcanzan a los departamentos de ventas, compras, marketing, producción, recursos humanos y todos aquellos que requieran o impacten en el flujo de fondos. Esto desde una perspectiva integral: no sólo de registro, sino de escrutinio y refinamiento de los datos brutos para lograr con ellos conocimiento y planificación.

Planificación y análisis financiero: ¿cómo aporta valor al negocio?

En este sentido, los equipos de FP&A son fundamentales en la búsqueda de la buena salud de una compañía, sea cual fuere su tamaño o actividad. El personal de FP&A como comentamos, lleva adelante los presupuestos anuales, les realiza seguimiento y corrige desvíos, efectúa pronósticos financieros, gestión de inversiones y capital de la empresa y brinda a los directores ejecutivos la información y análisis que requieran para su toma de decisiones.

Es muy difícil imaginar el crecimiento de una empresa sin una atención dedicada específicamente a la evolución financiera. Cuesta mucho suponer que una compañía o emprendimiento puede salir adelante sin un cuidado al detalle de los flujos de fondos, del manejo del efectivo o de la cuestión presupuestaria, por ejemplo.

Aquí es donde viene a aportar el concepto de FP&A y su implementación desde el punto de vista tecnológico y de procesos. Veamos un poco más sobre el punto de la planificación de las finanzas de una empresa y sus diferentes posibilidades.

Del libro contable a una solución FP&A: planeamiento y control de gestión

La salud financiera de una empresa siempre fue crucial para el crecimiento de ésta: quienes lo entendieron así pudieron solucionar errores y mejorar. Y quienes no, seguramente han sufrido las consecuencias.

El equipo financiero de su empresa, entre las principales tareas que tiene, debe realizar una planificación cualitativa y cuantitativa de los aspectos operativos de la firma, acompañando al resto de las áreas en la proyección y su colaboración.

Un equipo de FP&A tiene una posición central en el negocio, ya que obtiene y trabaja con datos de ventas junto al área comercial,  datos de gastos del resto de áreas, entre otros, y todo lo necesario para conformar los estados proyectados, los cuales suelen ser la carta de presentación a la dirección o accionistas.

El camino no termina allí, sino que mes a mes, es este equipo quien también se encarga, en Excel o con una tecnología FP&A como Plika, en hacer el control de desvíos y tomar decisiones correctivas. Si bien la opción de Excel suele ser la más usada hoy en día, hace que este proceso no sea del todo productivo para los profesionales de FP&A, que cada cierre de mes suelen vivir horas extras y cierto estrés.

Para obtener estas mediciones debe recopilar información de las distintas áreas del negocio, y para ello debe interactuar de manera cross a toda la organización, lo cual supone un gran número de zonas grises, variables complejas, cuellos de botella, malentendidos, etc.

Empoderar al equipo FP&A

Según el informe “El Futuro de las Áreas Financieras” realizado por BlueDraft S.A. sobre una muestra de más de 300 responsables de áreas de Finanzas de LATAM, el 58% reconoció como el principal impedimento para la aplicación eficiente del proceso de Planning y Forecasting en su empresa es la recopilación e integración de datos de múltiples fuentes. Por otra parte, el 48% de los entrevistados admitió sentir que “el departamento de TI entiende sus necesidades pero no las resuelve en tiempo y forma”.

En la medida en que estas interacciones son manuales, la propensión al error y a la falla se vuelve cada vez mayor. Y aún descartando el tema del error, la pregunta que debemos hacernos es: ¿son nuestros procesos financieros lo más óptimos posibles? ¿estoy tratando de que mi gestión financiera sea tan eficiente como estoy intentando que mi producción lo sea?

En este sentido, también ayuda preguntarnos: ¿cuánto vale el tiempo de mis profesionales financieros? De hecho, muchas veces lo que ahorramos por no invertir en un software idóneo para la gestión financiera de la empresa lo estamos perdiendo como un goteo con el tiempo calificado de nuestros profesionales financieros que emplean en realizar tareas repetitivas o en esperar que el equipo de TI les provea tal o cual reporte obtenido de las bases de datos.

