Los 5 pasos clave para mejorar el control de gestión en tu organización
¿Te has preguntado alguna vez por qué hay empresas que son saludables y alcanzan sus objetivos, y otros andan penando y sobreviviendo de crisis en crisis? Gran parte de la respuesta está en el control de gestión, una práctica clave para el éxito de cualquier organización.
Hoy queremos profundizar sobre este proceso crucial, por lo que proponemos repasar qué es el control de gestión en una empresa, cuáles son sus dolores habituales en nuestras empresas, cómo podemos lidiar con ellos y, ya que estamos, sugerirte algunas ideas que puedes implementar en tu negocio.
¡Veamos!
¿Qué es control de gestión? Una definición
Como hemos mencionado, el control de gestión es una práctica que permite que algunas empresas alcancen sus objetivos estratégicos. Se basa en la recopilación de información de todas las áreas del negocio, su procesamiento adecuado en cuanto a registros y cómputos y luego, el análisis y proyección de la información recopilada para sustentar una toma de decisiones inteligentes.
El control de gestión permite poner límites a los gastos, alinear inversiones con objetivos, ordenar el flujo de ingresos, desarrollar nuevas líneas de negocio en base a la información obtenida del negocio y muchas otras más que son de alto valor.
Ignacio Gómez, contador con experiencia en pymes de más de 50 empleados, multinacionales y emprendimientos familiares, nos aporta entrevistado por este blog:
“El control de gestión es algo puramente interno de la empresa, aporta a que la empresa tenga buena salud financiera, a la comunicación y el debate interno, sin necesidad de trascender al cliente”.
Veamos en el detalle teórico cómo llevar adelante un proceso de control de gestión.
Principales métricas del control de gestión
Tal como lo menciona Deming:
“No se puede mejorar si no se gestiona. Y no se puede gestionar si no se mide”.
Es por ello que las métricas del control de gestión son un elemento primordial para todo controller o CFO, y deben tenerse a la mano en la elaboración de todo tablero de control de gestión. En esta guía hemos decidido recomendarte algunas de las principales métricas o KPIs de control de gestión que deberías tener en cuenta a la hora de llevar adelante el proceso.
Te invitamos a que conozcas más sobre cada KPI, cómo se mide y qué resultados señalan un sistema de control saludable, haciendo clic en el enlace.
- Variación presupuestaria: Esta métrica, la más sencilla, mide la diferencia entre los conceptos presupuestados y los costos reales. Una variación negativa indica que los costos reales están por encima de los presupuestados, mientras que una variación positiva indica lo contrario.
- Porcentaje de cumplimiento de presupuesto: Esta métrica mide qué porcentaje del presupuesto ha sido gastado en un período determinado. Un alto porcentaje de cumplimiento indica una buena gestión presupuestaria, mientras que un bajo porcentaje puede indicar problemas.
- Tasa de gasto: Esta métrica mide el ritmo al que se está gastando el presupuesto. Si la tasa de gasto es demasiado alta, puede indicar que el presupuesto se está gastando demasiado rápido y que se necesitan ajustes para evitar una desviación.
- Tasa de avance: Esta métrica mide el progreso real en comparación con el progreso planificado. Si la tasa de avance es demasiado baja, puede indicar que el proyecto se está retrasando y que se necesitan ajustes para recuperar el tiempo perdido.
- Análisis de varianza: Esta métrica descompone las desviaciones en componentes para identificar las causas subyacentes. Por ejemplo, se pueden analizar las desviaciones de costos para determinar si se deben a aumentos de precio, cambios en el alcance del proyecto o problemas de eficiencia.
- Análisis de tendencias: Esta métrica compara los resultados actuales con los resultados históricos para identificar patrones y tendencias. Si se detectan tendencias negativas, se pueden hacer ajustes para corregir la desviación.
Procesos de control de gestión
El control de gestión es un proceso. Como todo proceso, debe pensarse como una sucesión de tareas. De cada etapa o fase obtenemos indicadores y métricas. Rubén Rosado Díaz, ex CFO y actualmente partner de Plika en proyectos de México, nos ayuda a comprender el control de gestión citando Peter Drucker al decir que “lo que se mide, se mejora”.
El siguiente gráfico, provisto por Rubén, ilustra de una forma resumida y actualizada cómo la gestión integra las fases de análisis y cumplimiento apoyada por la medición activa del desempeño:
Entonces, si tomamos como base la definición estratégica del negocio, es la dirección general quien establece a dónde quiere llegar y a través de qué objetivos. Es decir, el “qué” vamos a hacer como empresa: por ejemplo, definir si se entrará a un nuevo mercado, si se desarrollará una línea de productos nuevas o si se impulsará un canal de ventas o distribución.
