Por Plika

Hoy, en pleno auge tecnológico del siglo XXI, todo profesional ha trabajado con programas de Business Intelligence (BI), CRM, o ERP. Solemos coincidir en que todos son softwares increíbles que permiten a una organización explotar sus datos con la facilidad que antes no existía. No obstante, cada vez comienzan a tomar más relevancia las soluciones de Financial Planning & Analysis (FP&A)

 

¿Qué sucede con las soluciones para el área de finanzas? 

 

Los profesionales que la componen se encuentran a veces en una disyuntiva entre utilizar Excel, depender de la rigidez de su ERP, aprender a usar la herramienta BI de la empresa, o en el mejor de los casos contar con su propia herramienta, la que se categoriza como una solución de Financial Planning & Analysis (FP&A).

Tal como hablamos en nuestro artículo “La transformación digital del responsable de finanzas”, la transformación tecnológica se está dando de a poco en todas las áreas de una empresa, aún así, a raíz de nuestra experiencia hablando con varios clientes, tanto en pequeñas, medianas y grandes corporaciones, Finanzas se ve atado a depender de tecnologías que controla otra área o peor, que no están creadas para cubrir todo su proceso de trabajo.

Las principales 5 herramientas con las que puede interactuar Finanzas son el ERP de la compañía, sus múltiples Excels de trabajo diario, el CRM que comparte con Ventas o Marketing, el software de Business Intelligence en caso de existir, y su propia herramienta de FP&A.

Entonces, si existen tantas herramientas…

¿Qué tienen de distinto las soluciones de FP&A para poder decir que están hechas para el área de finanzas?

Vamos a marcar la diferencia clave respecto a estas 4 herramientas restantes desde el punto de vista del CFO, el Gerente de Planeamiento, Analista de Control de Gestión, y el equipo de finanzas.

 

  • ¿Para qué se usa una solución de FP&A?

El presupuesto, su control, y su análisis, comprende varias actividades y a varias personas involucradas. Si este proceso no cuenta con organización, los errores, confusiones, ineficiencias por pérdida de tiempos, se vuelven inevitables (puedes conocer los obstáculos más comunes en nuestra nota “Los desafíos del área de finanzas”). 

Las soluciones de FP&A buscan optimizar estos procesos entre equipos de trabajo a través de automatizaciones, arrojando beneficios instantáneos como lo son el ahorro de tiempo, la organización de un proceso, la integración de la información de múltiples fuentes, y la confianza en los datos que se utilizan para el análisis.

  • ¿Quiénes las usan?

A diferencia de las demás herramientas, usadas por ejemplo por analista de despachos, un comercial o un responsable de call center; este tipo de soluciones son utilizadas en su mayoría por el CFO, Gerentes de Planeamiento o Tesorería, y sus colaboradores. No obstante, al hablar de información económica y financiera del negocio, suelen ser utilizadas también para dar información clave al directorio, o a los auditores. 

Si lo que se busca es por ejemplo “descentralizar un presupuesto” estas plataformas asignan usuarios a cada responsable de área o centro de costo para permitir luego consolidar el trabajo de múltiples usuarios a través de la consolidación automática. Es así como al igual que un presupuesto, los involucrados pueden ser no solo los usuarios de Finanzas del negocio sino toda la empresa.

 

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  • ¿Cuándo se usan? 

El uso de las soluciones de análisis financiero, al igual que los demás softwares, varía, pero en este caso varía principalmente por el tipo de usuario que tengamos en cuenta y por el momento que transcurre la organización, por ejemplo, no es lo mismo transitar un cierre anual que un mes de proyección.

Un analista de finanzas, o un equipo de finanzas, que busca llevar control del presupuesto, puede acceder semanalmente o incluso diariamente, intensificando su uso en momentos de cierre de mes, o en la creación de un presupuesto anual. 

Un responsable de un Centro de Costo que debe cargar su presupuesto individualmente, puede acceder una vez al año o en cada Forecast. La dirección, puede acceder mensualmente para analizar los reportes finales, el Estado de Resultados o el Cash Flow si se le asigna un usuario en la herramienta. 

Es así como estos programas permiten que cada profesional de la organización, entre cuando lo requiera, con su propio usuario, y a su vez pueda trabajar al mismo tiempo que sus colegas en un entorno compartido, siendo el objetivo final potenciar el control del área de finanzas durante todo el proceso.

 

  • Para tomar decisiones ¿Hasta qué nivel de detalle es necesario acceder? ¿Qué sucede si se requiere un análisis más profundo?

Una confusión común entre un BI y una herramienta de FP&A, es la profundidad de los datos que ofrece cada uno para realizar análisis. Hoy en día estas soluciones de categoría Cloud Financial Planning & Analysis avanzan a pasos agigantados en ofrecer analítica compleja y profunda. 

No solo buscan permitir cubrir un proceso, sino utilizar los datos generados durante este mismo (desde un presupuesto, hasta información del ERP y de un Forecast) para generar información en tiempo real dentro de una misma herramienta, a la vez que se complementa con la conexión a otras fuentes. 

Lo que sí es claro, es que la información de una solución de FP&A generalmente pondrá su foco en lo económico, lo financiero, y los reportes que suele utilizar el área de finanzas; aún así las integraciones existentes hoy en día permiten fácilmente explotar o relacionar estos datos con cualquier otra fuente de la empresa para obtener una visión integral, ya sea conectando el BI propio del negocio para generar dashboards personalizados, o conectar el ERP de la empresa para hacer un control de gestión de forma automática. 

  • Muchos se preguntarán… ¿Son soluciones para el área de finanzas, pero dependo de un experto de Sistemas para utilizarlas?

Las soluciones de Financial Planning & Analysis buscan empoderar al área de finanzas otorgando la posibilidad de tener una solución que no le genere dependencias, sino que ofrezca autonomía. 

¿Cómo se logra? Con interfaces y diseños amigables, curvas de aprendizaje mínimas, y soluciones lo más cercanas a lo que se denomina “self-service”, permiten a un profesional de finanzas bucear en los datos y generar insights del negocio sin necesidad de ser un experto o sin necesidad de tocar la puerta de Sistemas para hacer cambios importantes.

Te invitamos a profundizar sobre estas posibilidades en nuestro artículo sobre las “mentes analíticas que impulsarán la transformación en las empresas

 

 

¿Todas estas herramientas son complementarias o sustitutos entre sí?

 

Como el lector sabrá, cada tipo de software tiene su punto fuerte, y es por eso que el avance tecnológico existente apunta su rumbo a la integración entre tecnologías. Todas las nombradas pueden convivir sin problemas, de hecho, pueden potenciarse mutuamente, siendo el tipo de soluciones descritas en esta nota, las creadas y pensadas para apoyar el área de finanzas.

Un CRM que contenga información específica de cada cliente, junto a un ERP que permita controlar a detalle cada transacción contable de la empresa, más un BI que ayude a determinadas áreas a generar insights clave de una forma específica, y por último una solución de FP&A que aporte productividad y organización a los flujos de trabajo entre varias personas además de permitir un análisis rápido y exacto de la información económica o financiera del negocio.

 

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