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Por Nicolás Rielo

Gestión de Servicios en TI y Divulgador de IT & Finance

Sabemos que existen diversos recursos y herramientas a los cuales podemos recurrir a la hora de intentar mejorar el funcionamiento de nuestra empresa desde su organización. El headcount planning es sin duda uno de ellos, y aquí te ofrecemos una pequeña guía sobre las mejores prácticas para planificar y administrar los aspectos financieros y no financieros de la gestión del personal.

Hoy queremos brindarte una especie de puntos de recomendaciones tal vez, o sugerencias si se quiere, que apuntan directamente al concepto que se usa como base para realizar los análisis de la fuerza laboral de una empresa.

Lo analizaremos desde el punto de vista financiero, considerando términos como un presupuesto que se basa en el costo promedio y la productividad por empleado y que refleja lo que se puede costear para un período determinado por su trabajo, hasta perspectivas operativas del C.F.O. o del responsable de RR. HH. en cuanto a cómo llevar adelante la gestión en el día a día.

¿Qué es el headcount planning?

La actividad que hemos descrito en la intro se denomina, como probablemente sepas, headcount planning o planeamiento de los recursos relacionados al personal, y es trascendental para el funcionamiento orgánico de cualquier pyme o gran empresa. La aplicación de esta herramienta a la hora de planificar estratégicamente el desarrollo del personal de una compañía ha evidenciado cuán flexible y eficaz puede volverse un mismo equipo de trabajo.

El enfoque estratégico que propone el headcount planning está orientado al proceso de contratación y gestión de tu equipo, y con éste podrás garantizar que tu organización está debidamente equipada para alcanzar sus objetivos generales.

Entonces, ¡acompáñanos entonces a conocer algunas de las mejores prácticas en headcount planning!

1. Análisis de las métricas

Es de vital importancia practicar la toma de decisiones estratégicas respaldadas por datos, apoyándose en las métricas de la fuerza laboral que se deben rastrear incluyen la tasa de deserción, las calificaciones de desempeño, los requisitos de posición necesarios, el desempeño individual del trabajador, la elegibilidad para la jubilación, etc. 

Al basar las decisiones en datos, Recursos Humanos y el equipo de liderazgo ejecutivo tendrán una idea más clara de qué puestos se necesitan y cuándo.

2. Orientar el headcount planning a todo el personal de la empresa de forma colaborativa

Hablamos del enfoque de planificar de manera óptima la fuerza laboral para satisfacer todas las necesidades del personal de su empresa, todo dentro de un presupuesto definido. Muchas veces se utilizan recursos aquí como organigramas, pronósticos de personal o planificación de la fuerza laboral.

Afortunadamente, la adopción de tecnologías avanzadas facilita la posibilidad de modelar diferentes escenarios y ver cómo estos resultados pueden influir en las decisiones de personal de una misma compañía. Tanto es así que un plan de personal dinámico le permitirá modificar el personal en consecuencia para ver su impacto en los cambios en los ingresos y la dotación de personal, lo que ayuda a proporcionar información en tiempo real sobre cómo estos factores influyen en los objetivos generales de ingresos.

Una vez recopilados los datos, se podrá ejecutar una planificación detallada con respecto a las necesidades de su fuerza laboral para satisfacer las demandas comerciales.

3. Identificar obstáculos

Es necesario identificar los desafíos comerciales claves de la empresa, para enfrentar con mayor claridad y solidez el futuro. Al tener una mejor comprensión de su entorno comercial actual y futuro, podrá tener una mayor perspectiva para respaldar las decisiones comerciales futuras. 

En esta etapa, los equipos de Recursos Humanos también deben tener una discusión con cada gerente de departamento para comprender cuántas personas se necesitan en cada equipo y con qué propósito. 

4. Evaluación de la estructura actual

En esta instancia, es sumamente importante la colaboración del equipo de Adquisición de Talento y Finanzas, para lograr profundizar en el análisis y realizar pronósticos adecuados, y así los líderes empresariales podrán identificar mejor los cambios organizacionales necesarios para alcanzar los objetivos futuros de la empresa.

Finanzas brindara una perspectiva única en esta etapa, ya que pueden informar al equipo de contratación qué puestos podrán maximizar la eficiencia y generar el mayor impacto.

5. Formulación y ejecución del plan

Una vez iniciada la fase de ejecución, deberán asegurarse de que los gerentes de departamento y el liderazgo ejecutivo comuniquen adecuadamente estos cambios o nuevas contrataciones a todos los empleados.

Esto garantizará una transición sin problemas a medida que evolucione su estructura organizativa, y será viable una vez reunida toda información necesaria para avanzar.

6. Chequear y ajustar el plan

Tanto el departamento de finanzas, como el equipo de recursos humanos, deberán revisar los planes y hacer los ajustes necesarios.

Al adoptar un enfoque proactivo con un personal dinámico, su organización podrá adaptar y ajustar los planes comerciales según sea necesario.

7. Auditar la exactitud de sus datos

Para evitar los pronósticos y planes comerciales propensos a errores, es necesario revisar las métricas comunes de la fuerza laboral y otros datos de toda la empresa, y de ese modo asegurarse de estar trabajando con la información más actualizada.

Con un sistema de información de recursos humanos y un software de análisis y planificación financiera (FP&A), su equipo podrá asegurarse de que confía en todos los datos y métricas más recientes de la empresa para respaldar su decisión estratégica.

8. Agilizar la planificación

Con el paso del tiempo y el crecimiento de la organización comenzará, a su vez, a ser notable la complejidad de estos procesos.

Es por eso que, para mantenerse al día con las necesidades, se deberá implementar una estrategia de planificación de personal flexible que se pueda ajustar según sea necesario. 

Si está buscando una manera de mejorar su proceso de planificación de personal, la compañía deberá implementar un software moderno que sea dinámico y flexible.

Los beneficios de utilizar un Software como Plika

Tal como repasamos a lo largo del artículo, el software FP&A le permitirá acceder y analizar fácilmente datos críticos de toda su organización, desde la previsión de ventas hasta la elaboración de presupuestos financieros, su equipo podrá identificar fácilmente problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas.

El software de FP&A Plika es sin duda uno de los más recomendables a la hora de realizar un seguimiento como el crecimiento de los ingresos, los márgenes de ganancias y las tasas de retención de empleados, ya que estas métricas te ayudarán a determinar qué áreas del negocio requieren inversión y atención adicionales. 

Al aprovechar el poder del software colaborativo de FP&A Plika para administrar tus procesos de planificación de personal, podrás alinear mejor la fuerza laboral con los objetivos estratégicos de la empresa, y podrás confirmar en poco tiempo cómo esto se ha tornado mucho más fácil. ¡Te invitamos a probar Plika a través de una experiencia demo sin costes!

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