Una solución de FP&A empodera al equipo de finanzas de la empresa para poder tener información de la organización de manera directa, en tiempo real y con mejor calidad de presentación de la que puede ofrecer Excel, por ejemplo.  Con esto, tanto la junta directiva como el CFO podrán tener mejor lectura del estado de situación y concentrar sus esfuerzos en descubrir las tendencias en el negocio.

Toma de decisiones basadas en datos

La incorporación de la tecnología al proceso de toma de decisiones es un hecho, sin duda. En la medida que va pasando el tiempo, que se bajan los costos de producir tecnología y que se puede disponer de mejores precios para los clientes, los sistemas de software de gestión y análisis se democratizan y se ponen al alcance de pequeñas y medianas empresas.

Mark Nittler, de WorkDay, Inc., en su brochure “The Future of Planning, Budgeting and Forecasting” publicado en el año 2016, afirma sobre un estudio propio que el 73% por ciento de las organizaciones han manifestado haber dado un paso hacia una cultura de planificación continua en los tres años previos.

Este resultado se construyó a través de una encuesta en línea (a través de la red social LinkedIn) sobre una muestra de casi 1.000 líderes financieros y de FP&A de todo el mundo, abarcando diferentes sectores económicos, tamaños de empresas y localización geográfica.

En el contexto inestable de la economía latinoamericana (y mundial) actual es lógico que las proyecciones financieras deban revisarse y corregirse cada vez a períodos mas cortos. Sin embargo, también es cierto que la necesidad de una planeamiento financiero que contemple el corto, media y largo plazo se impone. Tanto los factores exógenos como los endógenos de su empresa deben ser considerados y tratados dentro de un marco de mitigación de impactos adversos.

Este trabajo de planeamiento involucra a toda la empresa, y para ello se debe crear una sinergia positiva entre las áreas que permita y facilite la colaboración. Una herramienta de FP&A está específicamente diseñada para ello.

¿Qué diferencia hay entre una solución FP&A con una Business Intelligence u otros tipos de herramientas similares?

Esta es una pregunta muy habitual. Si bien suelen complementarse, una solución de software de tipo Financial Planning & Analysis (FP&A) ofrece un enfoque específico en los datos económicos y financieros de la empresa.

Mediante una herramienta FP&A podremos tener un conocimiento más profundo de toda la operación económica y financiera de nuestra organización y así tomar medidas para mejorar la rentabilidad de cada negocio, potenciar mercados o disminuir riesgos o pérdidas.

En cambio, las soluciones de tipo BI (Business Intelligence) son útiles para la explotación analítica posterior sobre aquellos datos, aunque en general se restringen a la cuestión operativa de determinada área. Un software FP&A como el de Plika agrupa las virtudes de una herramienta BI y las potencia bajo el concepto propio del mundo financiero.

Además, en el caso de Plika puedes integrar el software con otros sistemas de tipo BI, así como CRM y ERP, lo cual abre al usuario un gran número de posibilidades.

Puedes conocer más sobre las diferencias entre un software de tipo FP&A con otros haciendo clic aquí.

Notas finales

Una solución de FP&A facilitará el trabajo del área financiera de su empresa. Permitirá que los profesionales de finanzas de la organización empleen mejor su tiempo, pudiendo obtener los datos a procesar de manera autónoma, independiente y eficiente.

Además de recopilar datos en tiempo real, podrán automatizar tareas y mejorar la calidad de las presentaciones. Una solución FP&A como Plika se integra a su CRM, su ERP o la herramienta de BI que esté operando.

También se potencia con Excel, con quién trabaja de manera complementaria, por lo cual llegado el caso que decida implementar Plika no deberá deshacerse obligatoriamente de sus planillas de cálculo que tanto le han ayudado hasta ahora.

Un software FP&A es la evolución de la gestión financiera de su empresa.

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