8 Errores que podes evitar al trabajar tu información contable y de gestión interna

Debido a la complejidad y multiplicidad de datos presentes en las extensas labores del equipo de finanzas, surgen distintas situaciones negativas. Estas salen a la luz en los procesos de Financial Planning & Analysis, al trabajar la información contable y la de gestión interna.

¿Sabes cuáles son estos problemas y qué herramienta utilizar? Descubre en este interesante artículo los errores que realmente puedes y debes evitar para mantener sana cada área y mejorar la gestión.

Los 8 errores que puedes evitar en la información financiera con Plika

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Sabemos que no todas las empresas poseen las mismas características, expectativas de crecimiento o necesidades. No cuentan con la misma información contable o procesos para llevar a cabo una gestión sólida.

Cada organización es diferente y maneja sus estrategias, habilidades, organización, entre otros aspectos, de manera individual. Así también ejecuta su proceso de Financial Planning & Analysis o FP&A.

«El FP&A de Plika representa una solución de analítica eficaz ideal para cualquier tipo de empresa. Podrás gestionar a nivel interno y evitar errores en tu información financiera.”

En este sentido, son las personas involucradas en el equipo de finanzas quienes deben afrontar una serie de pains o dolores. Seguramente conoces este término, ¿Cierto?

Son aquellos problemas con los cuales el equipo financiero debe lidiar diaria y mensualmente, en busca de una correcta lectura de datos, información contable y precisa para reportar en tiempo y forma.

En Plika somos expertos en soluciones integrales de FP&A. Dotamos a cualquier empresa de un sistema versátil y capaz de mejorar los procesos financieros con agilidad y simpleza. ¿Qué errores podemos evitar? Te contamos.

1. Inconvenientes para construir un ámbito colaborativo

¿Cómo se desarrolla el proceso de presupuestación? Para empezar, este requiere la intervención de varias personas y distintas áreas, es decir, el trabajo en equipo. Este proceso avanza en dos sentidos:

• Descentralizar y solicitar la carga y envío de información de los objetivos presupuestados.
• Recibir la información y proceder a la consolidación para su aprobación.

La presupuestación puede ser compleja, incluso requerir tiempo excesivo a los equipos de finanzas para organizar toda la información contable.

«Al llevar a cabo un proceso financiero es necesaria la integración de varios departamentos.”

Aquí influyen elementos como el tamaño de la empresa, personas y departamentos involucrados, modos de presupuestación, entre otros. Este proceso, si no se cuenta con un mecanismo automatizado como el que propone Plika, puede resultar muy improductivo.

Un ambiente no funcional, por ejemplo basado en el envío manual de mails, uso de chats aislados y dependencia de múltiples Hojas de Cálculo, no cuenta con las condiciones ideales para la colaboración entre las diversas áreas.

2. Enorme cantidad de errores al recabar los datos

Esto es muy común en muchas empresas, ya que sus departamentos de finanzas no cuentan con herramientas que consoliden la información. ¿La solución? Una plataforma que permita conectar los datos de forma remota y desde varias locaciones.

Mientras que las Hojas de Cálculo son la solución para muchos, se toma la decisión de utilizar Google Spreadsheet, sabiendo por cuenta propia que el 78% de las empresas en esta situación se quejan de dedicar mucho esfuerzo a tareas manuales.

Esto no hace más que generar muchas versiones, errores, fórmulas rotas, incrementando las probabilidades de errores en la información. ¿Por qué ocurre esto?

Los colaboradores del proceso pueden guardar mal los datos, lo cual genera un efecto dominó que afecta toda la estructura del trabajo. Sin contar la difícil tarea de rastrear el error, lo que, además, ocasiona más pérdidas de tiempo.

Recuerda que una plataforma tecnológica y avanzada diseñada para validar y consolidar tu información está en Plika. No más errores en las cargas: mejoramos la trazabilidad de los datos, desde el primer paso hasta el final.

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3. Integración de fuentes de información

No integrar las fuentes de manera organizada, lógica y funcional, sumado a no contar con herramientas clave, es un error categórico. Recuerda que la empresa debe gestionar sus finanzas de la mano de un experto FP&A.

Actualmente, la tecnología te brinda un entorno efectivo y más práctico para llevar a cabo procesos exitosos. Así, es esencial saberla combinar con una estrategia inteligente de gestión que no represente dolores, como aquellos que sufre el Gladiador.