Rubén Rosado Díaz nos explica:
«Una vez definidos los qué y a dónde queremos llegar, establecidos en la etapa estratégica, normalmente las empresas comienzan a organizar y ejecutar, que es la fase de operaciones que deben estar alineada a las estrategias para buscar alcanzar los objetivos previamente planteados».
Las operaciones son dirigidas por gerentes, pero reflejadas a través del registro de las transacciones que generan, por ejemplo, el resultado de la operación de vender es la suma de transacciones reflejadas en las facturas de venta de un período determinado, que nos da como resultado un total de ingresos por cliente, producto, canal de venta, zona geográfica, vendedor.
Otra vez Rubén concluye:
“Las cifras mencionadas no deberían ser buenas o malas per se, pero el análisis que se realiza en la fase de gestión le atribuyen una valoración y determinan si cumplen o no la estrategia originalmente establecida. En nuestro ejemplo, si la estrategia fue desarrollar una línea de producto y vender X cantidades a Y precio promedio para el mes de julio del 2023, éste será nuestro parámetro de medición del desempeño”.
El rol del Analista de Control de Gestión: requisitos y características
En este punto, queremos hacer foco sobre la tarea del analista de control de gestión. Este rol se ha vuelto en los últimos años cada vez más demandado tanto por las grandes empresas como por start ups e, incluso, pequeñas y medianas empresas. Forbes colocó recientemente al puesto de Controller como una de las 10 profesiones mejor pagas en los Estados Unidos durante 2022.
El controller tiene la responsabilidad de ejecutar los procesos y herramientas que componen al control de gestión. Entre sus principales deberes encontramos:
-
Relevar información sobre el comportamiento de las distintas ramas del negocio
-
Registrarla e imputarla en el sistema de información correspondiente
-
Analizar la información en búsqueda de tendencias, oportunidades de nuevos negocios o de mejores financieras a la administración
-
Presentación de la información, las conclusiones y las sugerencias profesionales al cuerpo ejecutivo de la empresa.
Es por ello que un controller debe tener amplios conocimientos no sólo de finanzas, sino también otras aptitudes como una excelente comunicación, conocimiento profundo del negocio y de la cultura de la compañía y sostener actitud de compromiso, resiliencia ante las adversidades y mentalidad proactiva y de no victimización. Como opina Ignacio Gómez:
“Requisitos clave para un Controller son conocer el negocio, saber qué y cómo medir”
Problemas típicos del control de gestión: 5 tips para mejorar
Los dolores en el control de gestión son una cosa habitual: no debes preocuparte si los padeces a diario en tu empresa. Ya sea trabajes en una gran compañía, en una pyme o en una strat up, es muy probable que luches con un montón de problemas y situaciones diarias que aquejan a otros colegas también en América Latina.
Te damos a continuación, si nos permites, cinco consejos para mejorar el control de gestión en una empresa que hemos aprendido en base a nuestras experiencias implementados sistemas de FP&A en nuestros clientes. ¿Nos acompañas?
#1 Discusiones en el equipo y falta de consenso: Pon los datos en el centro de la escena
En los equipos de trabajo siempre hay discusiones y debates fervorosos por la diferencia entre distintos puntos de vista. Esto es muy válido y valioso, siempre y cuando lleguemos a una conclusión que dé valor al negocio. Para alcanzar tal conclusión, debemos poner la búsqueda del dato en el norte.
El economista Milton Friedman, en todo debate, decía: “First, the data”. En nuestra organizaciones funciona similar: procuremos trabajar siempre con gráficas, charts y estadísticas confiables sobre la mesa a la hora de hacer análisis.
#2 Falta de colaboración de las áreas: Impulsa un control de gestión desde una actitud de liderazgo cross
Todo Controller ha tenido que lidiar con jefes de área que no contribuyen positivamente al proceso. Este problema es mucho más común de lo que te puedes imaginar.
Si sucede en tu organización, nuestra sugerencia es cambiar el enfoque en dos aspectos cruciales y tratar de comunicarlo al resto de las áreas:
-
El control de gestión es llevado adelante por el equipo financiero, pero no es una tarea exclusiva de finanzas. Todos los responsables de área tiene su parte también en él.
