4 Barreras que Impiden la Automatización de tus Reportes Financieros

Aunque no lo creas, muchas empresas no confían en la automatización de sus reportes financieros. Esto representa una gran barrera para el crecimiento operativo de la organización.

De hecho y según nuestro estudio sobre transformación digital de los equipos de finanzas, el 51% de los departamentos de finanzas comparten su información por medio de hojas de cálculo y Google Slides para presentar informes.

Este escenario señala que las áreas financieras conectan sus datos a través de diferentes fuentes. Por ejemplo: plantillas de cargas de presupuesto, variables macros, ERP, entre otras. Es decir, no cuentan con una herramienta adecuada que simplifique el trabajo y garantice resultados.

Así, tales empresas tienen una gran desventaja: no están en condiciones de recopilar datos, validarlos, limpiarlos, procesarlos y consolidarlos en un repositorio normalizado. De ese modo, lo que sigue es una gran cantidad de errores que conllevan a trabajar constantemente sobre procesos manuales.

Sin embargo, no todo está perdido. Si miras nuestro quiz de personalidad resulta que el 78% de los equipos de finanzas ve como “un sueño alcanzable” dedicar menos tiempo a tareas manuales. Es decir, disminuir las repetitivas en el corto plazo.

Todo lo anterior nos lleva a preguntarnos, ¿Por qué la automatización de los reportes financieros representa una amenaza? En este artículo explicaremos cuáles son las barreras que existen en la actualidad.

¿Qué es la automatización financiera?

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La automatización financiera se refiere al uso de un software para la realización de tareas financieras con alta precisión. A diferencia de lo que sucede con las planillas de Excel, por ejemplo, un sistema automatizado alcanza buenos resultados y disminuye el margen de error por fallos en la carga. 

Asimismo, la automatización financiera facilita por ejemplo la emisión de reportes financieros, la gestión de gastos; el seguimiento de depósitos de cheques u otros valores; y con el análisis pertinente y la presupuestación adecuada, hasta puede derivar en ahorrar costes y mejorar la liquidez del negocio. 

En definitiva, la automatización de las tareas repetitivas asegura la buena gestión del equipo financiero. A fin de cuentas, el equipo podrá concentrar todos sus esfuerzos en otras asignaciones más complejas.

Con la automatización puedes eliminar las tareas repetitivas para que tu equipo de finanzas se concentre en tareas más complejas.

La automatización financiera implica la incorporación de un recurso que facilita diversos procesos: desde la generación de reportes, hasta la predicción de escenarios con base en datos reales y actualizados. 

¿Cuáles procesos financieros pueden ser automatizados?

Entre los procesos financieros que pueden ser automatizados, se destacan los siguientes:

• Emisión de reportes financieros históricos y proyectados como Estado de Resultados, Cash Flow y Balance Patrimonial. 
• Generación de visualizaciones y KPIs de los datos financieros de la empresa.
• Presupuestos y planificación financiera.
• Control de desvíos entre los registros contables y la planificación del período.
• Previsión de Flujos de Caja a corto plazo.
• Administración y gestión de cobros (clientes y proveedores).
• Auditoría de ingresos y gestión de riesgos de la organización.

Además, los reportes financieros automatizados pueden incorporar información que abarca desde los estados de ganancias y pérdidas, estados de flujo de efectivo y  rendimiento de pagos, hasta los estados de cuentas y reporte de impuestos, entre otros.

La automatización financiera y su impacto en las estructuras de trabajo

Si bien es cierto que no todas las empresas confían en la automatización financiera, la revista Forbes asegura que estamos en plena era de automatización. Lo vemos en la mayor y constante demanda de agilidad, si las empresas desean desarrollarse y expandirse. 

De acuerdo con estudios de Dun & Bradstreet, el 68% de los equipos financieros que adoptaron la automatización financiera para su empresa lo hicieron por la necesidad de agilizar procesos referidos a generación de reportes financieros, gestión de cobros, planificación financiera, entre otros. 

Además, el 55% respondió, en el mismo estudio, que lo hicieron para ahorrar costes. Con  estas cifras en mente, veamos alguno de los impactos de la tecnología de automatización de procesos financieros en la estructura de trabajo:

• Se eliminan los errores manuales

La automatización de procesos posibilita eliminar el riesgo de datos erróneos, con lo cual se tiene una mayor precisión en la información. Considera que sin la herramienta adecuada se complica el control de los datos y la detección temprana de errores. Asimismo, se pueden manejar distintas versiones de archivos que dan paso a errores, si se guardan mal.

• Es posible el ahorro de tiempo y costo

La gran cantidad de datos y procesamiento que requiere una gestión financiera puede ser abrumadora al momento de hacer reportes financieros. Mucho más, si los archivos se corrompen, fallan o se pierden, o si se los administra de forma manual. Automatizado el proceso, dispones de la información integrada en un solo sitio. Las tareas del equipo se resuelven con mayor rapidez y se reducen los costos.

• Hay una mayor precisión en los datos financieros

Finalmente, la automatización de los reportes financieros evita la repetición de registros claves, por ejemplo. Es garantía de mayor precisión en los datos con los que se cuenta, lo que se traduce en el panorama ideal para hacer reportes financieros y proyecciones empresariales, incluso en tiempos de incertidumbre.

