¿Cómo erradicar los retrasos en la toma de decisiones de tu negocio?

La toma de decisiones es el proceso en el que se elige una opción entre diferentes variables o alternativas. Estas pueden estar orientadas a enfrentar o a solucionar un problema, en tanto son la base de las acciones específicas que se seguirán y que, sin duda, tendrán impacto en la empresa.  

A su vez, es importante resaltar que gran parte de las decisiones de un negocio se toman sin la ayuda de la tecnología. Según el estudio “Agile finance unleashed. The key traits of digital finance leaders” de Oracle (2019) tan solo el 11% de las empresas  implementan inteligencia artificial en las funciones financieras. 

Por otro lado, el 39% de las empresas que agilizan sus análisis con la tecnología considera que tiene una alta capacidad de integrar datos financieros y no financieros al momento de tomar decisiones (Agile Finance Unleashed, 2019).  

Otro dato de interés respecto de los retrasos y que llama la atención es que el 37% de los CFO encuestados (siempre en el mismo estudio) afirma que pasan más tiempo recopilando datos que analizándolos. Es decir, el proceso es más largo sin necesariamente ser más efectivo.

Asimismo, el 46% de los gerentes de proyectos afirma que cumplir con los plazos de sus proyectos representa un gran desafío (Agile Finance Unleashed, 2019).

Ahora bien, ¿Acaso es posible agilizar la toma de decisiones de una empresa para que no haya retrasos? Veamos algunos puntos que pueden ayudarte en este sentido:

La importancia de analizar las alternativas

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Que el retraso de la toma de decisiones sea un mal común no hace que este aspecto sea menos grave. Entonces, es importante analizar qué alternativas existen en el mercado para aportar una solución efectiva a esta problemática.

De hecho, gran parte de los encuestados en nuestros estudios, aseguran que el primer problema que tienen en su empresa es entregar fuera de término y con muy poco análisis final el presupuesto consolidado. También así, manifiestan que, incluso, suelen reportar el control financiero 15 días después de cerrado el mes.  

«Es importante que analices las alternativas existentes para encontrar la mejor solución financiera para tu empresa.»

Este panorama hace que no se tomen decisiones relevantes para la empresa a tiempo. Además, el atraso puede impedir que se analice exhaustivamente la información con la que se cuenta para tomar mejores decisiones en la estrategia de negocios.

En este sentido, la tecnología viene a suplir estas fallas, de forma que se puede entregar en tiempo y forma la información necesaria para tomar decisiones oportunas y efectivas. La implementación adecuada aporta inmediatez, rapidez y eficacia en el seguimiento de los datos.

A fin de cuentas, datos desactualizados y decisiones tardías pueden dañar la reputación de tu empresa o, incluso, poner en riesgo su continuidad. Es decir, las decisiones equivocadas en el momento inoportuno podría generar pérdidas comerciales, el colapso del proyecto o su entero fracaso.

Etapas del proceso de toma de decisiones

Tanto el proceso de control, como la toma de decisiones cuentan con diferentes etapas. Estas podrían variar en función de la empresa y su estatus. Por ejemplo, si está ante una crisis o no. Pero, en general, se dan las siguientes fases:

• Análisis de la situación para identificar posibles problemas. En esta etapa se establece una situación o problema, se fija el objetivo que se quiere lograr y los beneficios esperados. Además se estudia el contexto y las condiciones.
• Identificación de alternativas. Una vez identificado el problema, se sigue con la identificación de las alternativas o propuestas para afrontar la situación. En esta etapa se consideran cada una de las opciones posibles en función de la utilidad de cada una frente al problema y los objetivos.
• Análisis de alternativas. Se analiza en detalle cada una de las propuestas en función de las fortalezas y debilidades que podrían significar.
• Examinar el impacto y efectividad de las alternativas. A continuación se hacen pronósticos de impacto y efectividad, es decir, valorar cómo se podría lograr el objetivo y de qué modo afectaría a la empresa.
• Definir criterios. Se establecen los criterios de selección, conforme los riesgos que se decida asumir.
• Selección de alternativa. De acuerdo con los criterios establecidos y el análisis de las opciones disponibles, se opta por la alternativa que mejor se adapte a los objetivos.
• Implementación. Una vez tomada la decisión frente al problema se informa a todas las áreas y roles afectados y se da inicio a la planificación y organización previas.
• Evaluar resultados y hacer un informe. El seguimiento de la implementación es tan importante como la decisión. Solo de esa manera se podrá verificar lo pertinente de las acciones y aplicar los cambios necesarios para mantenerse alineados con los objetivos que se persiguen.  

