6 Beneficios de automatizar la carga de datos financieros

Uno de los problemas que debe enfrentar el sector financiero de una empresa a la hora de querer hacer una análisis se refiere a la carga de datos manual. Una tarea no solo engorrosa, sino que además insume mucho tiempo y puede quedar expuesta a errores.

Según una encuesta realizada por Bluedraft a CFO’s (Gerentes de Planeamiento y Control de Gestión de LATAM) arrojó que el 37% pasa más tiempo recopilando datos que analizándolos: lo cual lentifica el proceso de análisis financiero. 

A su vez, el 78% cree que es posible que su equipo pueda dedicarle menos tiempo a tareas manuales y repetitivas como, por ejemplo, tener que cargar datos sobre ventas y compras en el corto plazo. 

En este artículo hablamos de los beneficios de automatizar los procesos de carga de datos y cómo implementar el cambio con éxito en tu empresa.

¿Cómo la automatización facilita la carga de datos?

Foto de Mikhail Nilov en Pexels. Licencia CCO.

Tener una visión acertada y real de un negocio muchas veces depende del trabajo que puedan aportar otros sectores más allá del financiero. Esto se debe a que se necesita de la cooperación entre las diferentes áreas para recabar toda la información necesaria.

Asimismo, el CFO o analista de finanzas debe tener una mirada global de la organización. Es decir,  considerar el pasado, presente y futuro de la empresa, pero siempre con la vista y atención puesta en lo que ha de seguir. 

Tener una plataforma que automatiza la carga de datos permitirá realizar las previsiones financieras con mayor facilidad y agilidad en varios aspectos:

#1 Reduce el tiempo de carga 

Automatizar un proceso hace que este sea más rápido: desde la fabricación de autos hasta la creación de un plan financiero. Al igual que pasó con otros rubros, las finanzas se modernizan gracias a la aplicación de las técnicas de Financial Planning & Analytics. 

Contar con reportes automáticos, una plataforma en la nube y descentralizar la carga de datos hace que se pueda tener más tiempo para dedicarlo a analizar los datos o a pensar soluciones financieras a los problemas de la empresa. 

Contar con reportes automáticos, una plataforma en la nube y descentralizar la carga de datos permitirá tener más tiempo para dedicarlo a analizar los datos o a pensar soluciones financieras a los problemas de la empresa.

 

#2 Acceso instantáneo a los informes

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Tener los datos que se requieren de forma ordenada y al alcance de un click es una ventaja para tu negocio. Contar con reportes actualizados y certeros puede ser definitivo para poner en marcha una excelente idea o para evitar una pésima. 

Por todo esto, tener un sistema que automatice la carga de datos asegura información disponible para la toma decisiones con base en datos reales y actualizados, y no sobre la base de meras especulaciones (o corazonadas). 

Tener un sistema que automatice la carga de datos aporta información para una toma de decisiones más eficiente y ágil, sin corazonadas o meras sensaciones.

 

#3 Comparte datos económico financieros con el resto de la empresa

Con un sistema FP&A en la nube, como el de Plika, se obtiene acceso a los tableros de forma rápida y sencilla: cada quien en la empresa accede a la información que se requiere. Además, la interfaz dispone de un formato sencillo y fácil de entender. 

Eso significa que la persona encargada de realizar los análisis financieros puede dedicar menos tiempo a transmitir información vía mails o reuniones y más tiempo a realizar el análisis en profundidad. En suma, estará trabajando en el impulso del negocio.

Los informes de un FP&A llevan a un lenguaje simple, a través de estrategias de Data Driven y Data Literacy, las finanzas de la empresa. De ese modo, el resto de áreas se sienten parte de FP&A.

#4 Es posible integrar las hojas de cálculo con un software FP&A

Foto de Vlada Karpovich en Pexels. Licencia CCO.

Las hojas de cálculos son la base de los análisis financieros de muchas empresas y emprendimientos. Asimismo, uno de los mayores problemas del sector financiero es que se dedica mucho tiempo en confeccionarlas y arreglarlas.

Además, se debe estar atento a no cambiar una fórmula o completar todo en el lugar indicado para que las proyecciones den un número coherente. La buena noticia es que Plika permite importar datos de hojas de cálculo y viceversa para aquellos usuarios que quieran seguir usándolas. De esta forma se puede consolidar la información de un presupuesto anual de forma automática.

#5 Flexibilidad y adaptabilidad

Contar con un sistema de automatización de la carga de datos mejora la previsión de los escenarios financieros; lo cual permite, finalmente, adaptarse a las diversas realidades de la mejor manera posible. 

En el siguiente video te mostramos cómo proyectar diferentes escenarios, a partir de los datos de la plataforma:

https://www.youtube.com/watch?v=ScP5FZRRU5w

#6 Erradica informes financieros inexactos

Tal como explica Juan Pablo Baldoni, CEO & Founder en BlueDraft y Plika, en el artículo “Los dolores de las áreas financieras”, uno de los mayores inconvenientes del sector es la cantidad de errores que se suceden al recabar los datos. Lo cual, a su vez, se traslada al  procesamiento lo que significa, finalmente, mucho retrabajo y tareas manuales.

Realizar un análisis financiero con información errónea puede dar resultados catastróficos. No solo puede generar pérdidas puntuales en la empresa, sino también acarrear consecuencias a lo largo de los meses.

Contrario a ello, automatizar la carga de datos provee un entorno de menos errores de traspaso de información, por ejemplo, o de datos obsoletos o desactualizados. ¿Qué permiten los datos actualizados?

• Mejor ordenamiento y calidad de ingresos/egresos.
• Mayor anticipación de riesgos ante escenarios de incertidumbre.
• Proyección de diversos escenarios para el análisis de una compresa o inversión estratégica. 

 

Automatizar la carga de datos con vistas en los reportes financieros asegura un margen de error menor, sobre todo en cuanto a aquellos asociados a las tareas manuales y rutinarias, pueden afectar la calidad de trabajo del equipo.

 

¿Cómo Plika puede mejorar la precisión de la carga de datos?

Plika es una plataforma de FP&A en la nube destinada a simplificar y agilizar el proceso de análisis financiero. Ofrecemos una herramienta que brinda variables de negocios y escenarios posibles para poder tomar decisiones fundamentales para el futuro de tu empresa.

Nuestro equipo de expertos podrá asesorarte en favor de encontrar aquel producto que mejor se encuentre a la altura de las necesidades de tu empresa. En este video te contamos cómo nuestra plataforma puede ayudar en las proyecciones financieras de tu negocio:

Conclusiones

Automatizar la carga de datos financieros simplifica el trabajo del día a día: reduce el tiempo de trabajo manual que ocasiona el traspaso de información al sistema o a una planilla de Excel. Además, facilita el acceso a la información, la cual está actualizada y disponible para una mejor toma de decisiones.

Un sistema FP&A permite:

• Mejorar los tiempos de carga de datos.
• Asegurar acceso inmediato a informes.
• Compartir información de valor con el resto de las áreas y departamentos.
• Integrar hojas de cálculo y ERP a las proyecciones.
• Ganar flexibilidad y adaptabilidad ante contextos de incertidumbre.
• Erradicar información desactualizada con errores evitables. 

En Plika, te ofrecemos herramientas para tomar decisiones inteligentes, aplicables a los entornos reales y actuales de tu organización. Además, te permite presentar tus informes a la directiva de manera rápida y simple, con datos acertados gracias a la automatización de la carga de datos.