Razones para usar Software FP&A en tu proceso de Planeamiento y Forecast
Los software FP&A en el proceso de planeamiento y forecast ayudan a las empresas no solo a ser más productivas en sus procesos, sino a tomar decisiones rápidas. Con base, siempre, en funcionar como un núcleo entre información real y proyectada, estos desarrollos facilitan además un entorno de colaboración entre todas las áreas.
Una encuesta realizada por Association for financial professionals (AFP) determinó que los equipos de FP&A no suman efectividad sin la tecnología adecuada. ¿Por qué es así? Porque pasan aproximadamente el 70% de su tiempo recopilando y procesando datos, es decir, en tareas manuales.
Sin las implementaciones más convenientes el proceso no solo sería lento y tedioso, sino que además incluiría un margen de error elevado. Veamos.
Ese retraso se debe, en gran medida, a que el equipo no cuenta con un acceso directo a los sistemas de origen. Es decir, disponen de un mar de hojas de cálculo, que generan errores y transforman el procesamiento en algo lento y limitativo.
En este sentido, un software FP&A representa una gran ventaja en torno a garantizar la integración financiera de los datos del negocio, concepto conocido como All-In-One en Plika.
El proceso de planeamiento basado en Excel ya es cosa del pasado…
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Como mencionamos antes, aún existen en las empresas sistemas heredados con base en Excel. Son modalidades de trabajo que ya no logran satisfacer las necesidades ni del negocio ni del mercado, mucho más si lo que se busca es la transparencia en los datos que maneja el departamento de finanzas.
De alguna manera, ejecutar FP&A en hojas de cálculo representa un enorme riesgo para toda empresa: pueden cometer errores manuales, de copiar y pegar, hasta caer en riesgos de seguridad por datos desactualizados o desfasados en el tiempo.
Aún quedan empresas que basan todo su sistema de planificación en Excel, un sistema con un margen de error amplio, que no siempre logra satisfacer las necesidades del mercado.
Por otro lado, las hojas de cálculo no cuentan con grandes capacidades de integración, colaboración y facilidad de uso, como sí pasa con los programas modernos.
En general, el software de FP&A debe ser robusto, capaz de brindar estas características:
- Precisión de datos. Los programas mantienen los datos actualizados y en un solo sitio. Esto ayuda a que se mantenga un control sobre las versiones de trabajo y el fácil acceso por parte de los usuarios autorizados.
- Velocidad y eficiencia de procesos. Estos desarrollos de planeamiento permiten ahorrar tiempo en la elaboración de informes y presupuestos; ejecutan cambios rápidos cuando se lo necesita.
- Integración de datos. Por medio de estos softwares se puede contar con una fuente única de datos unificados para la toma de decisiones.
Tipos de planeamiento desde el punto de vista del FP&A
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Contar con un buen proceso de planeamiento resulta sumamente importante para cualquier empresa. La clave está en poder manejar datos confiables, sin errores, que permitan tomar decisiones que apunten a un mismo objetivo o dirección.
Lograr que el equipo y la empresa avance en una sola dirección es posible. En ello se juegan algunas estrategias claves como la comunicación interna y el trabajo conjunto hacia unos objetivos comunes. Como sabes el término XP&A es cada vez más incorporado por las empresas.
En el mismo sentido, apostar un un tipo de planeamiento debe ser una estrategia corporativa sostenida desde cada área y departamento. Consideremos los diferentes tipos de planeamiento que existen.
Planeamiento estratégico
Dentro de los procesos de planeamiento, la definición estratégica es fundamental. Es en esta etapa cuando se tendrán en cuenta presupuestos, previsiones, análisis de informes confiables. Con la estrategia definida, será posible tomar decisiones de forma rápida y segura.
Durante en planeamiento estratégico se debe tener en cuenta presupuesto, análisis de informes, previsiones, mucho más en contextos cambiantes y de incertidumbre.
En entornos cambiantes, la planificación estratégica adquiere un plus de desafío. Los equipos de planificación y de análisis financiero deben ser capaces de adaptarse y pronosticar los escenarios posibles de forma continua.
Asimismo, el planeamiento estratégico no es nunca unilateral. Toda labor del FP&A se debe sincronizar con la planificación del negocio. Y hacerlo en tiempo real, de forma tal que se generen planes y previsiones que consideren los desafíos presentes y futuros.
Planeamiento táctico
Al planeamiento táctico, por su parte, le corresponde el modelado de la rentabilidad del negocio, y con ello una previsión de precios y costos para productos y servicios. Un objetivo principal en esta etapa es la automatización de cada una de las prácticas administrativas de costes.
Para ello, se usan casos de finanzas a prueba para lograr un buen resultado. Este tipo de proceso de planeamiento es clave debido a que toda planificación requiere de una perfecta claridad, transparencia y visión de la empresa.
Se trata de vincular los costes administrativos con las finanzas centrales y unificar los esfuerzos. Por medio del planeamiento táctico, se elaboran presupuestos de base cero o histórica, se modelan márgenes de rentabilidad, se analizan precios, se proyectan fusiones, adquisiciones y cesiones.
Planeamiento operativo
El siguiente tipo de planeamiento es el operativo. Este se vincula directamente con la ejecución de las estrategias. El planeamiento operativo acelera el tiempo de respuesta, conectando los planes financieros en función de ciertos resultados esperados.
Con este planteamiento apuesta a la estrategia de la organización en pos de una misma visión. Contar con un sistema único, que proporcione confianza y procese los datos en tiempo real, facilita el seguimiento de las acciones y aporta oportunidades reales de modificar el rumbo, en caso de ser necesario.
