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Por Juan Pablo Baldoni

CEO & Founder en BlueDraft, Plika y Creatribe

Muchas pequeñas y medianas empresas se oponen a la idea de implementar una herramienta de BI para finanzas. No le ven utilidad a una decisión de este tipo. O, dudan simplemente de que la inversión genere y aporte al negocio el valor acorde al esfuerzo económico y de adaptación que supone una migración así.

Ni que hablar en las startups que no tienen el core del negocio específicamente en las finanzas. Allí pensar en usar una herramienta de BI para finanzas es algo que se pospone hasta momentos donde se supone que el negocio estará más consolidado. De esta manera, asumimos que en el medio correremos una gran cantidad de riesgos.

Los desafíos de encontrar una herramienta idónea

Las empresas actualmente están repletas de información de todos los sectores que debe ser recopilada, registrada y analizada para una mejor performance del negocio. Si bien siempre fue así, los avances tecnológicos nos dan la posibilidad de que las diferentes áreas interactúen entre sí colaborando. Según Gartner, el 50% de los CIO americanos consideraron que la prioridad para invertir en tecnología era una solución de analítica. Competía con ítems como Infraestructura y Datacenter, ERPs, la nube, marketing digital y seguridad IT.

El área de Finanzas de una organización ya no es (no puede, no debe serlo) un ente aislado que se dedica todo el día a ver números fríos y sólo hacer una llamado telefónica al interno de un gerente operativo para confirmar un dato. Las empresas requieren de sus áreas financiera mayor compromiso. Mayor participación con el desempeño general de su economía. El trabajo en equipo se impone por necesidad en un mercado cada vez más competitivo donde los pequeños desperdicios nos hacen perder tiempo, calidad, precio y competitividad.

En este post vamos a analizar cómo nos puede apoyar una herramienta de BI aplicada a finanzas, con sus posibilidades de procesamiento, exposición y análisis de datos. Y veremos una opción interesante para startups y pequeñas empresas: la adopción de una herramienta de FP&A como workaround. ¡Acompáñanos!

1. Optimizar el registro y recopilación de la información generada por la organización

Según un estudio de Accenture de 2021, las empresas reconocen que más del 70% de sus datos generados no son debidamente aprovechados en un proceso de análisis. Es realmente un desafío para nuestras organizaciones diseñar una estructura de procesos y herramientas que nos permitan llegar a cada rincón de la operación, tomar los datos de manera confiable y exacta, traerlos a una mesa de trabajo en Finanzas y hacer un análisis sobre ello.

Para eso, una herramienta de BI es sin duda una gran ayuda. Como soporte de la operación de cada departamento, con la facilidad de uso y de integración que proponen este tipo de softwares podremos dar un salto cualitativo en cómo nos organizamos que nos permitirá, al final del proceso, tener mejores análisis y hacer un mejor uso de la información, desde una recopilación más exacta.

¿Qué podemos hacer en una Startup?

Esto último, que tan complejo es en una mediana o gran empresa, también es difícil en una startup. En general, en las empresas emergentes las personas tienen más de un rol. Muchas veces hay sobretrabajo, los procesos no están bien definidos o la cultura de trabajo es (con toda lógica mayormente) “resolver primero, registrar después”.

Para ello, la aplicación de una herramienta de FP&A puede ser extremadamente útil en sustitución de un software de BI que puede ser, además de más costoso, menos ágil y con menor utilidad y amortización. Desde nuestra experiencia trabajando con startup hemos detectado que un software como Plika puede ayudar muchísimo a mejorar la recopilación de la información financiera generada por la empresa. Principalmente, gracias a su sencillez de uso, su capacidad de integración con otros sistemas (como ERP, CRM o mismo una solución BI) y su agilidad y escalabilidad propia de un software por suscripción.

2. Mejora sustancial en las presentaciones

La analítica financiera va de la mano de la comunicación. Un gran análisis, exacto, metódico, técnicamente incuestionable no termina de ser efectivo y productivo para el bienestar de la organización si no es bien comunicado a los decisores. Sí, seguramente lo hayas aprendido por las malas como nosotros, si alguna vez te pasó de hacer un gran trabajo técnico y haber fallado en la presentación, ya sea por una mala praxis propia o por no tener una herramienta idónea.

