Plan Económico: ¿Cómo Optimizar Resultados en Tiempos de Crisis?

El mundo ha sufrido una de las peores crisis desde todo punto de vista, tal que ha afectado economías, mercados y empresas: El COVID-19. Lo cierto es que este virus impredecible ha derrumbado cada plan económico a escalas inimaginables.

Pero la vida continúa y cada vez es necesario levantarse frente a este tipo de escenarios. ¿Por qué razón? Porque las crisis no tocan a la puerta solo una vez. En 2020 fue la pandemia, y se extiende hasta hoy, pero ¿Qué ocurrirá mañana?

En este sentido, ¿Cuál es la forma de contar con mayor eficiencia en estas temporadas oscuras? Aquí conocerás cómo optimizar tus resultados en la empresa y salir triunfante de cara al futuro.

La transformación digital como el primer paso

Primero que nada, un plan económico eficiente debe estar soportado por un entorno actualizado, ágil, simple y cómodo.

Si deseas llegar rápido y seguro a tu empresa, no eliges trasladarte en góndola. Enciendes tu auto, aceleras, te conectas por GPS, te relajas, escuchas música y llegas a destino en solo minutos.

¿Qué ocurrió con aquellos que tomaron la opción del río? Tal vez no llegaron o no lo hicieron de la mejor forma. Esta es la transformación digital, la cual nos permite avanzar de manera funcional en cualquier ámbito.

Muchas empresas siguen evitando la tendencia irreversible de mirar hacia el futuro, pero lo cierto es que esta negación tiene consecuencias severas. Y lo peor es que podrán notarse en el corto plazo, por lo que resulta esencial actualizarse.

Las necesidades de tu empresa son diferentes a las de los años 90. Cada vez más, los CEO refuerzan sus planes operacionales y administrativos para responder a situaciones críticas.

La idea es contar con un plan económico funcional en tiempo real. Un plan que se soporte en altos estándares en datos, velocidad y efectividad para reducir costos y estimular el crecimiento empresarial.

La automatización de procesos y su relación con el plan económico

El plan económico tiene una fuerte relación con la automatización de procesos. Cuanto más grande sea una compañía, mayor será la necesidad de FP&A. Hablamos un poco de ello cuando comentamos los “4 desafíos de gestionar las finanzas corporativas en Excel”.

Hablamos de una gran cantidad de datos, presión para cumplir con los tiempos, menor oportunidad a los errores o retrasos. Tareas repetitivas y tediosas que solo agotan a un personal dispuesto a afrontar desafíos.

«Para contar con una empresa sólida y rentable es esencial que cuentes con un buen plan económico. Apóyate en la automatización que te brinda la transformación digital financiera y eleva al máximo la compañía.”

Todos estos elementos causan estrés y un ambiente no productivo lleno de frustraciones. En una empresa automatizada, la participación humana no desaparecerá por completo, en ningún proceso, sino que se verá potenciada.

Es obvio que una plataforma, por muy avanzada que parezca, no es autónoma. Asimismo, si cuentas con ella, podrás cumplir con un plan económico ideal para lograr tus objetivos de forma más ágil.

Alcanzarás la eficiencia en tus actividades al disfrutar de las bondades que proporciona la tecnología. Así darás a tu equipo de mayor tiempo libre, menor estrés y tranquilidad en cuanto a precisión de datos, con lo cual se crea un ambiente productivo.

Hoy, la automatización de procesos genera las condiciones adecuadas para lograr un plan económico eficaz. ¿Por qué? Porque permite a los equipos de finanzas enfocarse en cada aspecto de la empresa de una manera más integral.

En poco tiempo y sin mayores problemas, podrás diseñar estrategias efectivas que den respuestas claras y lógicas. Respuestas para satisfacer una demanda general de crecimiento y rentabilidad.

