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Por Julián Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

¿Sabes por qué los líderes de finanzas buscan dejar atrás la hoja de cálculo? La era moderna y las nuevas necesidades han marcado una tendencia corporativa de automatizar las tareas.

El objetivo es, entre otros, la obtención de los máximos beneficios que brindan los datos, rendimiento, y, por ende, mayor rentabilidad. Lo cierto es que Excel se ha convertido en una herramienta de uso común, la cual representa una solución para muchas empresas, aunque con un margen de error considerable.

Entonces, ¿crees que la toma de decisiones y el dinamismo al cual están sometidas las organizaciones son compatibles con Excel? ¿O toma relevancia una solución de  Financial Planning & Analysis como alternativa ideal? Descúbrelo a continuación.

Principales problemas financieros a afrontar con las hojas de cálculo

Hoja de cálculo en las finanzas

Foto de Freepik. Licencia CCO.

En el contexto empresarial es esencial contar con herramientas eficientes, ágiles y capaces de dotar al equipo de finanzas, de un entorno productivo.

 

La hoja de cálculo continúa vigente en muchas empresas, incluso cuando no resuelve por completo los problemas financieros. Resulta una herramienta que absorbe mucho tiempo valioso, con un margen de error humano amplio.

 

Ahora, ¿cómo lograrlo si los recursos a disposición no solucionan metas como el Cash Flow ni brindan información en tiempo y forma? Los datos actualizados, análisis y toma de decisiones van de la mano, al igual que el ritmo acelerado del día a día.

Frente a una alta demanda de responsabilidades, administración de las finanzas y diseño de estrategias corporativas, ¿qué hacer? La solución dista mucho de elegir la famosa hoja de cálculo.

Su resultado es limitado y cercena la posibilidad de proveer una visión funcional. Es necesario desarrollarse en el mercado financiero actual mediante estrategias realmente efectivas, mediante FP&A.

Conoce los conflictos que surgen y deberás afrontar, si decides seguir utilizando la hoja de cálculo. Veamos.

Improductividad por falta de tiempo

La hoja de cálculo, pese a contar con un gran uso por parte de muchas empresas, revela una realidad innegable. Es lenta y no ofrece seguridad a tu operación. En suma, elementos negativos que no brindan productividad a la organización.

Esto solo se traduce en un proceso tedioso al administrar el Excel, que requiere una constante revisión de muchas páginas. Una labor a la cual te deberás enfrentar, dedicando horas que podrías aprovechar de mejor manera.

Este valioso tiempo podría utilizarse en tareas estratégicas para el profesional de finanzas moderno. Todo lo contrario a FP&A: una herramienta más avanzada y versátil que aporta mayor rapidez, dotando el ambiente ideal para la producción continua.

Una frase que solemos escuchar de nuestros leads: “Dedico más tiempo a armar y actualizar el Excel que a analizar la información que está en él.”

Visualización poco clara

Contar con la hoja de cálculo no te ofrece una visión exacta sobre qué debes hacer para mejorar, por ejemplo, la planificación financiera o la rentabilidad del mes.

Con datos nada claros e información dispersa no es posible tomar decisiones ni ofrecer soluciones a la directiva. Peor aún, corres el riesgo de presentar tus insights basándote en información poco confiable.

Una frase que solemos escuchar de nuestros leads: “Cuando presento a los directores por dentro estoy deseando que no me pregunten cosas específicas del Excel.”

Seguimiento de datos históricos

Conocer el historial de años anteriores te permitirá conocer qué hacer en esta ocasión. Además de no volver a cometer los mismos errores del pasado. Esto no es fácil mediante el uso de la hoja de cálculo de Excel.

El principal desafío, es conectar información del sistema contable, que viene en un formato determinado, con la información de las proyecciones, que probablemente tiene otra estructura.

Identificar un problema, analizar y evaluar datos no es la realidad de un sistema obsoleto.

Una frase que solemos escuchar de nuestros leads: “Extraer y comparar información real cada cierre de mes es una odisea.”

Ingreso manual

Contar con una hoja de cálculo en las finanzas de la empresa no representa vanguardia o un sistema funcional y práctico. Por lo cual, las tareas se tornan bastante pesadas, pueden volverse carentes de interés y generar malestar en el equipo.

 

Frente a la necesidad de entregar resultados en poco tiempo, los equipos se ven afectados, si solo cuentan con la hoja de cálculo. Cargar una gran cantidad de datos de forma manual, lentifica el proceso y vuelve ineficiente el sistema.

 

Cada dato es necesario, cada detalle debe ser cargado manualmente. Esto genera retrasos increíbles que no facilitan ni promueven tranquilidad a nadie. Además, no es funcional para diseñar las estrategias de crecimiento.