La identificación y el seguimiento de estos pasos permitirá comprobar si una solución resultó satisfactoria o no. Por lo cual, el análisis se deberá recoger en un informe que detalle cada paso que se dio hasta la toma de decisión, y que explique el impacto sobre el problema.

Principales causas de los atrasos en la toma de decisiones

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Ahora bien, es imprescindible que los líderes de los proyectos puedan entender qué causa los retrasos en la toma de decisiones de la empresa. Veamos a continuación, algunos de los escenarios más comunes a este respecto.

«Los líderes de equipos deben entender perfectamente cuál es la causa de los retrasos en la toma de decisiones de una empresa a fin de aplicar las correcciones necesarias.»

 

• Existen cambios en el alcance que tienen los proyectos.
• Los recursos de los departamentos de finanzas dejan de estar disponibles.
• El cronograma del proyecto no está claro o no fue planificado de forma correcta.
• Las fechas de entrega u objetivos no son realistas debido a dificultades en el acceso a la información.
• Los proveedores externos no entregan a tiempo.
• Las comunicaciones de las partes interesadas no son eficaces.

La importancia de agilizar la toma de decisiones

Como vemos, son muy variadas las causas por las cuales se presentan los retrasos. Así, resulta recomendable contar con una metodología ágil que pueda hacer más efectivo el proceso. Esto es importante porque con las herramientas y habilidades adecuadas se puede lograr:

• Presentar un número mayor de alternativas a considerar.
• Adoptar las necesidades y requerimientos de la decisión tomada con mayor facilidad y mejor información.
• Comunicar las decisiones a los distintos departamentos y áreas de la empresa con efectividad.

Estrategias para evitar atrasos en la toma de decisiones

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A la hora de evitar retrasos en la toma de decisiones, la mirada integral sobre la visión de las áreas de la empresa, así como la disponibilidad de datos son fundamentales. 

Esa parece ser la clave de la gestión ágil: procesos continuos, que apuntan a la mejora y se consolidan sobre información de valor. Veamos algunas recomendaciones en ese sentido:

• Haz una reunión con tu equipo

Si el proyecto se retrasa, reúne al equipo para alcanzar una estrategia en conjunto. Establezcan el tiempo que tomará completar la asignación con demora y cuánto costará.

• Prioriza las tareas a realizar .

Haz un plan que se ajuste a la decisión que tomaron. Prioriza las tareas y revalúa el plan original para ver cuáles asignaciones ya se hicieron, cuáles se pueden eliminar y a cuáles se les debe dar prioridad.

• Establece los nuevos plazos 

Cambia la fecha de vencimiento y establece las nuevas fechas con base en las tareas planteadas anteriormente. Asegúrate de que los nuevos tiempos sean realistas.

• Comunícate con tus colaboradores 

Es importante que mantengas informado al equipo de los retrasos, cambios de planes y expectativas. La comunicación es clave en la gestión de cualquier proyecto y una estrategia más a la ahora de asegurarte de que todos entiendan cómo gestionar sus tareas a tiempo.

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Software FP&A de Plika: tu aliado para la toma de decisiones ágiles

Si eres un CFO y aún confías en hojas de cálculos y alertas en tu calendario para estar al día con la agenda, es probable que sientas la presión de los retrasos constantemente. Sin embargo, existe una alternativa a esa situación y es el uso de un software FP&A como el de Plika.

Se trata de un desarrollo que permite gestionar tus proyectos efectivamente, agiliza todo el proceso y otorga visibilidad a tu equipo de trabajo. Todo con el fin de evitar retrasos que te resulten costosos.

«Por medio de un software FP&A puedes gestionar tus proyectos efectivamente y agilizar todos los procesos relacionados a la toma de decisiones.»

Desde Plika, podemos ayudarte a agilizar los tiempos y la información para la toma de decisiones. Con base en datos reales, confiables y actualizados, podrás acceder a informes y reportes desde la nube. Así, se gana velocidad y calidad al momento de analizar los escenarios presentes  de la empresa.

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Conclusiones

La toma de decisiones, ciertamente, es un proceso clave para determinar el avance y futuro de un negocio. Por lo que una mala gestión de este factor puede ser sumamente peligroso para las empresas.

Por otra parte, hay que resaltar que aunque las decisiones finales se tomen por una persona o un par, es necesario tomar en cuenta todas las alternativas o propuestas posibles con base en datos confiables. 

Desde el área de finanzas y con el soporte de la metodología y desarrollos tecnológicos adecuados puedes aportar valor a la empresa a la vez que imprimir efectividad a tu tarea. A fin de cuentas, con los reportes adecuados la dirección estará en mejores condiciones de tomar decisiones oportunas y atinadas..

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