La automatización eficiente provee los factores esenciales y necesarios para el éxito de la empresa en poco tiempo. Mencionemos solo algunos:

• Pronósticos más certeros

• Informes de variación presupuestaria

• Toma de decisiones estratégicas

• Análisis “what-if”

• Dinamismo y continuidad en cada proceso

• Uso del historial de datos

• Integración de las partes del negocio

¿Dónde encontrar esa automatización que te permita acceder a un plan económico efectivo? Mediante las plataformas FP&A, tu equipo financiero podrá reforzarse, desarrollarse y ver crecer a la empresa de manera consistente.

Atrás quedaron las hojas de cálculo de Excel, que, si bien no deben ser desechadas del todo, generan errores, si no se complementan. Un ejemplo claro de esta consecuencia fue “El impacto del COVID-19 en el Cash Flow”.

Hay una necesidad que predomina en todo esto y tiene que ver con la capacidad de análisis de grandes volúmenes de datos. La respuesta es un software que permita mayores oportunidades de negocio por su capacidad de análisis rápido.

Las empresas requieren mayores soluciones en cuanto a presupuestación, verificación de datos y compatibilidad con herramientas actuales. Allí se encuentra la oportunidad para una plataforma de Financial Planning & Analysis.

Aportan agilidad, fácil de uso (porque están pensadas y diseñadas bajo la mirada de la UX) y, para que el usuario logre trabajar cómodo, son muy intuitivas y cómodas.

Además, resulta esencial para que varios departamentos se puedan alinear participativamente en cualquier proceso.

¿Cómo mantener la calidad de los datos?

Mientras que tu empresa sigue escalando debe prevalecer la calidad, ¿Cierto? Y mientras esto ocurre es probable que haya más datos por analizar. 

La calidad de los datos permite una visión nítida sobre el estado de la empresa, en tanto facilita la detección de errores. En su momento la herramienta Excel brindaba una solución que, poco a poco, se ha vuelto menos eficiente.

Ahora, una organización no puede mantener la precisión o calidad de los datos solo mediante hojas de cálculo. Estas suelen ser proclives a inexactitudes, incluso por la tarea de copy-paste que deja mucho margen de error.

La automatización anula la entrada de datos repetidos, porque reduce el riesgo del error humano frente a tareas monótonas y repetitivas. Es una solución muy conveniente para el área de finanzas, donde se manejan datos diariamente.

Automatizar la planificación financiera simplificará una parte gigante del trabajo. Sin embargo, es esencial que las empresas sepan combinar el método financiero actual con nuevas tecnologías que impulsen el negocio.

Para ello, es clave conocer la diferencia entre los tipos de herramientas existentes que buscan funcionar complementariamente para darte un plus en tus decisiones. Puedes ver una distinción clara en “¿Qué diferencias hay entre un ERP, CRM, BI y FP&A?”.

Sabemos que las tareas ideales para contar con una automatización en la planificación financiera están enfocadas hacia la repetición.

Imagina una empresa que no cuente con sistemas modernos que permitan agregar o distribuir datos entre varios departamentos. Hoy más que nunca es inminente contar con modernización y rapidez en el flujo y análisis de la cuantiosa información disponible.

Un ejemplo de la automatización es la extracción de datos que permita un proceso de consolidación de la información. Esto se traduce en menor tiempo de labor para los equipos de finanzas y más eficiencia en varias tareas.

Al poseer un mecanismo FP&A podrás confiar en los datos de cada proceso, que te brinda un sistema traqueable.

«Con un software FP&A accede a datos confiables y automatiza la planificación financiera, recopilación, generación de informes y presupuestos. Integra esta poderosa herramienta a tu plan económico.”

Desarrolla la estrategia corporativa adecuada para tu organización de manera flexible y sin lentitud. Esto es clave porque ningún plan, por muy favorecedor que sea, debe caracterizarse por robarte tiempo.

Un tiempo que podrías estar aprovechando en nuevas relaciones comerciales o negocios ideales para el crecimiento de la empresa.

