5 desafíos de hacer presupuestos… sin un Software de Presupuesto

En el post de hoy vamos a analizar cinco dificultades que son muy comunes tener que sortear a la hora de hacer un presupuesto en una Pyme, y cómo un software de presupuesto nos puede asistir a mejorar el desempeño de este proceso.

En primer lugar, creo que todos estaríamos de acuerdo con el decir que la correcta confección de un presupuesto es fundamental para una empresa, sea cual fuere su tamaño. Si bien es cierto que muchas pymes no realizan uno, la implementación de esta práctica como parte del funcionamiento orgánico de un negocio implica un salto de calidad no sólo desde el punto de vista financiero, sino que afecta a todas las áreas.

“Los planes no son nada, la planificación lo es todo” Dwight D. Eisenhower

En este sentido, como dijo el ex presidente de los Estados Unidos Eisenhower, muchas veces la implementación de la práctica y la adquisición del hábito resulta ser mucho más eficiente y mejor para el negocio que el mismo presupuesto acabado.

En el caso de que tu empresa sí tenga un proceso de presupuestación en funcionamiento, desde nuestra experiencia de más de veinte años asistiendo a la gestión financiera de las empresas vamos a contarte algunas dificultades y errores comunes a la hora de hacer un presupuesto en las que las pequeñas y medianas empresas solemos incurrir.

Software de presupuesto vs. Planillas de cálculo

Un dato de la consultora McKinsey & Company relevado en 2021 en base a una encuesta sobre cientos de CFOs de pymes americanas concluye que el 43% reconoció que sus empresas necesitaban a corto plazo optimizar los procesos de armado del presupuesto general para que sean más eficientes.

Las compañías de distintos sectores necesitan adaptarse al cambio que estamos viviendo; la transformación digital empuja a las áreas de finanzas a adoptar un software de presupuesto y de control de gestión en pos de tener mejores desempeños a nivel organización y bajar el costo final de la función financiera.

En este sentido, los principales obstáculos que hemos detectado en Plika luego de hablar con más de 300 gerentes de planeamiento, CFO y Directores de Pymes,  son los siguientes:

1. Información desactualizada, que genera análisis más ex-post que ex-ante

Si bien el armado del presupuesto es una tarea que corresponde al área de finanzas, es un esfuerzo de toda la empresa, ya que cuenta con datos de todas las áreas y a veces de más de una fuente.

¿Cuántas veces has tenido que quejarte con Sistemas por errores en las descargas de consultas a tu ERP?

¿Cuántas veces has pasado más tiempo adaptando esas descargas en un formato X al formato Y de tus proyecciones?

El área de finanzas tiene que poder contar con la mayor exactitud y rapidez posible en los datos que recopila del funcionamiento de la empresa. Y los registros y documentos financieros que surgen de las áreas tienen que ser gestionados por ellas de manera orgánica: no debe significar una burocracia cargosa y contraproducente.

El uso de un software de presupuesto idóneo es muy importante para conectar Proyecciones con fuentes de información, principalmente la contable, que mes a mes puede ocasionar demoras de tiempo grandes en equipos de finanzas.

2. Proyectar múltiples escenarios (optimistas, pesimistas, etc.) debería ser lo normal… Pero no sucede así

Imaginar distintos escenarios futuros es una tarea fundamental a la hora de armar un presupuesto, es algo que las Pymes de Latinoamérica deberían saber.

Sin embargo, muchas veces los equipos de finanzas en Pymes tienen que lidiar con la falta de una herramienta que les facilite el proceso. ¿Es Excel la herramienta para hacerlo? Muchos profesionales se limitan a 1 o 2 escenarios porque «es difícil hacer algo más elaborado en Excel».

En pleno siglo XXI hay en el mercado una gran cantidad de opciones que vienen a satisfacer esta necesidad y no necesariamente de una forma complicada.

¿Cómo son tus presentaciones? ¿Excel está limitando su capacidad y tu imagen de cara a la dirección?

No es lo mismo, aunque parezca, una proyección en tres gráficos plasmados en Excel, sobre los cuales te costaría hacer modificaciones en el momento, que una presentación dinámica en un herramienta colaborativa con la que puedes modificar y combinar escenarios sobre las proyecciones que estás presentando.

Las consecuencias de no tener un software de presupuesto que permita proyectar a futuro un escenario pesimista, realista y optimista, entre otros, pueden ser fatales para tu negocio: corres el riesgo de perder flujo de efectivo por un mal cálculo, o tomar una decisión en base a un retorno de activos errado.

3. Exceso de tareas manuales y de poco valor

Según un estudio de Deloitte, el uso de hojas de cálculo en finanzas y contabilidad de aquí al año 2025 será reemplazado en un 90% por tecnología de automatización. En palabras del informe, el trabajo será hecho “sin la intervención humana, debido a que las tareas de mayor valor requieren colaboración multifuncional entre personas del negocio, equipos de tecnología y estrategas financieros”.

¿Estás pensando qué pasará con tu puesto?

Esto no es una negativa para profesionales de finanzas, todo lo contrario, el apoyo y la modernización del área permitirá tomar mejores decisiones y hacer el trabajo mucho más enfocado en analizar que en confeccionar.

