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Por Julián Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

Entramos al último quarter de 2022 y las empresas empiezan a transitar el Ciclo de Creación del Presupuesto. ¡Sí, lamentablemente! ¿o no? Bueno, tal vez exageramos un poco, pero… ¿no es verdad de que se trata de una tarea sumamente agotadora?

¿No te sucede que llega esta época del año y el equipo de finanzas empieza a escalar el nivel de estrés? ¿Que aumentan las llamadas telefónicas entre los números internos, el llevar y traer papeles, los envíos y respuestas de e-mail y todo ello?

En Plika sabemos que el tiempo que implica la generación de un presupuesto es uno de los grandes dolores en las áreas financieras de las empresas. Frente a esto, implementar una solución de FP&A puede ser un gran salto para tu organización.

¿Por qué decimos esto? Pues, porque un software de Planeamiento y Análisis Financiero te ayudará a optimizar y mejorar el tiempo del Ciclo de Creación del Presupuesto. ¿Cómo lo hace? Facilitándote las cosas de diversas maneras. Pero, ¡no nos adelantemos! Veamos a continuación al detalle de cómo una solución FP&A agiliza la creación de un presupuesto y mejora los números de esta métrica.

El contexto: por qué las empresas aún usan excel

Según un estudio de la empresa contable Weisermazars, el 87% de las empresas en los Estados Unidos aún utilizan Excel en la gestión financiera, como por ejemplo, en las actividades relacionadas a la conformación de un presupuesto. ¿Por qué las hojas de cálculo siguen teniendo tanta aceptación y uso? Pues, porque funcionan, son rápidamente adaptables y porque son parte ya de una cultura conocida por cualquier profesional.

Lo bueno es enemigo de lo mejor” Voltaire

Sin embargo, lo bueno es a menudo enemigo de lo mejor. Y en finanzas vemos ello: la adopción de un software de FP&A brinda una experiencia superadora que no reemplaza a la hoja de cálculo, sino que se complementa y potencia con ella para obtener mejores resultados.

No obstante, que los presupuestos anuales comienzen 3 o 4 meses antes de su cierre, explica por qué en cierta etapa de crecimiento de una empresa estas planillas de cálculo se transforman en una bola de nieve cada vez más grande, con más hojas, más fórmulas, conexiones y complicaciones en su gestión futura.

Ahora, ¿en qué vemos que un FP&A como Plika mejore el tiempo del Ciclo de Creación del Presupuesto? Bajémoslo un poco a números que, al fin y al cabo, ¡es de lo que estamos hablando!

Tiempo dedicado a tareas repetitivas

Recientemente, la reconocida encuesta de negocios APQC reveló que, sobre una muestra de 130 ejecutivos estadounidenses de empresas vinculadas al sector de las finanzas, el 62% de estas empresas no logra mejorar la calidad de la formación del personal ni del producto o servicio acabado debido a que pierde demasiado tiempo en la realización de tareas repetitivas.

Aquí una solución de FP&A facilita la automatización de estos procesos llevados al mundo digital. Puedes terminar con los papeles, planillas y mails dentro de poco tiempo si te decides y dedicas a ello. Puedes liberar el tiempo de tu equipo que hoy emplea en “copiar y pegar” con solo tomar una resolución.

Te invitamos a hacer una introspección: ¿cuánto tiempo se le va al equipo en cargar documentación en papel al software? ¿Cuánto en gestiones administrativas menores como ordenar una tabla, aplicar los esquemas de colores correspondientes o en armar una presentación que está predeterminada y sólo hay que actualizar datos?

Estudios propios nos han demostrado que la automatización por medio de FP&A en finanzas devuelve al equipo entre un 60% y 80% del tiempo invertido antes en tareas operativas. ¡Ni más ni menos! Piénsalo así: de cada 10 horas que empleas hoy en tareas relacionadas al Ciclo de Creación del Presupuesto, ¡puedes volver a tener el control sobre 6-8! ¿Vale la pena analizarlo, verdad?

Tiempo dedicado a simples tareas administrativas

Como dijimos anteriormente: una solución FP&A no compite con una planilla de cálculo, sino que la complementa. A la hora crear un presupuesto vamos a usar Excel o su similar de otro fabricante: no te desesperes ni tires todos tus archivos actuales a la Papelera.

Sin embargo, hay algunas gestiones donde sí puedes animarte a pensar en reemplazar el clásico software por las bondades de un FP&A. Y, tal vez, dejar las hojas de cálculo para el almacenamiento o archivado de datos a modo de base de datos. Esta es una buena práctica que nosotros recomendamos.

¿Recomendación basada en qué? Puede que te estés preguntando. Pues, en datos. Mira: ¿sabías que editar Forecast en un software FP&A es mucho más rápido que en una planilla de cálculo? ¿Y qué hay de configurar los niveles de seguridad sobre un universo de datos? Puedes hacerlo en unos pocos clicks.