Pasos principales en el proceso de planeamiento
Finalmente, el proceso de planeamiento y forecast debe seguir los siguientes pasos. Por supuesto, esto será mucho más fácil si se lo hace con la herramienta de FP&A adecuada. Veamos:
Análisis
El primer paso, sin dudas, es conocer qué pasa realmente con las finanzas. Un análisis exhaustivo, minucioso y detallista es fundamental para tener diagnósticos certeros y que aporten solidez hacia lo que sigue.
De nada sirve una planificación sobre un análisis mezquino o confuso. Al final, no sería más que un gigante con pies de barro.
Durante la etapa de análisis en el proceso de planeamiento es necesario revisar datos como el capital, los activos, cuentas a cobrar, cash flow, entre los más importantes.
Para poder hacer el análisis de la realidad financiera de la empresa es clave revisar datos concretos. Por ejemplo: estados de situación, capital, activos, flujos de caja, pasivos, entre otros.
Será el punto de partida para proyectar el siguiente año, ya sea que luego utilices presupuestos base 0 o base histórica, los objetivos dependen en gran parte de la información de los últimos años del negocio.
Un software especializado en los procesos de planeamiento aporta efectividad y agilidad en esta etapa de análisis. Mucho más, cuando es necesario coordinar con el departamento de contabilidad de la empresa a fin de conseguir datos precisos.
Tal como vimos en nuestro canal de YouTube, aquí te mostramos un ejemplo de cómo analizamos en Plika la rentabilidad de un negocio en menos de 5 minutos:
Formulación
Una vez que se completa el análisis y se tiene en cuenta una perspectiva amplia sobre lo que pasa con las finanzas de la empresa, es momento de avanzar. Para esto se necesitarán fijar objetivos.
Los objetivos del negocio, por su parte, no surgen solos. Para esto hay que reunirse con la dirección o los responsables de alto nivel para poder elaborar un plan a seguir. Lo importante, en este sentido, es plantearse a dónde se llevará a la empresa, qué se quiere lograr y en cuánto tiempo se quiere.
El objetivo principal (y final) debe ser la rentabilidad de la empresa. A partir de allí, los objetivos siempre deben ser realizables a largo, mediano o corto plazo.
Aquí, cuando se involucran distintas áreas de la empresa, es donde las herramientas de FP&A aportan mucho valor. En vez de enviar mails a cada responsable, preparar una planilla diferente en cada área, y no trabajar en un ambiente único-colaborativo, FP&A propone lo contrario como comentamos en el artículo “Cómo descentralizar el presupuesto en 4 pasos.”
Programación
El siguiente punto del proceso de planeamiento tiene que ver con la programación de la estrategia, en función de las formulaciones previas. Puedes intentar responder a la pregunta qué se hará para asegurar que lo propuesto se logre.
En esta fase, las estrategias deben basarse en datos numéricos precisos. Se trata de una clave insoslayable en el proceso de planificación y forecast: para una buena planificación hay que dejar de lado la intuición. Una vez más obtener apoyo en los datos actualizados que proveen los softwares FP&A es una estrategia que hace la diferencia.
Esta es la etapa de decisiones. Aquí deben quedar asentados algunos cálculos y variables que habrá que seguir muy de cerca a lo largo de todo el ejercicio: gastos, inversiones, liquidez, entre otros.
Ejecución
Finalmente, la etapa de ejecución se pone en marcha en conjunto con la programación. Gran parte del valor de su importancia radica en el análisis de los resultados, en tanto permite determinar si las estrategias planteadas son eficientes, si se deben aplicar cambios, hacer ajustes o sostener la estrategia planificada.
En esta etapa de implementación y ejecución la medición es fundamental. Se trata del consenso de unas métricas e indicadores de valor respecto de los objetivos planteados. Considera la implementación de un tablero de control, por ejemplo, a fin de dar seguimiento a los indicadores consensuados.
El gran desafío del equipo de Finanzas y las áreas en estos casos es que cada cierre de mes, no sea un momento de estrés. Si no existe una solución que extraiga, transforme y cargue los datos del sistema contable en el mismo lugar donde se hicieron las proyecciones iniciales, será un problema a resolver con tareas manuales.
Alcanza la planeación más completa con Plika
Un software FP&A facilita la toma de decisiones. En Plika contamos con un programa sofisticado y específico que respalda la planificación financiera de tu empresa, con vista a los objetivos que te propongas.
Nuestro software aporta a las organizaciones y los equipos responsables del proceso de planeamiento buenas prácticas en el seguimiento, control y análisis de datos. Apostamos por una herramienta que suma solidez y eficacia a los procesos de planificación y presupuestación.
Con Plika, ayudamos a que los equipos de finanzas dejen de lado las hojas de cálculo, de forma tal que dedican menos tiempo a la manipulación de datos y más al análisis. Automatizamos tus reportes financieros y dotamos al equipo de herramientas que facilitan los modos de comunicación a otras áreas.
Conclusiones
Como hemos visto, contar con un software FP&A en el proceso de planeamiento y forecast no solamente aporta agilidad al proceso, sino que también proporciona resultados confiables y efectivos.
Un software FP&A aleja de tu planificación los viejos errores de la carga manual de datos, o el riesgo de tomar decisiones con base datos desactualizados.
La transformación de las finanzas es un hecho y tu empresa no puede quedar ajena a ella. Aporta eficacia y solidez de gestionar el equipo de finanzas con un software FP&A.
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