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Por Juli√°n Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

¬ŅAlguna vez has imaginado el escenario ideal de un equipo de finanzas trabajando y mejorando la rentabilidad de tu empresa?

Cuando hacemos esta pregunta, todos quieren mejorar la rentabilidad de su empresa pero no todos saben como hacerlo.

En nuestra mente aparece el siguiente escenario, un poco influenciado por lo que solemos ver de las grandes empresas que aparecen en las pel√≠culas de Hollywood, pero a√ļn as√≠ interesante:

 

‚ÄúUn equipo con profesionales de finanzas se re√ļne en una sala abocados a analizar la informaci√≥n con los t√≠picos tableros de mando, presentando gr√°ficos, compartiendo una √ļnica herramienta (olvid√©monos de los papeles), utilizando aparatos electr√≥nicos como tablets, tomando decisiones de impacto inmediato en base a la informaci√≥n disponible e intentando adem√°s con todo este armamento informativo, decidir y predecir sobre el futuro financiero de la organizaci√≥n‚ÄĚ.

 

Luego de haber realizado esta pregunta a varias personas identificamos que la mayoría coincide en lo mismo: el futuro está ligado a la tecnología. La tecnología trabaja con datos y por ello, a nivel empresa implica el esfuerzo de analizar más y más datos para la toma de decisiones.

Si contrastamos este escenario con las √°reas financieras de hoy, a√Īo 2020, no estamos tan lejos de ello. El t√©rmino Data Analytics aparece con frecuencia y la transformaci√≥n digital est√° tomando cada vez mayor protagonismo. Entonces:

 

¬ŅEn qu√© pueden mejorarse los procesos de FP&A con tecnolog√≠a?

A continuación les compartimos los 5 puntos claves, a nuestro parecer, que responden esta pregunta:

 

1. Tiempo

Entre un 50% – 80% es el tiempo que puede reducirse cuando pasamos de utilizar modos manuales para confeccionar reportes o presupuestos financieros a usar modelos automatizados.
El tiempo de los profesionales de finanzas en algunos casos se ve muy ligado a tareas de creación y manipulación de información; dejando así menor tiempo para realizar el análisis de la misma.

¬ŅA qu√© destinar√≠as tu tiempo si pudieras reducir aquel que dedicas en al armado de reportes y¬† manipulaci√≥n de datos?

 

2. Coordinación de equipos

A veces para armar un presupuesto se necesita de la participaci√≥n de una gran cantidad de personas (14 en promedio de LATAM, seg√ļn nuestro estudio de √°reas financieras que puede ver aqu√≠).

Hay personas que cargan sus objetivos cuantificados, aquellas que solo reciben y visualizan sus metas. Tambi√©n quienes manipulan la informaci√≥n con escenarios y aplicaci√≥n de variables de negocio. Y por otro lado, hay personas que comparten la informaci√≥n, est√°n tambi√©n quienes revisan y aprueban los presupuestos de recursos y est√°n por √ļltimo las personas que consolidan todos estos datos.

El hecho de utilizar en gran medida Excel con varios versionados de archivos, carpetas de alojamiento m√ļltiples, donde todos tienen acceso a todo, donde las f√≥rmulas a veces son ‚Äúm√°gicas‚ÄĚ; puede que genere errores y re-trabajos indeseables.

La tendencia actual apunta a que los equipos trabajen con un √ļnico set de datos donde cada uno tenga acceso a los datos que requiera y deba manipular. Que todos puedan coordinar sus tiempos a trav√©s de un flujo de trabajo din√°mico y √°gil, utilizando notificaciones, comentarios y de m√°s herramientas comunicacionales.

 

 

3. Integración de datos

El mundo de datos de una empresa puede ser enorme, mediano o peque√Īo, pero en cualquier situaci√≥n es necesario que se trabaje sobre un set de datos confiables, unificados y sobre una misma herramienta anal√≠tica.

A veces, solemos contar con varias fuentes de datos, varios softwares de los que dependemos para presupuestar y hacer análisis de datos. Pero no contamos con la herramienta que nos permita ver toda esa información con una sola mirada conjunta.

Las API’s (Application Programming Interface), herramientas que permiten la conexión a esas variadas fuentes de origen de los datos, ya son moneda corriente en estos días y no es complejo conseguir un desarrollador que nos las administre.

Existen herramientas de Presupuestaci√≥n, Consolidacion y Financial Analytics que permiten soportar todo el flujo de armado del presupuesto, luego conectarse autom√°ticamente a un ERP (Enterprise resource planning), obteniendo la informaci√≥n contable real y as√≠ permitir realizar el control presupuestario y el reporting financiero. A su vez las mismas herramientas permiten aplicar nuevas variables y escenarios a fin de realizar peri√≥dicamente los forecast de la compa√Ī√≠as.

 

4. Ahorrar dinero

Un equipo de finanzas se conforma de personas y el error humano existe por naturaleza. A pesar de que apliquen las mejores pr√°cticas de trabajo, cada miembro del equipo trabaja distinto. Hay errores que cuestan dinero y tiempo. Al momento de cargar datos existe la posibilidad de ingresar datos err√≥neos, confundirse de celda o peor a√ļn, que los usuarios cambien el formato de carga.

Que el usuario sea consciente de su responsabilidad a la hora de poner ese n√ļmero en la celda correcta, proveniente de la f√≥rmula correcta, genera cierto grado de temor a equivocarse. Las tecnolog√≠as actuales apuntan a minimizar los errores, a validar los datos, a darle seguridad al usuario; es decir, devolverle tiempo y dinero a las empresas.

 

5. Reportes ad-hoc

El Reporting Analítico es una demanda cada vez más latente en los usuarios de finanzas. Luego de hablar con 30 posibles clientes, el 73% comentó explícitamente desear hacer reportes con juego de variables y escenarios en tiempo real, utilizando variables tanto simples como complejas.
Suele suceder que muchos equipos hoy cuentan con reportes provenientes del ERP, o reportes trabajados en Office, los cuáles sirven sin duda alguna, pero suelen llevar una cantidad de información valiosa limitada y una capa visual a mejorar. Los softwares para FP&A de hoy brindan la capacidad a los usuarios de hacer Data Analytics a medida, self-service para no depender de consultar a Sistemas y con capas visuales que no le envidian nada a una herramienta de Business Intelligence.

 

Luego de exponer estos 5 puntos clave queremos dejar en claro una conclusión. En este contexto, tratar de imaginar nuevas formas de crear valor y optimizar tareas, así como adquirir nuevas capacidades y habilidades digitales, es lo que permitirá a las empresas mantenerse a flote en medio de las adversidades y retos venideros. Decidir con información fiable y ofrecer seguridad al equipo de finanzas; son dos beneficios clave que las tecnologías buscan aportar hoy en día.

 

 

Aqu√≠ nuestra pregunta de cierre, ¬ŅEn qu√© nivel se encuentra el equipo de finanzas de tu empresa para afrontar la transformaci√≥n digital de las finanzas?

 

Te invitamos a conocerlo respondiendo nuestro test:

QUIZ – FINANZAS

 

 

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