Contra esto, en la actualidad de nuestras pymes latinoamericanas más de la mitad de los CFOs encuestados por Plika en 2020 señaló que la mayor parte del tiempo lo estaban dedicando a realizar tareas repetitivas.

¿Estamos preparados para dar el paso hacia procesos de presupuestado óptimos?

El equipo de finanzas de su empresa debe aportar inteligencia y creatividad, no estar preso de tareas rutinarias que un buen software de presupuesto puede automatizar sin mayores complejidades.

4. Falta de delineación de objetivos claros

Esto es muy común y tiene dos variantes: a veces, los objetivos de la empresa no están claros para el período a presupuestar. Otras veces, sí la Dirección los tiene claros, pero no lo ha podido comunicar claramente.

Desde el punto de vista del armado del presupuesto, es muy importante alinearse en cuanto a qué objetivos de rentabilidad se van a buscar, y con qué KPIs se van a monitorear. E. Goldratt lo escribió en su memorable libro La Meta, de 1984:

“Dime cómo me mides y te diré cómo me comportaré”.

Qué queremos lograr, cómo lo vamos a intentar y cómo lo vamos a medir para identificar desvíos y aplicar mejoras es clave a la hora de hacer un presupuesto y es uno de los grandes ítems en los que un software de presupuesto nos puede apoyar mejor que una planilla de cálculo o un sistema contable.

En cuanto a la comunicación al equipo, esta es la parte más crítica posiblemente. Aquí hay que apelar a habilidades blandas y tener bien en claro que una cosa es hacer un plan en una herramienta y otra cosa es ejecutarlo.

Establecer una línea de tiempo, con revisiones periódicas con el equipo (y por equipo se incluyen los referentes de las áreas), puede ser una idea positiva. Algunos métodos como el Hoshin Kanri aportan buenas técnicas para solución de estas problemáticas.

¿Están comprometidas las áreas en el éxito del presupuesto? Desde ya, dependiendo de planillas de cálculo o «Finanzas tiene que enviarme mi informe de desvíos» no es una alternativa ideal a largo plazo, ¿es para ellos algo que pueden realizar de manera natural o es una carga operativa incómoda para su día a día?.

5. Dejar el presupuesto atrás por las urgencias del día a día

El último conflicto habitual en el armado de presupuestos que hemos elegido hoy para compartir con ustedes es también muy común en nuestras pymes. Consiste en presentar el presupuesto, trabajarlo, obtener la aprobación de la dirección, comunicarlo a las áreas, y que a cierto tiempo quede relegado, olvidado en un “cajón virtual”.

El presupuesto debe estar alineado a los objetivos del negocio para el período y debe ser una especie de brújula para todas las áreas de la empresa. Es un sistema de control administrativo sobre el cual se colocan objetivos, se asignan recursos y se contraste la operación para ver si estamos o no logrando los resultados que debemos.

Esto debería ser la mentalidad de los referentes de los sectores, gerentes o líderes de equipo. Es recomendable que el equipo de finanzas realice un seguimiento periódico del presupuesto: no en tono de auditoría contable, sino más bien en rol de “hermano mayor” para atender a las necesidades de las áreas que tal vez no fueron consideradas antes, o por si surgió un nuevo desafío y se requiere de recursos adicionales para tal o cual proyecto.

Quizá si lo estás pensando en torno a Excel, veas una dificultad, tiempos excesivos, tareas muy manuales… Pero para esto existen los softwares de presupuesto, para simplificar no solo el Budget anual, sino su sucesivo control, y sus ajustes o Forecast durante el período.

3 consejos para tu próximos Presupuesto

Por fuera de estos temas tal vez muy técnicos, hay algunos consejos que hemos aprendido de nuestras experiencias, los cuales nos gustaría dártelos en forma de bonus. Aquí van:

• A la hora de presupuestar, sé agresivo y piensa fuera de la caja. En el contexto económico mundial en el que nos encontramos, las empresas deben ir por más, tomando riesgos. Quien tome la antorcha de la disrupción, llevará la iniciativa en el mercado. Considera eso cuando bajes a números el plan presupuestario para el próximo período.
• Cabeza en las nubes, pies en la tierra. Imagina un escenario positivo, pero conserva la perspectiva realista. En esto, el uso de un software de presupuesto te será un sostén valioso, al permitirte jugar con diferentes escenarios probables a futuro y ofrecerte la posibilidad de hacer escalables tus pronósticos. Luego, a mitad de año podrás compararte contra ambos escenarios.
• No te aferres al pasado. Desde el punto de vista de la gestión, cuando empiezas a creer que lo que te trajo hasta aquí es incuestionable justamente por el hecho de que te trajo hasta aquí, es cuando empiezas a frenarte. En Planeamientos y Análisis Financiero esto es como la Ley de Gravedad. Por lo tanto, si hacer los presupuestos en Excel te ha sido de mucha utilidad, enhorabuena. Sin embargo, tal vez sea momento de pensar en migrar estos procesos a un software de tipo FP&A que te ayude a volver más eficientes los procesos.

Esperamos que este nuevo artículo te haya sido de utilidad y haya disparado alguna idea nueva para ti y tu empresa. ¡Hasta la próxima!