¿Lo conoces? Uno de nuestros personajes del Quiz Personalidad de Finanzas. Luego de incorporar tantos softwares se encuentra luchando con los datos de su organización, ya que le resulta imposible mantener un orden y control.

En estos casos, la información y datos se encuentran dispersos y no ofrecen legibilidad, lo cual causa también pérdida de tiempo valioso.

Es importante la implementación de una herramienta que extraiga datos de múltiples fuentes, los unifique y los convierta según tus necesidades. Esto permitirá una toma de decisiones estratégicas utilizando una misma fuente de información que funcione como un “núcleo”, o mejor dicho, cumpla con el término “all-in-one”.

Nuestro estudio de áreas financieras demuestra el tiempo que puede insumir este proceso, específicamente en LATAM.

4. Desconfianza en los datos

Uno de los factores de mayor importancia dentro de la información contable y de gestión de una empresa es contar con datos precisos y confiables. ¿Cómo diseñar estrategias o interpretar para obtener información, si hay inconsistencia y errores?

«La información contable debe contar con absoluta precisión para poder tomar decisiones relevantes que impacten positivamente en la empresa. Los errores diluyen la confianza en los datos y en el proceso.”

Peor aún, la lectura que posteriormente le darán los CEOs y ejecutivos, quienes deben recibir los reportes. Al cuestionar ciertos detalles, no hay respuesta válida si el informe resulta defectuoso.

5. Retrasos en la información clave para tomar decisiones

La información contable no debe entregarse con demora, los reportes internos tampoco, ya que muchos problemas se siguen profundizando ante la falta de decisiones en tiempos oportunos. 

En encuestas propias, obtenemos información sobre personas que entregan fuera del deadline y, en consecuencia, cuentan con poco tiempo de análisis por estar siempre detrás de la meta. 

Actualizarse para proveer a la organización de herramientas menos estresantes, efectivas y adaptables a cada necesidad es la clave.

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6. Dificultad de transicionar a la Contabilidad de Gestión

Como la mayoría de las organizaciones no cuentan con una contabilidad de gestión, sino de clase impositiva o legal, no visualizan ciertos problemas reales en el lenguaje del negocio, limitándose a la estructura que brinda la contabilidad impositiva.

Aplicar FP&A en una empresa requiere ejecutar diversos ajustes de gestión que ofrezcan mayor flexibilidad y efectividad sobre ciertas tareas. Por lo general, tales ajustes se realizan en Excel, pero carecen de trazabilidad desde una contabilidad legal hacia una financiera.

En Plika te brindamos la posibilidad de adoptar una contabilidad de gestión, capaz de responder claramente en auditorías y proyectar confianza y seguridad.

7. Poco tiempo para analizar

La recopilación de datos y el excesivo trabajo que significa el armado de los informes, suele crear cansancio y poco tiempo para dedicar al análisis.

No se trata solamente de entregar un informe, sino de estar preparado con insights, propuestas efectivas y menos estrés. ¿Cómo obtener un estado similar? A través de la herramienta adecuada.

La tecnología te ofrece menos probabilidad de errores, mayor velocidad y capacidad de respuesta frente a escenarios que impliquen cambios de último minuto.

8. Problemas para realizar simulación de escenarios y variables

En Latinoamérica afectan las diversas variables macro, las cuales generan alta volatilidad y situaciones cambiantes. Por ello, implementar la simulación de variables y escenarios es cada vez más difícil, pero clave para anticiparse correctamente.

En este sentido, una plataforma versátil y poderosa representa la herramienta ideal para diseñar modelos de simulación. Operar sobre análisis de sensibilidad permite comprender, por ejemplo, cuáles son las variables más críticas de diseñar en tu negocio antes de tomar una decisión.

De esta manera podrás enfocar y distribuir los recursos y estrategias hasta obtener un modelo ideal para el beneficio de la empresa.

Conclusiones

Un mundo avanzado y en constante cambio requiere inmediatez y efectividad. Las empresas son parte fundamental de la movilidad comercial, por ello es esencial que logren operar efectivamente sin trabas, retrasos o métodos obsoletos.

¿Mecanismos que solo desgasten el personal y no generen una gestión interna funcional, que proveen la información contable viciada de errores e imprecisiones? ¡Es tiempo de mejorar! En Plika te apoyamos y dotamos de una súper experiencia en el uso de datos.

Contamos con la mejor solución analítica para cualquier organización: una solución que aporte insights de valor y eleve la compañía al futuro de la gestión empresarial.