Transforma la Elaboración de Presupuestos Aplicando FP&A

Desarrollar presupuestos en tiempos como los actuales requiere mayor agilidad, automatización e integrar la información de múltiples fuentes. A su vez, también exige precisión en el análisis de los datos obtenidos.

Si la empresa no cuenta con una organización minuciosa de su planificación financiera o no está familiarizada con herramientas de automatización; los errores, las confusiones y la pérdida de tiempo serán inevitables durante la elaboración del presupuesto.

La buena noticia es que las empresas tienen en los software de FP&A el soporte que necesitan para facilitar la elaboración de presupuestos, su control y su análisis. Descubre, cómo puedes optimizar los procesos financieros de tu empresa a través de este tipo de herramientas.

Presupuesto tradicional vs Forecast continuo

Son muchos los retos que han enfrentado las empresas a raíz de la pandemia originada por el COVID-19.  Entre ellos, buscar y ejecutar estrategias que permitan optimizar sus operaciones. Sobre todo, en actividades clave para la organización como la gestión y elaboración de presupuestos.  

Entre las estrategias más eficientes para optimizar la confección del presupuesto están los software de FP&A.

FP&A implica tres pasos básicos: presupuestar, pronosticar y analizar los datos financieros de una organización.

Ahora bien, dentro del departamento financiero de la empresa, los profesionales encargados del FP&A deben generar informes financieros detallados con una proyección clara para la toma de decisiones de la compañía en un lapso determinado.

Estos informes pueden hacerse mediante el presupuesto tradicional o recurriendo al forecast continuo. Aunque ambos son de gran utilidad para la gestión del departamento financiero y el levantamiento de informes, no son lo mismo.

Presupuesto tradicional

El presupuesto tradicional sirve para detallar cómo proyecta la empresa su futuro y lo que quiere alcanzar a largo plazo. Para ello, toma en cuenta un presupuesto que no varía durante el año. Es decir, aprueban un solo presupuesto y se quedan durante todo el año con ese, a pesar de que los cambios que sucedieron realmente sean diferentes a lo proyectado al inicio del período.

Aun cuando el presupuesto tradicional ofrece una visión concreta de la organización en un lapso dado, no refleja la realidad actual de su sector. Por lo tanto, con esta metodología el resultado es un presupuesto más estático.

El forecast continuo considera las tendencias emergentes. Por lo tanto, ofrece perspectivas actualizadas y realistas. 

Forescasting continuo

Mientras que el forecast continuo se basa en un enfoque activo para elaborar esas proyecciones. Para ello, toma en consideración cambios y tendencias emergentes. Esta metodología, proporciona una visión más precisa y actualizada. Por lo tanto, garantiza la elaboración de un presupuesto más realista.

Dando paso a la transformación digital

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Si algo queda claro es que la elaboración del presupuesto requiere de procesos que agilicen y optimicen el análisis de datos. Se requiere entonces de herramientas que permitan generar previsiones realistas y que procesen la información de forma más precisa y actualizada. La clave está en la tecnología.

¿Por qué la tecnología? Hoy en día, todo cuanto conocemos está ligado a los avances de las nuevas tecnologías, por lo tanto, a la automatización de procesos.

Para la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones, las empresas necesitan emplear mucho tiempo analizando y procesando una cantidad infinita de datos. Si se hace mediante modelos manuales, la pérdida de tiempo es asombrosa.

La tecnología es clave para que los departamentos de finanzas agilicen y optimicen el análisis de datos financieros. 

La optimización del tiempo empleado en el análisis de datos es justamente uno de los aspectos más importantes para mejorar la elaboración de presupuestos.

En este sentido, la tecnología ofrece hoy herramientas automatizadas que no solo permiten confeccionar reportes o presupuestos financieros. Además, ofrecen otro tipo de ventajas que mencionaremos a continuación:

Alineación de equipos

Presupuestar implica un trabajo arduo por parte de un gran número de personas. En resumen están los que:

• Definen los objetivos corporativos (la dirección y CFO).
• Controlan y ejecutan el proceso de presupuesto.
• Proyectan y crean escenarios en base a los objetivos definidos y luego consolidan la información.

El hecho es que, cada grupo hace uso de Excel para subir la información que le corresponde procesar y lo hace en archivos versionados o carpetas múltiples en las que el resto del equipo tiene acceso.

El acceso generalizado a los archivos puede generar errores y hasta pérdida de información. Por esto, es importante que el equipo trabaje en un único set de datos. 

El problema con esta forma de trabajo, es que puede generar errores y hasta la pérdida de datos importantes. Para evitar que estos escenarios desagradables entorpezcan la labor del departamento de finanzas, lo ideal es contar con una solución Cloud o un software de finanzas en la nube.

