Pasos Para Llevar a Cabo una Planificación Anual Exitosa

Uno de los errores más comunes que cometen los CFO durante la planificación anual es hacer proyecciones con base exclusiva con datos históricos. El otro error es cerrarse a un solo escenario y no tomar en cuenta la combinación de factores externos que podrían llegar a crear fluctuaciones significativas en las empresas.

Si bien es cierto que el mercado no se puede controlar, la tecnología puede hacer la gran diferencia al momento de armar una planificación. Principalmente porque ayuda a los equipos financieros a hacer pronósticos más realistas, con respaldo en datos contextuales certeros.

Una planificación anual con problemas suele advenir de confiar plenamente en los datos históricos y en los análisis lineales. De hecho, el problema se presenta cuando pasaron tres meses y todo lo planteado ya no es relevante por la volatilidad del mercado o los cambios de comportamiento del consumidor. 

En este artículo, nos proponemos hablar sobre cómo se puede conseguir una planificación anual exitosa a partir de la incorporación de tecnología y con base en el trabajo estratégico del CFO moderno y el equipo de finanzas.

3 pasos clave para mejorar tu planificación anual

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Una planificación anual exitosa involucra tres pasos claves que se relacionan directamente con la creación de pronósticos. El mismo proceso, en última instancia, vincula las suposiciones y los impulsores para crear un plan de negocio realista y ajustado al contexto. 

Paso #1: Define tus objetivos comerciales

Identificar y fijar los objetivos comerciales permite que el proceso de modelado basado en controladores, dé seguimiento a los resultados comerciales a partir de objetivos cualitativos y cuantitativos.

A diferencia de la planificación tradicional, el foco no solo estará en los resultados cuantitativos, sino en los objetivos comerciales cualitativos. En este sentido, comprender a cabalidad las metas permitirá identificar las métricas más adecuadas para el seguimiento.

Partir de una proyección optimista, pesimista y esperada de las Ventas involucrando al Área Comercial, dará un buen pié para proyectar los costos y gastos del negocio con el resto de las áreas.

Una planificación anual exitosa requiere de la adecuada identificación de los objetivos comerciales que se siguen.

Un punto a resaltar es la importancia de no caer en una larga lista de objetivos, aun cuando los objetivos comerciales sean más complejos: identifica los que resultan claves y alineados con la misión y visión del negocio.

Paso #2: Identifica tus KPI y cómo medirlos

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Una vez que estén establecidos los objetivos comerciales en relación con las métricas con los que se les dará seguimiento, es momento de identificar los KPI o indicadores claves de seguimiento.

La planificación anual debe llevarse a cabo desde los objetivos: a partir de ellos se establecen métricas, KPI e impulsores a los que se les dará seguimiento.

Su medición suele ser a veces un problema para algunas empresas Excel-dependientes, ya que un presupuesto suele ser comparado contra información real, contable, pasada… El problema es cuando la misma se encuentra en el sistema contable, y en una estructura diferente a la usada para proyectar.

Lo ideal es integrar el sistema contable con el software FP&A de proyección, y en caso de no tenerlo, automatizar descargas en cierto formato plano para facilitar su comparación contra las proyecciones de Excel.

Paso #3: Clasifica tus KPI

Clasificar los KPI permite modelar los impulsores y las suposiciones que ayudarán a pronosticar los resultados, en función de los objetivos comerciales. 

Recuerda que no todos los usuarios de la información económico y financiera del negocio quieren ver lo mismo siempre. Tener KPIs por responsable, o dashboards personalizados para cada Director puede agilizar consultas o dependencias del Área de Finanzas.

Tomando un ejemplo sencillo, pensemos en un objetivo de crecimiento de ingresos, con un KPI asociado al ingreso neto por cliente. En ese caso, habrá que identificar:

• el impulsor (generar acciones de marketing con estrategias de cross selling); 
• la suposición (x resultado con base en determinadas acciones de marketing en redes sociales); 
• los resultados (el análisis de los datos a fin de determinar que los impulsores efectivamente estén acercando la estrategia a los objetivos). 

Un proceso de forecasting permite ajustar el modelo conforme a los movimientos que ocurran en los resultados, impulsores o suposiciones. Para esto es clave no solo contar con datos de la empresa, sino también dar seguimiento al mercado, además de tener un flujo de Forecasting ágil que permita realizarlo mes a mes, y no una vez al año.

Lo que no debes perder de vista en una planificación anual

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Ahora bien, más allá de la identificación de los objetivos, métricas y KPI del negocio, una planificación anual exitosa requiere de una mirada atenta sobre el mercado y el contexto. Entonces, no deben quedar de lado los siguientes aspectos:

#1 Tener en cuenta los factores externos

Como regla básica, es necesario considerar los factores externos al momento de hacer una planificación estratégica. A menudo los equipos de finanzas confían solamente en los datos históricos y en un análisis lineal para crear sus pronósticos. Pero esto es un problema. 

