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Por Nicolás Rielo

Gestión de Servicios en TI y Divulgador de IT & Finance

Creo que estaremos de acuerdo al decir que un dashboard financiero apropiado es una herramienta de gestión indispensable para el CFO moderno. El responsable de las finanzas de una empresa necesita tener a disposición, de manera rápida y confiable, la información correspondiente a los indicadores de los procesos de la compañía.

Los indicadores (KPIs) hacen justamente eso: indicar. La única forma de abordar objetivamente el estado de un sistema (el sistema financiero de su organización, en este caso) y de lograr el mejor diagnostico posible es a través de la métrica y la medición. Recuerda que

lo que no se puede medir no se puede mejorar” (Lord Kelvin).

En este post vamos a analizar qué debe tener un dashboard financiero para que sea una herramienta completa y suficiente para que, desde nuestro rol de CFO, podamos apoyarnos en él y que agregue valor a nuestra función. ¡Te invitamos a que nos acompañes en el análisis!

El dashboard financiero, clave en la tarea del CFO

Un dashboard financiero es como aquellos mapas que vemos en las películas de navegantes, donde explayan el enorme atlas sobre una mesa y en base a ello determinan que rumbo tomar. Esta herramienta de gestión ayuda al CFO a poder hacer un seguimiento exacto del desempeño financiero de la empresa.

El dashboard debe tener algunas características innegociables:

  • Los datos deben ser confiables.
  • La presentación debe brindar una comunicación visualmente asertiva.
  • La interfaz debe ser amigable para realizar pedidos “a demanda”. Es decir, poder interactuar con la información de manera dinámica, veloz y sin perder rigurosidad en el dato.

Estas virtudes pueden lograrse en un dashboard hecho en Excel, pero lo más recomendable es siempre apoyarse en la tecnología y poder contar con software de FP&A que nos facilite el trabajo, más aún cuando hablamos de datos que fundamentarán decisiones clave del negocio.

¿Cuáles son las ventajas de un software de FP&A sobre Excel o una herramienta de Power BI? Pues, son varias, pero sin duda que lo primero que salta a la vista es que un software de FP&A esta específicamente diseñado para la gestión de finanzas. Entonces, tiene el expertise de un equipo de profesionales de las finanzas aplicado al desarrollo de funcionalidades que te ayudaran a hacer un seguimiento visual de los gastos, las ventas y las ganancias y a hacer las proyecciones necesarias de manera dinámica y eficiente.

Hoy en día en Latinoamérica no son muchas las herramientas FP&A existentes. De todas maneras, a la hora de analizar opciones algunas son más completas que otras. El nivel de soporte a la operación del CFO que puede brindar un software de planeamiento y análisis financiero varia de producto en producto, siendo algunos más escalables que otros, más completos que otros, más fáciles de utilizar que otros.

En esta guía vamos a repasar seis exigencias mínimas que un dashboard financiero debe permitirnos ver y controlar de manera autónoma. ¡Veamos!

6 características que debemos procurar en un dashboard de finanzas

Las empresas usan los dashboards financieros para facilitar el proceso ejecutivo de toma de decisiones basadas en datos. Mediante un tablero de estas características, el área de finanzas de la empresa exhibe a la Dirección el estado de resultados de la compañía, con toda proyección y estimación necesaria para que esta pueda delinear la estrategia o reformular objetivos, si hubiese que hacerlo.

El departamento de FP&A tiene un rol clave en esto. Un trabajo eficiente para Finanzas consiste en una buena comunicación a los ejecutivos mediante una presentación exitosa, potencia la labor de quienes toman las decisiones, ayudándolos a determinar el mejor rumbo.

Para tener una presentación exitosa, la herramienta que utilizamos para construir y exponer un dashboard financiero debe tener:

  • Confiabilidad de los datos

La piedra angular de un dashboard financiero es la confianza. Debemos estar seguros de que el dato que estamos viendo en la pantalla ha sido modelado sobre una fuente rigurosa, así como debemos poder hacer un “refresh” rápidamente y sin contratiempos técnicos ni funcionales.

De esta manera el tablero presentara Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) relativos a las finanzas de la empresa para que los ejecutivos o miembros de la Dirección puedan tener un panorama general del rendimiento del negocio en periodo bajo análisis. Te invitamos a ver algunos de los más usados en nuestro catálogo de métricas.

El cuadro de mando debe contemplar, en principios, los tres KPIs mas importantes: Ingresos, Rentabilidad y Liquidez, expresando la métrica como una cifra.