El uso de pronósticos rápidos para la toma de decisiones

Mantente al día con las tendencias de FP&A. Esto te aporta una mejor comprensión sobre cómo pueden impactar los cambios en tu organización.

Recuerda que para la organización es esencial contar con pronósticos rápidos; estos a su vez, se traducirán en una toma de decisiones inteligente que conlleve a un plan económico sano.

Pero las predicciones nunca serán un hecho inminente, ya que nadie conoce el futuro. Sin embargo, tus proyecciones pueden contar con más precisión y solvencia.

FP&A te aporta una planificación financiera ágil, enfocada en cambios continuos y comunicación proactiva. La clave se encuentra en la flexibilidad, la cual permite responder al cambio sin demoras.

Piensa en una herramienta sólida, 100% cloud, que lleve tu empresa a un nivel más alto. Esto representa un avance enorme en comparación con las hojas de cálculo, las cuales han ocasionado errores de millones de dólares.

En la actualidad, muchas empresas entienden la necesidad de contar con un modelo de planificación dinámico y flexible. De hecho, más del 80% de los CFO, además de otros roles gerenciales, tienen la expectativa de priorizar esta tecnología para este año.

Obstáculos comunes que entorpecen tu plan económico

Existen algunas trabas en el proceso hacia un plan económico empresarial. Es esencial identificarlos, ya que este representa el desarrollo de una compañía y sus objetivos de crecimiento.

Los equipos de finanzas tienen un gran desafío por delante para mejorar y optimizar el proceso financiero. Pero antes, es necesario evitar estos obstáculos comunes. Te explicamos esto en #4 ejemplos.

#1 Datos sin fidelidad

¿Sabías que un 95% de las empresas dependen de las hojas de cálculo para su planificación financiera? Esto supone una exageración de tiempo invertido en un trabajo que puede tener muchos errores debido a un ingreso ejecutado de forma manual.

Las hojas de cálculo de Excel son muy sencillas de usar, pero a la vez propensas a arrastrar errores. Y este patrón no se resume solo a pequeñas pymes, sino a grandes empresas como JP Morgan.

La compañía perdió alrededor de 6 mil millones de dólares debido a un error en su hoja de cálculo. De igual manera, un error de esa naturaleza, a TransAlta, le costó 24 millones de dólares.

Por esta razón, es esencial automatizar las tareas repetitivas que puedan generar errores solo por disponer de las herramientas adecuadas. En ese sentido, lo importante es acceder a alternativas eficientes y ágiles como FP&A.

Invertir en una plataforma basada en datos aporta una gran ayuda al plan económico de las organizaciones. Puedes ahorrar costos y contar con números más precisos tanto en tus informes como en tus estrategias para elevar el nivel empresarial.

#2 Tiempo perdido en recopilación de datos

Es posible que cuentes con un equipo trabajando de forma manual en varias hojas de cálculo a la vez. Seguramente, el ingreso y consolidación de datos requiere un tiempo largo.

Además, cada quien deberá esperar que el otro ingrese sus datos para completar este proceso. Esto indica que la ejecución de estas tareas no cuenta con un sistema eficiente, automatizado y ágil.

Hoy, las actividades deben contar con un entorno más dinámico que se adapte a esta era de inmediatez y tecnología. Automatizar el proceso de planificación en actividades repetitivas utilizando una plataforma funcional es lo ideal.

Permite que cada miembro del equipo de finanzas se enfoque en lo que más importa: un análisis de datos sin errores y más preciso. Las personas no pueden perder tiempo valioso dedicando su energía a tareas tediosas e improductivas.

Por ello, la inversión en una plataforma PF&A es lo más indicado para tu empresa. Evita al equipo actividades como recopilar datos. Es mejor proveer un ambiente más sano donde se desarrollen, se asocien con clientes y logren mayor rentabilidad.

#3 Alineación de equipos

El método de las hojas de cálculo no facilita a los equipos compartir y consolidar información, tampoco ejecutar cambios, entre otros. Esto se debe a que no cuentan con flexibilidad como una plataforma FP&A.