El análisis de datos tiene tanto que ver con la comunicación como con las estadísticas. (The Elements of Data Analytic Style, Jeff Leek)

En este sentido, una de las grandes contribuciones de los software de Business Inteligence al mundo de la estadística y la analítica es la posibilidad de mejorar sustancialmente la forma en la que se comunican los datos y la información. Mediante informes visuales y presentaciones dinámicas, una herramienta de BI nos ayudará a:

  • Trasmitir nuestro mensaje tanto a los responsables de las áreas no financieras de la empresa, y así lograr una sinergia superior en pos el trabajo colaborativo.
  • Elevar a los órganos ejecutivos de la empresa nuestro diagnóstico de los estados financieros y contables de una forma asertiva, que reduzca el margen de error y de comunicación defectuosa que puede ser tan peligroso para la salud de ésta.

Comunicación en empresas emergentes

Aquí, de nuevo, nos gustaría aportar un último párrafo para recomendar la utilidad de una solución FP&A en negocios de menor tamaño. Con un software de este tipo puedes gestionar los datos de tu emprendimiento, procesarlos y comunicarlos de manera natural, automatizada y profesional.

Luego, si el negocio crece y decides migrar parte de la operación financiera a BI, la solución FP&A continuará siendo idónea para los procesos específicos de finanzas y podrán trabajar los dos sistemas juntos potenciándose el uno al otro.

3. Aumentar la rentabilidad general a través de un equipo de finanzas autónomo y eficiente

Esta es, tal vez, la mayor ventaja de aplicar BI en finanzas: la optimización de los procesos financieros. Lo que se traduce en tener una empresa más rentable. ¿En qué vemos este salto en los números del negocio por sólo implementar BI en finanzas? En varios argumentos, que pasamos a describir.

Ventajas de implementar BI en finanzas

  • Automatización: Las tareas repetitivas que abundan en la recopilación y registro de datos, así como en la conformación y actualización de presentaciones. Tanto con una herramienta de BI como de FP&A pueden automatizarse. Así se libera tiempo del personal para otras tareas y se reduce el margen de error humano. En ambos casos estás generando valor que verás traducido rápidamente en dinero.
  • Optimización: Con una herramienta de estas características el equipo de finanzas disminuirá drásticamente sus tareas manuales. Y a la vez, sus tareas no específicas de la gestión financiera y su dependencia de otras áreas. Todo ello lo verás reflejado a mediano plazo en una merma considerable del Costo Total de la Función Financiera. Ese beneficio que estás teniendo allí, lo puedes reinvertir en otras áreas. Por ejemplo, en mejores equipos, una nueva herramienta de software o capacitación del personal. Es decir, todo lo que consideres que eleve la calidad de los bienes y servicios que produzca tu empresa.
  • Independencia: Otro punto importante es la independencia que logran los sectores. Con implementar un BI para finanzas, así como si lo haces extensivo a los demás departamentos de la empresa, aliviarás el cuello de botella de TI. ¿Cómo sabíamos que TI era un cuello de botella en tu empresa? ¡No es intuición! Más del 80% de los empresarios pymes de LATAM consideran que el área de tecnología está sobrepasada habitualmente. Por ello, TI tarda por demás en cumplir con los requerimientos de las demás áreas. Para combatir este problema, reflexiona en estos consejos: empodera tecnológicamente a las demás áreas, automatiza procesos, crea cultura de optimización.

Con implementar BI y FP&A, en el mediano y largo plazo podrás ver cómo se genera valor a través de la mejora íntegra de los procesos. Así como con todas las tareas ligados a la estadística y el análisis de datos de tu organización.

Algunas consideraciones finales

“Alguien está sentado en la sombra hoy porque alguien plantó un árbol hace mucho tiempo” Warren Buffett

El uso de Business Inteligence en finanzas ayuda a consolidar la obtención de datos para poder hacer análisis sobre información confiable en tiempo real. Aplicado a finanzas, mediante BI podemos ajustar la herramienta para visualizar KPIs importantes como:

La implementación de una herramienta de BI para finanzas en los niveles de una empresa mediana y grande proporciona un gran salto de calidad. Especialmente, en el desempeño de los procesos de obtención de información, elaboración de métricas confiables y comunicación del trabajo del equipo de finanzas al resto de la organización.

Por otra parte, ha medida que una organización crece la herramienta BI va tornándose más general. La misma empresa requerirá una solución específica para las finanzas. Por ello, nuestra recomendación como consultores de finanzas es analizar la adopción de una solución de FP&A para negocios de tamaño pequeño y mediano. Y, en el caso empresas medianas y grandes, apostar por el trabajo complementario entre una herramienta de BI junto a un software de FP&A integrable y escalable.

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