¿Cómo un FP&A integra datos de tu ERP, BI, CRM y demás softwares?

En este post queremos plantearte cómo mediante una solución de Financial Planning & Analysis puedes integrar datos de diferentes softwares de tu negocio, lograr que se complementen y potencien entre sí. Más puntualmente, tomaremos la idea de combinar un software de FP&A como Plika, con un ERP, sumado a un software de gestión de recursos humanos y a una solución BI (Business Intelligence).

El término FP&A (Financial Planning & Analysis) todavía es bastante nuevo en los profesionales de finanzas de América Latina. Según estudios propios de Plika, no llegan a un 20% las pequeñas y medianas empresas en LATAM que han adoptado un software específico para la gestión de las finanzas de la empresa y las proyecciones. En cambio, un BI tiene un grado de adopción mayor (poco menos de un 40% según algunos estudios) y, lógicamente, los softwares de RR.HH. y de tipo ERP son los más comúnes.

«Si miras cualquier tipo de organización moderna y piensas ‘¿Cuál es el instrumento de poder más potente?’, verás que es la información». Ricardo Semler

Hoy te ayudaremos a entender por qué es fundamental la integración de datos para aplicar Financial Analytics, por ejemplo, para hacer una proyección de Cash Flow en tu negocio, o simplemente un Budget anual involucrando a los responsables de cada área.

¿Cómo se relacionan softwares de ERP, CRM, BI, RRHH con un FP&A?

Tal como mencionamos anteriormente, todas las empresas cuentan con distintos tipos de software en los que se apoyan en función de la organización que requieren. En este sentido, destacamos cuatro particularmente que son muy comunes en una PYME, la cual no llega a tener los recursos financieros por lo general de una gran empresa.

Seguramente ya los conoces, por lo que los repasaremos brevemente pero en pos de cómo aportan datos a una proyección financiera o proceso de control de desvíos como propone un FP&A:

1. Uno de los sistemas más utilizados hasta la actualidad son los Enterprise Resource Planning (ERP). Este software apunta directamente a las transacciones de la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro. El aporte a un FP&A como Plika principalmente consiste en enviar datos «históricos» para realizar un control de desvíos contra lo proyectado.
2. Por su parte los softwares Business Intelligence (BI) se usan a la hora de tomar decisiones dentro de una empresa, debido al uso de estrategias y herramientas orientadas a transformar información en conocimiento. El aporte a un FP&A puede ser para el envío de datos ya trabajados u ordenados, o para recibir justamente datos que el FP&A ya trabajó previamente, por ejemplo, obtener datos de presupuestos financieros para armar un dashboad general del negocio.
3. Un software de Recursos Humanos (RR.HH.) permite a los tomadores de decisión tener trazabilidad y seguimiento de cuánto invierte o gasta un negocio en los procesos correspondientes a la gestión del personal. El aporte a un FP&A suele darse en enviar datos para las proyecciones de sueldos, contrataciones, despidos y demás proyecciones que suelen cubrir una gran parte de los Gastos de un negocio.
4. Los Customer Relationship Management (CRM) también suelen ser comúnes en PYMEs o Startups que crecen en clientes y oportunidades de venta, hasta que llegan al punto de necesitar una herramienta para su gestión.El aporte a un FP&A suele ser para que el equipo Comercial del negocio envíe información de nuevas ventas proyectadas, cobros estimados, y demás datos relacionados al área.
5. Sin embargo, a la hora de hacer proyecciones financieras de un Estado de Resultados, Cash Flow, o reporte financiero, las empresas suelen usar Excel hasta llegar al punto de improductividad donde se dan cuenta que necesitan incorporar un software de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) que es un tipo de herramienta diseñado específicamente para realizar colaborativamente proyecciones financieras, controlar sus desvíos, actualizarlas con sucesivos Forecast y analizar datos.

Entonces, a la hora de realizar estimaciones de cuánto deberá destinar la compañía para ajustes salariales por inflación, o qué impacto tendrá la actualización de la carga tributaria en el próximo presupuesto, o definir estratégicamente cómo vamos a lidiar con los gastos inevitables de los proveedores para el próximo período, necesitamos tener información de varios sistemas.

Aquí es donde un ERP, que nos da el histórico, un RR.HH. la nómina, un CRM los ingresos de clientes, y un BI recibe el trabajo hecho de un FP&A para crear ciertos dashboards con información proyectada, actual, e histórica.

Ejemplo de un esquema de gestión financiera con una solución FP&A integrada

En el ejemplo que te invitamos a imaginar, y que tiene base empírica en nuestra experiencia como consultores, hablamos de una empresa de unos 300 empleados. Permítennos hacerte algunas preguntas sobre ello:

• ¿Cómo hace el CFO de esa pyme para presupuestar el próximo año con una inflación proyectada de entre 1% y 5% intermensual?
• ¿Cómo logra el equipo de planeamiento financiero obtener información de +5 responsables del negocio y consolidarla sin que sea un proceso manual, estresante, con errores e improductivo?
• ¿Cómo puede recopilar información de Recursos Humanos, de Comerciales,  Cobranzas, haciendo que exista un «match» entre las diferentes estructuras de datos de cada sistema?
• Y luego, fundamental, ¿cómo realizar presentaciones al CEO con información desperdigada entre los distintos sistemas, o resumida en un Excel que no le da confianza?

En un esquema de herramientas combinadas, con un FP&A integrado al software de RR.HH., por tomar este punto, es sólo cuestión de que se envíe la información mediante la integración entre sistemas para que al actualizar datos en Plika por ejemplo, se levanten las novedades y se sumen al modelo financiero construído.

Desde allí, el CFO ordenará y limpiará los datos, los formará y los someterá a la creación de una presentación de calidad, con datos confiables. Y, llegado el momento, si el proceso está lo suficientemente estable y maduro, hasta podrá automatizar la integración misma y la generación de la presentación con información actualizada.

FP&A integrada con otros softwares: comparaciones

A continuación, te brindamos una breve tabla comparativa entre los distintos softwares de gestión específicos que analizamos en este artículo.

Cómo puede potenciar FP&A a tu empresa

FP&A propone un enfoque financiero que aporta y organiza los datos requeridos por directivos y gerentes en tiempo real, y de este modo contribuye a una toma de decisiones más certeras y eficientes.

Entre las ventajas principales de esta plataforma encontramos:

• La optimización del tiempo que deriva de reorganizar procesos.
• Integrar la información de múltiples fuentes (como hemos visto a lo largo de este artículo).
• Comprender la rentabilidad de cada área del negocio desde un sólo monitor de información o centro de datos.
• Además, optimiza las dinámicas establecidas entre los diferentes equipos de trabajo de la organización a través de automatizaciones.

Es por estos argumentos compartidos que desde Plika recomendamos la adopción de una solución de FP&A integrada a otras herramientas específicas. El fluido intercambio de datos entre los softwares de cada departamento de su empresa logrará confluir en una calidad superior de gestión de los datos, lectura de gráficos y presentaciones y obtención de información refinada y confiable, lista para ser utilizada en pos de tomar mejores decisiones.

Concluimos con esta frase de Jeff Leek, en traducción libre por nosotros, donde nos recuerda la diferencia fundamental entre datos e información, lo cual debería ser nuestro norte a la hora pensar un diagrama de herramientas de gestión en cualquier compañía.

«Datos no es igual a información. La verdadera información son datos procesados y presentados de una forma que quién recibe esos datos, pueda comprender lo que está sucediendo»

¡Hasta la próxima!