Con este tipo de herramientas los equipos trabajarán en un único set de datos de forma organizada, en el que cada grupo tendrá acceso a la información que necesite verificar o manipular.

Integración de datos

Los datos de una organización abarcan una cantidad de información sumamente extensa. Integrarlos requiere de un software; que permita trabajar sobre un único set de datos que unifique la información y que facilite un flujo de trabajo ágil y dinámico.

Entre las alternativas más eficientes se encuentran las API’s (Application Programming Interface). Este tipo de herramienta permite integrar fuentes de información. Esto, a fin de poder realizar los forecast de la empresa de forma periódica para así mantener la información debidamente actualizada. 

Con las API´s es posible que las empresas que tengan información dispersa en varias fuentes puedan integrar los datos hacia un FP&A.

Ahorro de recursos

El ahorro de recursos es clave para cualquier empresa, sobre todo, el relacionado con las horas laborales de sus empleados. Sin embargo, la realidad es que debido a que cada colaborador trabaja de forma distinta puede incurrir en un error humano.

Entre los escenarios más comunes, puede presentarse la carga errónea de datos o cambios en el formato de carga. Estos errores no solo cuestan tiempo sino dinero.

Las tecnologías actuales minimizan este tipo de inconvenientes mediante la validación de datos. Esto es algo que otorga mayor confianza al miembro del equipo a la hora de cargar datos, reduciendo el error humano y contribuyendo a la efectividad de las horas trabajadas.

Consideraciones importantes en la elaboración de presupuestos

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El armado de un presupuesto puede volverse complejo si el departamento de finanzas no cuenta con una hoja de ruta definida. Durante este proceso, sin duda, habrá errores y diferentes desafíos, por lo que la planificación será clave.

En ese sentido, existen consideraciones que se deben tomar en cuenta en la elaboración del presupuesto. Entre ellas, podemos mencionar las siguientes:

Sienta las bases para una elaboración presupuestaria ágil y flexible

Las crisis van y vienen, estas siempre estarán presentes. Por supuesto que al aparecer imprimen incertidumbre en los mercados. Un ejemplo de ello es la pandemia del COVID-19.

Las empresas aún trabajan para recuperarse de los efectos provocados por la pandemia. Siguen evaluando la volatilidad de los ingresos y la incierta necesidad de gastos.

Predecir y proyectar ante escenarios como este no es sencillo, por ello, es necesario establecer estrategias de presupuestos ágiles. Incluso llegar a flexibilizar el presupuesto si esto permite lograr los objetivos planteados.

Crea pronósticos continuos

A raíz de la pandemia el mercado se ha mostrado fluctuante y esto interfiere con la creación de pronósticos financieros precisos.

La buena noticia es que en medio de los escenarios desafiantes se puede recurrir a los forecast o pronósticos continuos. Estos no solo servirán para administrar los fondos más eficientemente, también ofrecen una visión más clara y en tiempo real sobre las condiciones del mercado y de tu negocio. 

El aporte del Financial Planning & Analysis (FP&A)

En tiempos donde la volatilidad sigue latente es fundamental que las empresas fortalezcan sus modelos de FP&A. Esto imprimirá robustez en los sistemas de información. Sobre todo, de aquellos que soportan los procesos que son indispensables para la toma de decisiones. 

Las soluciones en la nube son una excelente alternativa, ya que hoy en día todo funciona mejor si está automatizado. Concretamente, puedes apoyarte en las soluciones de FP&A. 

Los softwares de FP&A tienen como objetivo optimizar el presupuesto, su gestión y su análisis, disminuyendo los errores, la ineficiencia y la pérdida de tiempo.  

Este tipo de herramientas le brindará múltiples ventajas a tu empresa. Entre ellas, lograrás concentrar los datos desde un enfoque financiero eficiente, además alcanzarás mayor productividad y organización en los flujos de trabajo.

Por otra parte, las soluciones de FP&A permitirán un análisis más rápido, exacto y legible de los datos económicos y financieros de la compañía.

Conclusión

Crear proyecciones en contextos normales representa una ardua tarea para el departamento de finanzas. Pero hacerlo en medio de épocas de incertidumbre es más complejo, pues muchos procesos caen en la improvisación y desorganización. 

Evitar que el caos se apodere del área financiera es necesario y exige dejar atrás los métodos de análisis rígidos y obsoletos. Para esto, es ideal adoptar herramientas que mejoren el análisis de datos, que integren la información y que finalmente optimicen los resultados.

En este sentido, la transformación digital es clave para que la empresa supere todos los desafíos y pueda confeccionar un presupuesto de forma eficiente.

En Plika contamos con soluciones inteligentes que te permiten optimizar el proceso de FP&A, logrando que el análisis de datos impacte positivamente en los resultados de tu empresa.