Implementar soluciones de Forecast suele ser un gran desafío para toda compañía, muchas veces son las áreas financieras quienes impulsan este tipo de proyectos dentro de lo que llamamos Financial Planning & Analytics (FP&A), y por ello son las que quedan expuestas por sus resultados. 

Esta exposición lleva muchas veces a que los impulsores del proyecto adopten actitudes conservadoras o tomen decisiones de proyecto que no son recomendables en este tipo de implementaciones.

Aprovechando varios años de experiencia ayudando a las áreas de finanzas a tomar mejores decisiones a través del uso de datos, les comparto 5 tips a tener en cuenta a la hora de implementar una solución de Forecast.

1. Evitar los “mega proyectos” y beneficiarse del paso a paso

Muchas áreas financieras inician su Financial Planning & Analytic Journey tomando como punto de partida “Excel”, convirtiéndolo en su principal herramienta tecnológica.

En estos contextos, nuestra propuesta es evitar la tentación de aspirar a ir por la “mega herramienta” de Forecast. Proponemos, en cambio, considerar una evolución tecnológica gradual que vaya al compás con la evolución de los skills de los equipos y la capacidad de la organización de absorber los cambios.

2. Reivindicando el “garbage in garbage out”

Es famoso el dicho:
“Si ingresas basura (datos malos) a un sistema, el resultado también será basura”

Malinterpretar esta afirmación puede llevar a extender el status quo por un tiempo innecesario y ralentizar la aplicación de tecnología en las áreas que toman decisiones.

Muchas veces los datos se curan a partir de un proceso iterativo a través del uso de los mismos. Por ello que recomendamos no frenar las iniciativas por no contar con todos los datos curados.

Cabe destacar que en los procesos de Forecast es condición sine qua non la toma de decisiones basadas en información parcial o imprecisa, por lo que, este dicho famoso puede ser negativo.

3. Que el árbol no te tape el bosque

En el entorno de procesos de planeamiento o negocios complejos, suele suceder que las herramientas a implementar adopten cierta complejidad prematuramente y por lo tanto se bloqueen ante la “imposibilidad” o “alto costo”  de poner en funcionamiento ciertos procesos o áreas del negocio.

Nuestra propuesta a las áreas financieras es primero abordar el proceso general de planeamiento y luego hacer doble click en las áreas específicas, más si dichas áreas no son troncales al negocio o a los drivers que mueven la aguja en la proyección.

Te invito a leer: “5 claves a mejorar en FP&A”

4. La practica hace al maestro

Muchos usuarios no se sienten cómodos utilizando herramientas de proyección sofisticadas hasta que no las conocen en profundidad y tienen la capacidad de explicar los resultados.

En particular esto sucede cuando las proyecciones difieren de los modelos actualmente utilizados. Una actitud conservadora puede demorar la puesta en funcionamiento de las herramientas, extender innecesariamente la curva de aprendizaje y en muchos casos el retorno a los viejos modelos conocidos.

Nosotros proponemos el uso de la herramienta desde etapas tempranas del proyecto y de esa forma desafiar los modelos actuales, no viceversa.

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5. Busca early adopters dentro de la compañía

Por los mismos argumentos que en el punto anterior muchas veces las áreas financieras no exponen los resultados de los nuevos modelos de proyeccion de forma temprana ante los usuarios.

En Bluedraft recomendamos sumar en etapas tempranas de testeo a usuarios de negocio que colaboran en el proceso y evangelicen el uso de la herramienta. Incluso proponemos que dichos usuarios utilicen los resultados para el negocio dando feedback en un entorno de aprendizaje y mejora continua.

En resumen, mi recomendación es acotar las expectativas iniciales de este tipo de proyectos, no se condicionen demasiado por la ausencia de calidad de datos, encuentren a los early adopter e iteren con ellos para ir mejorando gradualmente la herramienta. Con estas estrategias se logra mejorar el Time to Value, acompañar el aprendizaje organizacional y reducir el riesgo e inversión up front.

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