Una planificación que solo tome en cuenta los datos históricos (por ejemplo, el análisis de ventas del año anterior con base en el ERP de la empresa) corre el riesgo de perder vigencia, por la volatilidad del mercado o, incluso, por cambios en el comportamiento del consumidor. 

Nunca olvides considerar los factores externos al momento de hacer tu planificación anual, de no hacerlo tu proyección no será precisa.

Una planificación anual exitosa debe estar preparada para los imprevistos: nutrirse de datos del pasado, considerar el presente y mantenerse alerta a los cambios futuros. 

Para ello, la mejor estrategia es un desarrollo FP&A a fin de implementar pronósticos financieros por medio del análisis de escenarios, pronósticos que tengan en cuenta los factores externos, incluso los peores escenarios.

A fin de ahondar en esta cuestión, te recomendamos la lectura de nuestro ebook “Guía para Proyecciones basadas en supuestos”.

#2 Verificar sus suposiciones

Los equipos de finanzas necesitan entender los objetivos de otros departamentos, así como su desempeño para poder hacer pronósticos certeros. Sin embargo, recolectar y arreglar los datos de otros equipos comerciales puede resultar una tarea complicada sin una plataforma de colaboración.

Cuando este panorama se presenta, es muy difícil tener acceso a la información. Por lo que se hacen proyecciones basadas en suposiciones, lo que sería cometer un gran error. La clave es el trabajo conjunto con el área comercial. 

Si este es el caso que sueles encontrar al momento de hacer tu planificación anual, es recomendable que abras una vía de comunicación más fluída con los responsables para que instales una visión financiera del negocio en toda la empresa. 

La estrategia hace pie en compartir información de manera constante con los líderes empresariales, para verificar que las actividades operativas respaldan los objetivos financieros. En este caso es posible contar con la tecnología para facilitar la colaboración contínua con datos de interés y actualizados.

#3 Automatizar para crear pronósticos eficientes

Este tercer punto clave retoma la importancia de la tecnología al momento de hacer una planificación anual. En especial porque la previsión financiera puede llegar a ser poco eficiente, si se crean predicciones con datos pocos confiables o plazos rezagados.

Según datos de una encuesta realizada por APQC, el 25% de las organizaciones ágiles pueden preparar en ocho días máximo un pronóstico financiero. Atención, entonces, porque las compañías más lentas y sin procesos automatizados pueden requerir hasta 90 días. 

¿Qué causas hacen un proceso más lento? El uso de Excel, el envío de mails, los errores, las demoras o confusiones entre áreas del negocio y área de finanzas, la falta de trackeo del proceso, y sobre todo, la dificultad de consolidar y hacer Reporting combinando datos contables y proyectados.

En este sentido, la automatización ayuda en la creación de pronósticos financieros de forma eficiente: 

• mejora la precisión de los datos;
• aligera la carga de los equipos financieros;
• permite reportes en tiempo real. 

#4 Ser más preciso

Con herramientas como software de FP&A es posible contar con un poderoso pronóstico financiero con base en datos certeros. Es posible implementar procesos de planificación contínua, a la vez que optimizar los tiempos de planificación.

La precisión no es un aspecto menor en un proceso de planificación y ello se logra con datos confiables.

Si el equipo continúa trabajando con hojas de cálculo, en procesos manuales, no solo no se favorecen los tiempos de la obtención de reportes, sino que además aumentan los datos erróneos.

FP&A: convierte tu planificación anual en una ejecución táctica

Contar con una herramienta que sea capaz de generar las proyecciones más cercanas a la realidad convierte tu planificación anual en una ejecución táctica.

Un desarrollo FP&A permite automatizar procesos con base en pronósticos financieros. Además, como las hojas de cálculo quedan en el paso te aseguras de datos 100% confiables para la obtención de reportes de seguimiento.   

Conclusiones

Como vimos en este artículo, la planificación anual no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con las herramientas y previsiones necesarias es una ejecución táctica que puede llevar tu negocio al próximo nivel. 

Acompaña el proceso con un software aporte agilidad y precisión de trabajo en tu equipo de finanzas. Por medio de la tecnología adecuada, es posible ocupar mayor tiempo de trabajo en el análisis de los datos y la consecución de objetivos, antes que tareas tediosas de carga manual.

La automatización de la carga de datos, así como el trabajo con datos contextuales certeros, permite los ajustes del enfoque a partir de la realidad del mercado. Realiza análisis prospectivos con planificaciones dinámicas y contínuas. 

En Plika contamos con un software FP&A poderoso, a fin de automatizar procesos de trabajo del departamento de finanzas, con una mirada comercial. Accede a datos confiables, y actualizados, disponibles en la nube y con la seguridad de Amazon services. Además, Plika ha sorteado con éxito las verificaciones correspondientes a los software contables.

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