Por Plika

Que las empresas están prefiriendo soluciones Cloud ya es una realidad indiscutible, los beneficios comentados anteriormente en “4 razones para que una empresa elija una tecnología Cloud“ permiten su justificación. 

 

Pero… ¿Por qué una empresa necesita un Software de Finanzas en la Nube?

Actualmente, y en cada reunión que tenemos con los interesados en “automatizar” los procesos de Presupuesto, Control de Gestión, Forecast y Reporting, los dolores o “pains” que surgen suelen repetirse.

“Dedicamos mucho tiempo a tareas manuales…”

“Descentralizar el presupuesto de la compañía es bastante tedioso…”

“Dependemos de un responsable técnico para obtener datos de la herramienta Core del negocio…”

Cuando escribimos el artículo “4 desafíos de trabajar las Finanzas Corporativas con Excel, nos basamos en más de 100 videollamadas donde los profesionales encargados de estos procesos repetían los mismos obstáculos.

Las soluciones de Financial Planning & Analysis han llegado al mercado pensando no sólo en aliviar el trabajo de los responsables de Planeamiento, Control de Gestión, y Reporte, sino también para aliviar y sobre todo impulsar la colaboración de todos los participantes de estas tareas.

Actualmente, el término FP&A está mutando a Extended Planning & Analysis, que hace alusión a un ambiente de trabajo donde por ejemplo el Presupuesto de la compañía sea un proceso colaborativo, y asegure el involucramiento de varios responsables del negocio.

 

¿Cuáles son las ventajas de adoptar una Solución de Finanzas Cloud?

 

Ahorro de tiempo… y dinero

Pasar de crear un Presupuesto de forma manual en hojas de cálculo, enviar los mails a los responsables de carga, y luego consolidarlo manualmente en el típico “Consolidado – Versión Final.Final4 (2)”, y además luego hacer el Control de Gestión contra la información contable conectando dos documentos diferentes.

A pasar a utilizar un software que permita el trabajo en tiempo real de varios usuarios, compartir la información in-app, tener notificaciones, comentarios y poder organizar los documentos en un solo lugar, para luego obtener un reporte analítico más la consolidación de forma automática.

La diferencia clave es que en el primer caso hay tareas manuales, hay desorganización de archivos y hay tiempo perdido, tiempo que cada año se transforma en dinero y desemboca en retrasos a la hora de reportar o lo peor, en tomar decisiones sin datos “oportunos”.

 

Fomentar la colaboración de los responsables del negocio

Cuando una Empresa corre año tras año sus procesos de Planeamiento Anual, Control de Gestión, Forecast (o ajuste al Plan Anual), y Reporting constante, necesita que no solo el Área responsable participe de los mismos, sino que los responsables de cada Departamento puedan aportar la información que les pertenece.

Cuando una organización usa planillas diferentes según quien la cree; o cada quien manda su parte de la información en el tiempo y forma que considere, o si la mayoría de los responsables toma por ejemplo el Presupuesto como una simple “tarea engorrosa” sin aprovechar los beneficios de la práctica; estamos ante un problema.

La práctica Presupuestaria, para aportar valor, necesita la participación e involucramiento de los responsables de cada área del negocio, de nada sirve que el Gerente de Logística envíe su presupuesto sin justificarlo, sin tener en cuenta el de las otras Gerencias y sin dar lugar al debate, y para resolver eso en parte, están las Soluciones de XP&A.

Mails automáticos, notificaciones, control de versiones de presupuesto, chat dentro de la herramienta, fechas límite de carga, posibilidad de crear escenarios “what-if“, y otras funciones, hacen que cada responsable comprenda el valor de presupuestar y la organización se beneficie de ello.

 

Tomar decisiones con información global

La etapa de análisis y toma de decisiones, es clave para el negocio, y es clave para el Responsable de las tomarlas.

¿Qué sucede cuando el decisor no confía en los datos que ve? O peor aún, cuando para lograr tener la información que le gustaría, debe esperar a descargar parte de ellos de un software contable, otra parte de hojas de cálculo, y así combinar manualmente múltiples fuentes de información.

Podemos citar dos consecuencias directas, la primera es la falta de rapidez para tomar decisiones o presentar un informe a la Dirección, y la segunda es el estrés generado cada mes donde este proceso se repite.

Las soluciones actuales buscan brindar integración de forma cada vez más sencilla, para que ese mundo de datos que contiene la compañía pueda ser compartido por todos sin depender de tareas técnicas o engorrosas. A modo de ejemplo, es tan simple como conectar un software de presupuesto con uno contable para obtener una comparación automática entre lo histórico y lo planificado.

 

Repasando, las soluciones Cloud de a poco están dominando el mercado, apuntando hacia la colaboración y la simplificación de tareas gracias a interfaces intuitivas, self-service y la posibilidad de ofrecer la integración de datos en pocos pasos.

El Departamento de Finanzas se está adentrando a Softwares de Cash Flow, de Planeamiento, y softwares cada vez más específicos para agilizar sus responsabilidades, aquellas que hoy todavía en gran medida se hacen de forma manual. 

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