  • Reportes on demand con datos en tiempo real

Como mencionamos recién, un dashboard financiero debe permitirnos obtener de un vistazo rápido los KPIs más importantes de la organización. Ingresos por división del negocio, margen operativo, gastos por CECO, beneficios por periodo, flujo de fondos, son algunos de los indicadores de finanzas que necesitamos recuperar de manera rápida, segura y cómoda.

Un CFO no debería “perder” tiempo en el acceso a la información de finanzas de la empresa, ya sea recopilando datos o customizando reportes. Un software de FP&A resuelve esta necesidad de ser “operativo” aun en el reporting, potenciándonos como CFO o Controller y permitiéndonos ser más óptimos y eficientes en nuestra labor.

  • Control de gastos reales y proyecciones

El tablero financiero de la empresa debería permitirnos ver al mismo tiempo el estado actual de la compañía junto a las proyecciones. La simulación de escenarios es una herramienta fundamental para nosotros como CFOs. En esto sea, tal vez, donde más se destaque un software FP&A sobre una herramienta hecha en base a Excel.

Nuestro dashboard debe ayudarnos a comprender rápidamente cómo se comparan los gastos reales con los previstos para un período de tiempo determinado y las tendencias a lo largo del tiempo para cada tipo de gasto. También debería darnos la posibilidad de explorar el modelo de datos en base a las divisiones de la empresa, los tipos de gastos, centros de costos, productos, tributación impositiva, etc.

Una herramienta idónea nos tiene que permitir “navegar” estos ítems con solo un clic de distancia.

  • El dashboard debe armarse sobre una herramienta segura

Aquí con seguridad nos referimos no solo a la confiabilidad de los datos, que ya mencionamos arriba, sino a aspectos más técnicos. La información de las finanzas de la empresa puede contener datos sensibles y la herramienta de gestión debe custodiarlos frente a posibles hackeos, ataques maliciosos o simples perdidas de información por parte de usuarios. Este es otro punto clave en el cual una solución FP&A como Plika, hosteada en la nube, es más robusta que una planilla de cálculo en la notebook personal de un CFO o un directivo.

  • ¡Autosuficiente, pero a la vez integrado!

¿Qué queremos decir con esto? Que la herramienta sobre la cual desarrollemos nuestro dashboard financiero debería ser autosuficiente en cuanto a que no tengamos que depender de un área técnica, de IT o contable para alimentarlo o refrescarlo. El CFO debe tener acceso todo el tiempo a los datos sin depender de nadie.

Aunque, a su vez, el dashboard tiene que alimentarse de la información de otras áreas en tiempo real cada vez que el CFO o el ejecutivo lo requieran. Esto, que es tan difícil de lograr con una dashboard financiero en Excel, por ejemplo, con un software FP&A se puede conseguir.

Un programa como Plika permite tener en un solo panel toda la data de la empresa obtenido desde diferentes fuentes, las cuales incluyen interacciones e integraciones con Excel, herramientas de Power BI, ERPs y CRMs específicos, motores de bases de datos, entre otros.

  • Visibilidad de activos y pasivos

Algunas empresas específicas, principalmente aquellos con un fuerte componente financiero en su negocio, como bancos o tarjetas de crédito, necesitan tener control exacto sobre los activos bajo administración. Un dashboard financiero completo es una gran herramienta si nos permite controlar todos los activos de la organización desglosando incluso por unidad de negocio.

A su vez, los pasivos de la empresa deben estar expuestos en el tablero, y la fuente de la información debe actualizarse en tiempo real mediante un refresh que sea confiable.

¡Prueba Plika para potenciar tus dashboards!

Plika es un software FP&A hosteado en la nube, que contratas mediante un modelo de suscripción. En Plika puedes generar estructuras contables y de gestión financiera, puedes controlar los gastos en vivo de tu empresa a la vez que realizas proyecciones y comparas contra lo presupuestado.

Con Plika puedes combinar escenarios y jugar con ver que pasaría en un hipotético modelo de Ventas Optimistas versus Gastos Pesimistas, por ejemplo. También puedes desarrollar tus propios reportes específicos sobre P&L, balances, flujo de efectivo, y todos los KPIs más importantes del negocio. Podrás proyectar Estado de Resultados y Balance Patrimonial, para mostrar al CEO y a la Junta Directiva a fin de que puedan tomar las mejores decisiones para la empresa.

Plika es un software que se amolda a las necesidades tanto de una start up como de una pyme o una gran empresa. Queremos que conozcas nuestro producto, por lo que estamos a disposición para ofrecerte una demostración de todo lo que Plika puede hacer en función de acompañar la transformación digital de las finanzas de tu empresa.

¡Contáctanos por una demo!

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