Presupuesto Top-Down y Bottom-up ¿Qué método es mejor?

¿Qué diferencia hay entre hacer un Presupuesto Financiero Top-Down y Bottom-up?

Un presupuesto top-down es un presupuesto creado por la alta gerencia o responsables de finanzas para luego ser «empujado hacia abajo» a los gerentes de departamento para su ejecución, en cambio un presupuesto bottom-up primero lo generan los departamentos individuales y luego lo «empujan hacia arriba» a la alta dirección para recibid feedback y llegar a un punto de acuerdo común.

¿Cuál se ajusta más a nuestro negocio: una modalidad de Top-down o Bottom-up? ¿Cuál es la mejor manera de hacer un presupuesto?

Es probable que te hayas preguntado esto más de una vez a la hora de hacer un presupuesto. Generalmente, las grandes empresas ya tienen decantada su metodología de presupuestación y sólo debemos acoplarnos si somos nuevos en el equipo.

En cambio, en las Startups o pequeñas y medianas empresas suele ser muy raro que se tenga un método claro y definido para hacer un presupuesto. Y, esto muchas veces lleva a ineficiencias y pérdidas de valor, medido en tiempo y costes financieros.

En este nuevo artículo de nuestro blog queremos invitarte a que repasemos juntos de qué se trata cada método de los aquí mencionados, cuáles son los pros y los contras de hacer un presupuesto de tipo Top-Down o Bottom-up y cómo hacer para elegir el que mejor potencia las finanzas de nuestra organización.

¿Qué son Top-down o Bottom-up?

Top-down o Bottom-up son dos tipos de estrategias que se utilizan en finanzas para ejecutar el proceso de Budget & Forecast, o mejor dicho de Presupuestación; aunque los términos suelen usarse para otras definiciones como modelos de gerenciamiento, tipos de democracias y más.

Ahora, y respondiendo un poco a la pregunta que nos hemos propuesto en este artículo, debemos decir algo que seguramente ya sepas. No existe el método perfecto que nos asegure el éxito. Cada modalidad de llevar adelante un presupuesto tiene sus propias características, ventajas y desventajas.

No existe el método perfecto que nos asegure el éxito.

Vale la pena hacer una aclaración, cuando se habla de ambas estrategias, a nivel presupuestario, pueden ser aplicadas desde la relación jerárquica entre empleados (por ejemplo, CEO > Gerente), o desde el punto de vista de generalidad de las temáticas tratadas (por ejemplo, variables Macro Económicas > variables Micro Económicas). Ambos puntos de vista coexisten, incluso podemos tener una descentralización del presupuesto Bottom-Up, pero con variables y temáticas previamente conversadas por la Dirección con el punto de vista Top-Down.

Al fin y al cabo, el resultado final de un presupuesto debería lograr la asignación eficiente de recursos para cumplir con los objetivos corporativos, es por eso que hoy se habla cada vez más sobre ¿cómo pasar de FP&A a XP&A?, garantizando el trabajo en equipo de todos los responsables del negocio.

Modelo de Budget & Forecast Top-Down

Análisis Top-down o «de lo general a lo particular«: así podríamos definir este sistema para hacer presupuestos. En muchas empresas también se lo llama “de arriba hacia abajo”, ya que se parte de variables globales y se va «bajando» hasta las variables más específicas o pequeñas que son propias de nuestra empresa.

• Punto de vista de relación jerárquica:

El planteo básico en este sentido es que los C-Levels, o incluso el CEO junto a el Board, de una bajada concreta de objetivos corporativos, acompañada de un presupuesto, a fin de que los mandos medios luego puedan hacer pequeños comentarios o directamente deban adaptarse al mismo.

• Punto de vista de temáticas:

Por ejemplo podemos primero analizar el mercado internacional y cómo afecta a nuestro negocio: revisar las fluctuaciones macroeconómicas y detectar cómo nos pueden alcanzar y qué medidas requiere de nosotros para protección. De lo internacional bajamos a nacional: allí será necesario prestar atención a los diferentes sectores de la economía de nuestro país, incorporar regulaciones y reglamentaciones que afecten a nuestro negocios, etc. Finalmente pasamos a los aspectos puramente propios: analizamos nuestra cuota de mercado, la rentabilidad de la empresa, la calidad de nuestro producto, etc.

Modelo de Budget & Forecast Bottom-Up

Ahora veamos la otra técnica de planeamiento de un presupuesto, la cual se denomina bottom-up. Esto se suele traducir como “de abajo hacia arriba”. En este proceso la toma de decisiones es perfectamente inversa al modelo anterior.

• Punto de vista de relación jerárquica:

En este caso, el modelo consiste en que cada responsable de área, unidad de negocio, o como la empresa se organice, proponga un presupuesto para cumplir ciertos objetivos, los cuales pueden o no venir previamente conversados con la Dirección del negocio, de aquí las sucesivas iteraciones hasta llegar a un presupuesto aprobado.

Es aquí, donde se puede prestar la confusión si no se cuenta con un sistema preparado que unifique las visiones de múltiples actores. Por ejemplo, si el área Comercial propone alcanzar X crecimiento en ventas para el período, pero para ello necesita incorporar X nuevos empleados, necesita de la interacción con el área de RR.HH. que a su vez necesita la validación del área Finanzas.

