5 Tips para Mejorar el Control Financiero en tu Negocio
El control financiero es la fase de ejecución en la cual se realiza la comparación entre la planificación financiera de una compañía y su realidad durante un período de tiempo. Su objetivo principal es ajustar todos los recursos para lograr que los objetivos empresariales puedan cumplirse.
En este artículo aprenderás 5 tips efectivos para mejorar el control financiero de tu empresa y aportar decisiones para maximizar, así, los resultados y las ganancias.
¿Cómo funciona el control financiero?
El control financiero trabaja sobre todas las finanzas de la compañía, pero también involucra a las diferentes áreas de la misma. Permite a los directivos y responsables de área seguir, en tiempo real, posibles desviaciones, irregularidades o imprevistos, a fin de garantizar que los planes de negocio se cumplan.
El control financiero es el estudio y análisis de los datos reales de una compañía, en diferentes momentos, desde diversas perspectivas y siempre comparados con los objetivos a mediano y largo plazo.
Elementos clave
Para comprender cómo se ejecuta un proceso de control y planeación financiera hay que tener en cuenta algunos elementos clave.
En primer lugar, toda planeación debe comenzar a partir de la elaboración de pronósticos financieros. Estos se realizan con base en las proyecciones de los gastos, costos e ingresos que permiten la actividad del negocio para generar las ventas.
Una vez realizados los pronósticos, se trabaja en la confección de un presupuesto. Dicho plan debe establecer los objetivos concretos de gastos, costos y de ingresos, así como también el origen de ambos (de dónde ingresará el dinero y en dónde se invertirá).
Un presupuesto permite desagregar toda la información concerniente a gastos e inversiones: desde los gastos por materias primas, hasta el dinero que se destina a equipos o mano de obra, por ejemplo.
Luego, el control financiero de gastos y de ingresos permite compararse contra esas proyecciones y establecer los objetivos de la compañía de manera realista y previsible, con base en información real.
El análisis y la identificación de gastos e ingresos de la empresa, así como los balances generales de las proyecciones, deben compararse con los estados reales de las cuentas.
De esa forma es posible determinar si los planes y los objetivos se cumplen, y en todo caso implementar las acciones correctivas (o de seguimiento) necesarias.
El control financiero a nivel estratégico y como instrumento de diagnóstico
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Los controles financieros operan como herramienta de diagnóstico ya que permiten identificar y comunicar a otras áreas de la empresa cualquier tipo de desajuste, error o desviación del plan financiero original.
El control financiero aporta información valiosa sobre la empresa y en relación con los departamentos que la integran; por lo cual permite una toma de decisión que apela a una mirada integral: positivas para toda la compañía en conjunto y con atención a las necesidades de los departamentos, a la vez.
Mediante el análisis y control de las finanzas es posible llegar a conclusiones útiles para potenciar departamentos específicos: se pueden asignar recursos de un área a otra, conforme surjan imprevistos y se decida una acción estratégica.
Toda ejecución financiera pierde sentido de continuidad, si no se trabajan mecanismos de control financiero necesarios.
La información financiera como base en cualquier negocio
La información financiera tiene que ser el pilar principal de toda estrategia de negocio. Conocer el estado real financiero de la compañía permite, por ejemplo, hacer un adecuado seguimiento del ROI.
Una buena gestión debe asegurar un retorno de la inversión (ROI) positivo y beneficios tanto a mediano como a largo plazo.
Información precisa sobre los márgenes de inversión o acerca de las necesidades y estado de situación de las áreas departamentales es fundamental para diseñar un plan de inversión estratégico, por ejemplo.
Los desafíos de automatizar el control financiero
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En la actualidad, el control financiero puede realizarse a través de herramientas específicas con una diversidad de funciones.
A fin de ganar rentabilidad para el negocio y mejorar las presentaciones en cuanto a la calidad de los datos, pero también en torno al modo en que estos se presentan, una herramienta de FP&A permite:
- Establecer objetivos.
- Reelaborar previsiones.
- Realizar análisis financieros.
- Modelar requisitos empresariales.
- Colaborar en planificaciones, presupuestos y previsiones.
- Detectar errores y áreas de mejora.
- Optimizar recursos.
Se trata de dedicar más tiempo al análisis y menos a la preparación de datos. Lo cual según nuestro equipo comercial de Plika, aquellos negocios que realizan el Control con Hojas de Cálculo, dedican en estas tareas casi un 70% del tiempo a confeccionar y solo un 30% a analizar o preparar sus conclusiones.
A través de herramientas de automatización como Plika, es factible dejar de lado el uso de planillas de Excel, con todo el riesgo que implicaba en cuanto a la carga de datos erróneos e información desactualizada.
Plika es una solución All-In-One de análisis y planificación financiera en la nube, diseñada por y para profesionales de finanzas corporativas. Cuenta con módulos que permiten optimizar procesos de cash flow management, presupuesto, control de gestión, forecasting y análisis financiero.
Fases para la implementación de herramientas de control financiero
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Sin duda, las herramientas de control financiero surgen ante la necesidad de optimizar las herramientas y recursos disponibles para el control y seguimiento financiero de las organizaciones. Tradicionalmente: hojas de Excel.
Hoy es posible implementar desarrollos All-In-One, automatizados y en la nube: aportan mayor capacidad de análisis y aseguran datos completamente fiables en tiempo real.
Una vez que se ha tomado la decisión de la implementación, te recomendamos algunos pasos a fin de garantizar el éxito:
Elegir la herramienta
La elección siempre será singular, en el sentido de que cada empresa deberá buscar la solución que mejor se adapte a las necesidades y objetivos propios.
Adecuar y personalizar la herramienta
Es probable que se requieran acciones de migración de datos, cruces de fuentes de información e incluso vincular la solución con otras tecnologías ya disponibles en la empresa. Los procesos de integración con los sistemas en uso, un ERP por ejemplo, es parte fundamental de toda la implementación.
Capacitar a los colaboradores en su uso
Si bien el mercado pone a disposición softwares cada vez más sencillos, por lo que las acciones formativas no suelen ser complicadas ni requieren de mucha preparación, es un aspecto de crucial importancia. Si los colaboradores no se sienten a gusto con la herramienta, la migración costará más. Asegurar que todos comprendan las razones del cambio y se sientan parte de él, motivados ante la solución.
Contratar servicios de asesoría o consultoría
Contar con apoyo adecuado es siempre una estrategia orientada a satisfacer de antemano problemas que puedan surgir. Con asesoría es posible aprovechar al máximo las funcionalidades de la herramienta, a fin de un control financiero minucioso y útil, alineado con los objetivos, en poco tiempo y sin grandes esfuerzos extra de trabajo.
Conclusión
El control financiero de tu negocio es parte de una mirada integral y que apuesta a mejorar el futuro de la compañía.
Resulta esencial para evaluar, de forma objetiva y sistemática, las desviaciones que ocurran en torno a la estrategia y con base en las operaciones previamente diseñadas.
Con el apoyo de las soluciones digitales convenientes, el control financiero aporta información de valor para todas las áreas del negocio.
Permite a los directivos de la organización la toma de decisiones orientadas a dar cumplimiento de los objetivos empresariales propuestos, a partir de datos certeros que contemplan derivas y contingencias.
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