Esta problemática afecta a muchos departamentos que deben trabajar en conjunto para la elaboración de un plan económico integral.

«Las hojas de cálculo de Excel poseen cierta funcionalidad para tu plan económico, pero es necesario combinarlas con FP&A, una herramienta que proporciona flexibilidad, eficiencia y mayor rapidez.”

Paralelo a esta situación se encuentra el hecho de que muchas compañías utilizan el mail como principal medio de comunicación interna. Al colaborar en el proceso de presupuestación, cada quien se conduce a través del correo electrónico.

Esto trae como consecuencia varios hilos perdidos que desaparecen entre tantos correos recibidos y enviados.

Resulta esencial la colaboración entre departamentos, pero bajo normas específicas y funcionales, en una plataforma eficiente que no genere retrasos, y que además asegure la continuidad y el seguimiento de la información.

Si deseas salir exitoso en el proceso hacia un buen plan económico, es necesario alinear el equipo en una estructura que realmente funcione.

#4 Nueva perspectiva

Es importante tomar en cuenta los escenarios sorpresivos como la pandemia, la cual nos hizo comprender mucho sobre las fallas a nivel empresarial. Si quieres que tu empresa siga siendo competitiva, debes adaptarte rápidamente a los cambios.

Los conocimientos previos que funcionaron en tus presupuestos hace 3 años ya no responden a las necesidades actuales. Ni son funcionales para una economía en constante evolución como la actual.

Realiza un seguimiento inteligente de tus KPI en previsión y presupuesto en tiempo real. Esto aportará un mejor estado financiero a tu empresa.

Recuerda siempre que debes estar un paso adelante en tecnología y procesos. Cuenta siempre con un equipo de finanzas que te provea de:

• Accesibilidad en la nube para ganar velocidad y tiempo

• Colaboración grupal mediante la plataforma FP&A

• Experiencia de usuario dotada de simpleza y comodidad

• Reportes en tiempo y forma con actualizaciones para tus presentaciones

Puedes leer más de estos “Pains” o “Dolores” citados por los equipos de finanzas a la hora de trabajar sin tecnología de apoyo en estos dos artículos, “Los dolores de las áreas financieras – Parte 1” y “Los dolores de las áreas financieras – Parte 2”.

Mejora el plan económico de tu empresa con Plika

Un plan económico eficiente requiere de medidas firmes y enfocadas al avance de la empresa en términos de operatividad y rentabilidad. Sobre todo, a la perdurabilidad en el mercado y la confiabilidad para con sus clientes.

En Plika innovamos para la salud financiera de tu empresa, dotándola de la tecnología más avanzada. Contamos con paquetes diseñados a tu medida con múltiples funcionalidades.

1. Podrás proyectar tu estructura de capital y rentabilidad, dar seguimiento a los ingresos y salidas, administrar el Working Capital, entre otros.

2. Analiza tus datos de forma integrada y sin trabas que generen retrasos: descentraliza la carga, reduce errores y consolida toda la información. En Plika queremos que tu organización crezca obteniendo los números deseados.

3. Estamos disponibles alrededor del globo entero para todo tipo de empresas. Lúcete con reportes inteligentes, totalmente personalizados y mucho más rápidos gracias a la automatización.

Conclusión

El plan económico exitoso requiere no solo personal capacitado y comprometido con la empresa. Caso contrario, se trata de contar con un todo que cada vez evolucione brindando mejores herramientas, mayor actualización, menos estrés.

En Plika comprendemos tus necesidades y modernizamos tu estructura en pro de la eficiencia, agilidad y mejoramiento de procesos hacia un mañana más sólido. Somos expertos FP&A y te brindamos una plataforma en la nube de fácil acceso.

Cuenta con un enfoque financiero distinto que impulse tus acciones y te acerque al logro de tus objetivos. Toma decisiones rápidas y proyecta tu futuro empresarial con nosotros.