Realizar una descentralización a veces puede tornarse tedioso, improductivo o tendiente a las fallas si la empresa soporte todo el proceso en Hojas de Cálculo, que si bien son una solución flexible y veloz al inicio, al mediano plazo se vuelven un problema sin el apoyo de tecnologías como los softwares de FP&A como Plika. Te invitamos a conocer las ventajas de un FP&A en este artículo.

• Punto de vista de temáticas:

En un planning de tipo buttom up el proceso de confección del presupuesto comienza por los detalles y las partes más pequeñas de nuestra empresa, haciendo foco en solucionar los problemas más chicos del negocio, y desde allí procurar solucionar los grandes temas de la compañía. Entonces, con el análisis Bottom-up se procede a la toma de decisiones desde una visión particular, para pasar posteriormente a las variables más globales (economía nacional, mercados internacionales).

Combinar ambos métodos

Si bien los presupuestos top down o bottom up no necesariamente se excluyen entre sí, es habitual en las pequeñas y medianas empresas que los utilizan que se escoja a uno por sobre otro. En cambio, algunas empresas, sobre todo las más grandes y complejas, suelen combinar ambos métodos, algo que suele ser muy recomendable.

Esta combinación permite aprovechar lo mejor de ambos métodos. Muchas organizaciones, por ejemplo, utilizan una modalidad “top-down” al inicio del proceso de confección del presupuesto para determinar de esta manera los objetivos globales. Una vez que éstos estan claros, alineados con lo que quiere la Dirección y con cómo ella ve el futuro del negocio y la estrategia a seguir, se aplica una metodología de tipo bottom-up para alcanzar los detalles de los niveles operativos de la empresa.

Luego, se «ensamblan» ambos resultados, que se revisan en conjunto y se llega a una versión superadora de ambos, que será la definitiva. Esta técnica arroja como resultado un presupuesto muy potente, muy eficaz, que permite optimizar luego inversiones, gastos y decisiones. Sin embargo, como podrás ver requiere de recursos a asignar que muchas veces una Pyme no puede disponer para ello (hablamos de horas hombre, personal y herramientas de software).

También suele usarse la modalidad top-down en el Budget anual de la compañía, y luego ejecutar una modalidad bottom-up en los sucesivos Forecast que se hagan durante el período. Aquí abajo un ejemplo rápido de un Forecast descentralizado.

Ventajas y desventajas de Top-Down o Bottom-Up

Entonces, si quieres considerar implementar una de las dos modalidades, te dejamos a modo de recomendación una breve guía de pros y contras de top-down o bottom-up para que puedas analizar cuál se ajusta más a las características y recursos de tu empresa.

• El método top-down permite un mayor control sobre las finanzas empresariales. Por basarse en directrices, permite definir de forma mandatoria el gasto total antes de asignar el gasto de otros niveles. Como las decisiones se toman en «cascada» (es decir, de arriba hacia abajo), en cada fase del presupuesto se asignan los gasto bajo la restricción impuesta por el nivel anterior.
• El top-down suele reducir el número de iteraciones presupuestarias al ser más «mandatorio» que el bottom-up
• Al ser de arriba a abajo, el top-down permite también delimitar o enfocar mejor a los equipos y sus responsabilidades.
• En el caso del bottom-up se obtiene mejor información y justificación sobre las necesidades de cada área, su contexto y sus perspectivas.
• Si bien se puede caer en un exceso de objetivos de presupuestación, el análisis bottom-up genera objetivos por lo general más realistas y acordes con la realidad de las áreas de la empresa, ya que parte del conocimiento de los responsables. Además, fomenta libertad y desafío a los mandos medios para pedir los recursos que requieren exponer sus necesidades.

Estos son apenas algunos pros y contras de los métodos top-down y bottom-up. ¡Te invitamos a que leas también estos artículos de nuestro blog que van a darte información útil!

Puedes ver también:

• Cómo mejorar la métrica «Ciclo de Creación del Presupuesto»
• Desafíos de hacer un presupuesto sin un software de presupuesto

Conclusión

Para finalizar este post nos gustaría insistir con la idea de que ningún método es mejor que otro. Cada uno tiene sus características propias, y en cuanto a cómo se ajusta a tu empresa o negocio tienen mucho que ver otros aspectos. Nos referimos, por ejemplo, a la cultura organizacional de la empresa, a los procesos establecidos, a las herramientas de software que utilizan, a la historia de la misma y algo también tremendamente determinante: la voluntad del liderazgo.

Hay que saber qué se quiere hacer, para pensar en cómo se debe hacer.

Esperamos que el artículo te haya sido de utilidad en el caso de qué estés cuestionando el modelo de presupuesto que están usando en tu empresa. Siempre, toda mejora, nace de una inquietud. Tal vez sea un buen momento para cambiar la forma en la que hacen los presupuestos en tu organización. Si es así, ¿Cuál eliges?¿Top-down o bottom-up?

¡Hasta la próxima!