¿Cómo descentralizar el Presupuesto en 4 pasos?

¿Por qué el área de finanzas está tan alborotada en los cierres de Presupuesto? La media de los profesionales de finanzas ya entran en los meses clave con un set mental de “este mes va a ser duro”, o de “este mes es mes de horas extras”.

Además esta situación suele vivirse más de una vez durante el año, si nos ponemos a contar cuáles son tenemos: el cierre de presupuesto anual, los meses de control de gestión, la creación de Forecast, y los reportes importantes hacia la dirección, entre otros más.

Si lo vemos de esta forma, el trabajo del área de finanzas parece más una aventura que un camino placentero, tal como respondieron los participantes de nuestro Quiz – Transformación Digital de las Finanzas. 

Cuando se preguntó cómo describirían la situación de cerrar presupuestos, forecast y hacer reportes de control de gestión, los encuestados respondieron lo siguiente:

Es así como decidimos en esta nota comentarte en 4 pasos, cómo podés acercarte a este 21% que se regocija de un año laboral “menos estresante” y más productivo que el resto.

1. ¿Qué usuarios fuera de Finanzas participan en el proceso?

El primer paso será identificar quiénes son las personas que participan del proceso, por más pequeña o grande que sea su participación, todos pueden llegar a trabar el mismo, y por eso hay que evitarlo.

Hablamos desde gerentes del área de Sistemas, hasta responsables de Ventas y Gastos que deben cargar su parte para conformar un único presupuesto, por ende, de acuerdo al tamaño de la organización será el tamaño de los participantes.

La técnica de Mapa de Actores es una buena idea para dejar en claro las correlaciones. Una vez identificados quiénes son los responsables de enviar datos, podemos asignarles un usuario a cada uno en caso de contar con una herramienta de FP&A, o tener presente este mapa en caso de utilizar planillas de cálculo.

2. ¿Cuándo deben enviar la información a Finanzas?

Si hablamos de tiempo, tal como comentamos en nuestra nota “¿Cómo el área de finanzas puede ahorrar  tiempo?”, el tiempo que conlleva el proceso en general depende de muchas personas, por eso, si no se tiene un buen control de responsabilidades, o si este control se hace vía mail, Excel, u otra herramienta simple, tiende al error.

Definir fechas límite es una estrategia efectiva para lograr recibir los datos de los usuarios a tiempo. Pero, ¿Cómo hacerlo? Perseguir a los usuarios vía mail, o físicamente, es un primer paso pero no la mejor idea, hacerlo de esa forma conlleva minutos y hasta horas valiosas.

Los programas Cloud de Presupuesto, Control de Gestión, Forecast y Reporte, hechos para el área de finanzas, hoy permiten asignar no solo usuarios a cada participante, sino definir fechas límites para la carga de información, por lo que a medida que se acerca la fecha, los recordatorios se envían automáticamente al usuario que debe cargar datos.

3. ¿Cómo debe enviarse esa información?

El tercer paso consiste en evitar tener que consolidar datos de distintas fuentes en estructuras diferentes, la información debe recibirse en “Tiempo y Forma”. De nada sirve que el proceso se descentralice si se pierde más tiempo compilando los datos que analizándolos.

Hoy la mayoría de las empresas tienden a utilizar planillas de cálculo para llevar sus procesos, planillas que a veces generan errores, los cuales desencadenan en re-trabajos que el área de finanzas debe resolver. 

Como comentamos en “Los 4 desafíos de llevar las Finanzas corporativas con Excel” estos obstáculos pueden sortearse de forma simple, de hecho sin necesidad de dejar de utilizar planillas. 

Las tecnologías actuales permiten asignar a cada usuario una planilla personal, con estructuras definidas, donde cada uno cargue su propia información y luego la herramienta consolida de forma automática todos los datos, obteniendo así los reportes finales sin intervención manual. ¿Te imaginas el tiempo que ahorran estas funcionalidades?

4. Y por último… ¿Cómo simplificar el uso de toda esa información?

El objetivo final de descentralizar el proceso realmente no suele ser el hecho de simplificar la tarea del área de finanzas, que es un gran beneficio, pero no el más importante. 

Cuando se trabaja con datos, y más si es una gran cantidad a nivel organizacional, el análisis de estos es el punto clave para generar los llamados “insights”. Son estos descubrimientos los que permiten tomar mejores decisiones, o por lo menos permiten al área de finanzas transformarse en un área que dedica 

“más tiempo a analizar y menos a confeccionar”

Desde herramientas de Business Intelligence que permiten bucear en los datos al final del proceso, hasta herramientas específicamente hechas para Finanzas que cubren todo el proceso. Actualmente el mercado ofrece al área programas que permiten aplicar Financial Planning & Analytics de forma sencilla.

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