Imagínate estos retornos multiplicados por la cantidad de tareas administrativas simples que tenemos a la hora de hacer budgeting. ¡Ahora imagina el resultado que obtendrá tu organización en la métrica de Tiempo de Creación del Presupuesto si logran llevar la operación simple y repetitiva a un software de FP&A!

Tiempo insumido en la iteración del Presupuesto

La iteración del presupuesto es inevitable y es parte del proceso, sin duda. Por cambios de definición, de estrategia, de coyuntura o por error del equipo financiero, el presupuesto debe ir y volver entre áreas y al departamento ejecutivo varias veces. Etapa también conocida como «challenge» o «ronda».

¿No crees que una solución de software pensada para esto puede beneficiar esta comunicación y volverla más eficiente que un ida y vuelta de mails con un Excel adjunto? Desde nuestra experiencia con nuestros clientes hemos visto que no sólo es más rápido: mejora también sustancialmente la comunicación, se disminuyen los riesgos y baja la cantidad de errores no forzados por sólo usar un software idóneo.

De esta forma, se reducen las iteraciones y, lógicamente, se mejora el tiempo de creación del presupuesto.

Tiempo dedicado a registros

Por último, el tiempo dedicado a registros es otro gran bastión donde vemos que una solución FP&A puede mejorar tus métricas de armado de presupuesto. Según el portal CFDDive, la mayor frustración de los CFO es que se dedica tiempo al momento de hacer un presupuesto para tareas que no aportan valor en términos de registros.

Por ejemplo, se registran supuestos presupuestarios que luego no se utilizarán (29% de los CFOs dijo esto) o se cae en errores de tipeo o proyección que requieren, luego, retrabajo. Otro flagelo es la preparación de los datos, su ordenamiento, corrección y versionado de los registros, en donde se estima que se va el 42% del tiempo total del armado del presupuesto.

Una solución de FP&A reduce hasta un 40% este tipo de tareas, gracias a su agilidad para importar las planillas de cálculo y gestionarlas desde el sitio web online. Además, requiere de menos inducción, ya que en general ofrece una interfaz de usuario amigable e intuitiva.

Tareas de control y auditoría

La visualización dato por dato de un panel en hoja de cálculo implica un riesgo enorme (te recomendamos leer nuestro interesante y divertido post sobre #ExcelFails y cómo este gran software puede llevarnos al error haciendo clic aquí). Pero también, una importante pérdida de tiempo.

¿Qué tan rápido y fácil es acceder a un tracking de cambios en planillas de cálculo? En un FP&A como Plika, estás a 2 clicks de distancia, accediando a detalles sobre a qué hora, qué usuario, hizo X acción en el ambiente colaborativo de trabajo.

Y sí, decimos pérdida, sin eufemismos. Porque si tienes la opción de utilizar una solución FP&A que te garantiza el mismo resultado con un 60-80% de menor tiempo, está claro que tu equipo está destinando tiempo a tareas que podrían ser optimizadas.

¡Otros aspectos que puedes considerar!

Según una estadística de la Association for Financial Professionals, las principales contribuciones de adoptar una solución de FP&A son a los procesos Budgeting (41%) y Planificación Estratégica (41%). Esta encuesta fue realizada sobre empresas que ya había adoptado un sistema de computación de este tipo. En el mismo informe, el 56,4% de los encuestados respondió que FP&A había representado una mejora significativa en el desempeño del equipo financiero de la empresa.

En un estudio propio de Plika, hemos notado que las empresas que utilizan tecnología de avanzada en el Ciclo de Creación del Presupuesto anual ahorran entre un 60% y un 80% del tiempo asignado. ¡Son números impactantes!

Por último, te compartimos otro dato que manejamos por estudios de campo: los equipos de FP&A que invirten menos del 10% en tecnología, requieren un promedio de 60 días de empleados (esfuerzo humano) a tiempo completo (FTE) para cumplimentar los procesos de recolección y gestión de los datos y registros necesarios para hacer el prespuesto. Por otra parte, quiénes invierten más del 10% al año, requieren sólo 14 días de FTE para obtener los mismos resultados.

Comentarios finales

Hemos dado muchos números hoy: lo sabemos. Esto se debe simplemente a que la intención fue siempre tratar de mostrar verdaderamente el Retorno de Inversión de implementar una solución FP&A a la hora de hacer un presupuesto y cómo esto puede optimizar la métrica de Tiempo de Creación del Presupuesto en nuestras empresas.

Analízalo, compártelo en tu organización, coméntalo con tus pares o directivos. Una solución de FP&A va a potenciar el equipo financiero de la empresa, va a disminuir el Costo Total de la Función Financiera y va a mejorar los resultados íntegros de la organización a la hora de hacer el presupuesto para 2023.

¡Y recuerda que siempre puedes ponerte en contacto con nosotros para hacer consultas o experimentar una demo gratuita!

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