Una frase que solemos escuchar de nuestros leads: “En el presupuesto, cada área tiene su propia planilla, que luego debo consolidar manualmente en horas y horas de trabajo.”

Analogía de previsión y proyección

¿Cuál será el futuro o situación a la cual se deberá enfrentar la empresa? ¿Qué tomar en cuenta para evitar la repetición de cierto tipo de escenarios? Entre la previsión y la proyección hay una similitud.

Ambas se realizan en pro del beneficio de la empresa. Pero se requiere un sistema amigable, versátil y efectivo que brinde respuestas. Que funcione para diseñar estrategias sólidas.

La hoja de cálculo de Excel no permite ejecutar proyecciones bien estructuradas o análisis más complejos de previsión, a veces con modificar unas fórmulas, hay que asegurarse que en la hoja siguiente no veamos errores.

Una frase que solemos escuchar de nuestros leads: “Hoy me es difícil hacer juego de escenarios antes de tomar una decisión, tengo que estar atento a no romper el Excel.”

Ventajas de dejar atrás las hojas de cálculo

Hoja de cálculo y problemas manuales

Foto de Freepik. Licencia CCO.

Entre los grandes beneficios de dejar atrás la hoja de cálculo y elegir FP&A se encuentra la simplificación de procesos. Tendrás más tiempo para evaluar y tomar decisiones adecuadas en función de los datos reales.

Además, podrás estandarizar el sistema y contar con un ambiente tan flexible, que podrás adaptarlo a las necesidades de cualquier cliente. Conoce otras ventajas a continuación.

Proyección a largo plazo

Prever diversas situaciones como parte de un control financiero en la organización no será parte de tus logros al 100% utilizando la hoja de cálculo.

Proyectar requiere de un análisis extenso que solo es generado con datos confiables y rápidos. La empresa podrá prepararse, evitar escenarios negativos, o al menos sortearlos inteligentemente mientras crece financieramente.

Integración de datos de diferentes fuentes

¿Cómo contar con información sólida proveniente de diversas fuentes mediante el uso de la hoja de cálculo? La manera de cargar los datos en Excel es manual, lo que significa un proceso poco confiable.

La razón es que esta dinámica afecta la calidad de los datos. De hecho, el trabajo con múltiples fuentes incrementa la posibilidad de que la actualización sea tardía.

La integración de datos con FP&A permite conectar y consolidar los datos que desees al concentrarlos en una misma fuente. Así podrás contar con solo un modelo de los datos compartidos.

Aquí un ejemplo de la arquitectura de información en Plika, a la izquierda los datos reales e históricos, y a la derecha la capacidad de Plika de usarlos para generar proyecciones y analíticas.

Hoja de cálculo o fiabilidad

Foto de Plika.

Reducir errores

¿Confías en la información proveniente del análisis de datos obtenido mediante la hoja de cálculo? En una empresa existen múltiples usuarios que operan sin integración ni una comunicación adecuada.

Esto genera gran cantidad de versiones, inexactitudes y una derivación de inconvenientes. FP&A te permite reducir los errores por ser un sistema versátil, adaptable a los cambios y más avanzado en términos financieros.

Eficiencia y fiabilidad

Un sistema eficiente y confiable es sinónimo de éxito, no solo en el área financiera, sino en toda la empresa. Es multiplicador de la optimización del trabajo de cada miembro y supone un ambiente más ameno al momento de analizar escenarios.

Dejar atrás la hoja de cálculo es el primer paso para contar con eficiencia y confianza en los datos. Además, podrás liberarte de cargas tediosas y automatizar los procesos, lo que proveerá más tiempo al análisis.

Esto te beneficiará más allá de la consolidación financiera: genera información para mejorar las prácticas a futuro. Y no solo para el equipo financiero, sino para las operaciones más relevantes y determinantes de la empresa.

Información precisa

Al contar con datos confiables es posible obtener información precisa sobre cada área y proceso de la empresa. Esto es clave para el diseño de estrategias eficaces que ataquen los problemas reales sin enfocar esfuerzos en lugares incorrectos.

 

La herramienta FP&A representa un avance en comparación a la hoja de cálculo. Pueden operar en conjunto pero de una manera estratégica a partir del poder y precisión de Financial Planning & Analytics.

 

Además, enriquece la mirada de la empresa hacia el equipo de finanzas, porque reconocen en el trabajo de tu equipo un aliado estratégico en cuanto a la toma de decisiones.

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Conclusiones

La hoja de cálculo es un elemento que aún no desaparece del todo. En las empresas es merecedora de mucho agradecimiento, y si bien puede representar una solución, a la fecha supone algunas limitaciones.

FP&A da la cara al futuro financiero y en Plika lo sabemos. Accede a un software capacitado para ejecutar tus tareas, cumplir tus objetivos y más.

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