Principales barreras en la automatización de reportes financieros

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Si de algo estamos seguros, es que el principal bloqueo ante la automatización de reportes financieros se origina en prejuicios y falta de información. De hecho y como podrás ver, las siguientes son las principales barreras que se suelen esgrimir.

La principal barrera de la automatización de reportes financieros ocurre en torno a prejuicios y falta de información. Incluso, el temor al cambio puede demorar una transformación altamente beneficiosa.

1. Nuestro negocio es único, la tecnología no se adaptaría 

Es verdad, muchas empresas son especiales, pero la mayoría comparte necesidades de información financiera cuando hablamos de reportes básicos, e incluso, dashboards personalizados. Una solución FP&A adecuada se ajusta a tus necesidades y da respuestas eficaces con habilidad y simpleza. 

2. El proceso que manejamos funciona bien

Escuchamos esta barrera con mucha frecuencia; sin embargo, al analizar qué herramienta se utilizan resulta que es poco más que Excel y Presentaciones en Power Point. Por lo que cada vez que se deben hacer reportes financieros se debe volver sobre los archivos. Es decir, deben hacer encabezados, saltos de página, asegurarse de que las tablas funcionen, todo esto antes de alguna auditoría. Además, ¿No crees que siempre es posible encontrar mejoras?

3. Demandaría mucho tiempo implementar un nuevo sistema

Generalmente los reportes financieros se configuran en un plazo de alrededor de 8 horas. Con lo cual un borrador para una auditoría estaría completo en 7 o 10 días, esto haciendo la tarea manualmente. Al usar la automatización este tiempo se reduce 50% durante el primer año y 25% en los periodos siguientes.

Y si el temor es frente a la curva de aprendizaje del equipo, nuevamente se trata de encontrar una herramienta FP&A que sea de simple implementación y facilidad de uso para el usuario.

4. Es más fácil y sencillo hacerlo manualmente 

Si tu equipo de finanzas usa Excel para hacer los reportes financieros, definitivamente no está usando la opción más fácil y sencilla. Este proceso, hecho manualmente, insume tiempo y a la larga, por el margen de error que implica, aumenta los costos hasta poner en riesgo la rentabilidad de la empresa.

La afirmación surge frente a herramientas nuevas y el temor a los cambios. Mala combinación, si las hay. La realidad es que la automatización de procesos se caracteriza por soluciones en la nube y responsive que facilitan la tarea y mejoran los resultados. 

El futuro de la automatización en las finanzas

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El futuro de la automatización en las finanzas no solo es brillante, sino que ya ha comenzado a remodelar los servicios financieros de diferentes organizaciones. Sin cuidado de que estas sean pequeñas o grandes.

De ese modo, los CFO que apuestan por la automatización de los reportes financieros, así como del equipo de finanzas, son capaces de brindar a sus empresas conocimiento estratégico clave.

Como CFO debes apostar por la automatización de reportes financieros para tomar mejores decisiones financieras, con datos actualizados y sin errores.

En este sentido, es importante resaltar que una herramienta FP&A, es decir, especialmente diseñada para el equipo de finanzas, es un ejemplo perfecto de lo que se puede lograr con la transformación digital: mejor performance y mayor rentabilidad.

Plika: tu aliado FP&A hacia la automatización financiera

Implementar la automatización en los reportes financieros no tiene por qué ser un proceso demandante, tedioso o prolongado para tu empresa. Todo lo contrario, en Plika somos el mejor aliado FP&A.  

Al contar con una herramienta de automatización, contarás con reportes en tiempo real, con información actualizada y lista para usar en tus presentaciones o análisis.

Recuerda que si usas un método manual estás expuesto a diferentes errores que pueden afectar la rentabilidad del negocio. Considerar la transformación digital  te permitirá llegar al próximo nivel, tanto de la organización, como de tu equipo de trabajo.

Si quieres probar una solución que te permita tomar decisiones con datos confiables, sencilla de usar y que reduzca las tareas manuales, te invitamos a probar nuestro software: pide tu demo en nuestra web. 

Somos Plika: agilidad y simpleza en tus reportes financieros.

Conclusiones

Como habrás visto, la automatización de tus reportes financieros se impone como práctica necesaria, si lo que quieres es sumar hacia el crecimiento de la organización.

No importa si se trata de una empresa grande o pequeña: siempre se requiere un manejo de datos eficaz, es decir, de forma limpia y organizada. No hacerlo implica asumir grandes riesgos en materia de dinero, así como de tiempo y trabajo. 

La tecnología FP&A suma valor a la información de tu empresa. No solo permite la consolidación de datos, sino que disminuye los márgenes de error y garantiza que el equipo trabaje con datos confiables y actualizados.  

Vale decir que estarás en condiciones de tomar decisiones financieras efectivas, con datos reales, que puedan generar un buen impacto en el crecimiento de tu organización.

Si estás buscando dar este paso de transformación digital, no dudes en ver a detalle los beneficios que ofrecemos con Plika. Contacta con nuestros asesores para aclarar todas tus dudas sobre nuestro software.