-
El éxito o fracaso del control de gestión impacta en todo el negocio. Por lo tanto, lo mejor para la empresa (y para cada uno de nosotros, por ende) es aprender a trabajar de forma colaborativa.
Aquí Ignacio Gómez nos aporta un comentario de valor:
“Parte del aporte del Controller es ayudar a determinar si un negocio o una parte del mismo es rentable o no, y sugerir decisiones en función de ello. En esto, el control de gestión es lo único que te ayuda a identificar la rentabilidad por proyecto, por cliente, realizar una proyección, decir cuanto gana el negocio, donde y haciendo que. No podrías saberlo sin hablar de los números, sin medir con herramientas financieras”.
#3: No sabemos cómo se producen los desvíos: utiliza el método socrático
¿Qué tiene que ver Sócrates con el Control de Gestión? Pues, no mucho, a decir verdad. No obstante, el famoso filósofo griego nos dejó un método para llegar al conocimiento que es muy útil aplicado a control de gestión: nos referimos a la mayéutica. Esta práctica intelectual consiste en preguntar cada vez más a fondo sobre las causas o enunciados que estamos analizando.
En negocios, Toyota acuñó algo similar, llamado el “Método de los 5 whys”. Entonces, cuando detectamos un desvío, por ejemplo, en los costes de marketing de la empresa, podemos preguntarnos: ¿por qué se excedió la empresa del presupuesto para marketing? Porque tuvo muchos gastos en el período. ¿En qué se gastó y en qué se había presupuestado gastar? Hubo inversión fuera de presupuesto en afiches y folletos. ¿Por qué mandamos imprimir más afiches y folletos?, y así.
#4 No podemos reducir el Time to Close: Profundiza el trabajo en las tres P
El tiempo de cierre es uno de los dolores más importantes de los equipos financieros en pymes y grandes empresas. Según Accenture, en una encuesta de 2022, más del 80% de los CFOs entrevistados señaló que se insumía mes a mes demasiado tiempo en ello, más del que les gustaría.
Las tres P son las personas, los procesos y los productos (o herramientas). Si tienes problemas para mejorar alguna de tus métricas, como suele suceder con el Time to Close, pon el ojo en estos tres factores fundamentales.
¿Necesitas reducir el estrés de este proceso? Mejorar la capacitación del personal, repensar procesos establecidos e indiscutidos y hacer una actualización del sofware de información pueden ser tres buenas ideas.
#5 Perdemos mucho tiempo en procesos que son siempre iguales: automatiza
La automatización es un tema en boga por estos días. No hay discusión sobre ello: nuestras empresas están repletas de tareas que son siempre iguales, que hacemos de la misma manera una y otra vez.
Si bien es cierto que no todas las empresas o emprendimientos pueden comprar un software que te ayuda a automatizar tareas como puede ser Plika, también es cierto que el ROI de invertir en una herramienta de estas características debería hacer repensarlo como un gasto no necesario en estas épocas.
En general, el uso de un software idóneo es superador. El Cr. Gómez, de amplia experiencia en compañías grandes y pequeñas, nos habla desde su experiencia cuando nos dice que
“El excel, a medida que se va complejizando el negocio, se va quedando atrás. Si bien sirve, y es una gran herramienta, se queda corto en cuestiones como que estas todos el tiempo escribiendo cosas, o actualizando, la visibilidad no es la mejor comparado con un software específico. En fin, en cosas así se queda corto”.
¿Cómo montar un tablero de control de gestión eficaz?
De acuerdo con lo hablado anteriormente, queremos proponerte que hablemos de una solución de FP&A. Un software como Plika te permite, en la práctica de negocios, incorporar todas las estrategias planteadas que deben ser representadas en parámetros financieros tales como ingresos, costos, gastos, activos, deudas y flujo de efectivo.
Si logramos traducir la estrategia en resultados financieros esperados y el nivel de operaciones en transacciones cuantificables estaremos bien preparados para, a través de una FP&A, desarrollar los esquemas de gestión estratégica, operativa y por supuesto financiera que se requieran para medir y mejorar los resultados creando valor a todos los involucrados.
En este sentido, no hay mejor forma de establecer un sistema organizado, formal y replicable de gestión del desempeño que mediante un software específico como Plika, que nos permite mejorar todo lo que el registro, medición y comparación de información en cuanto a resultados generados: esto es, históricos contra proyectados.
Para montar un tablero de gestión eficaz, entonces, el uso de una herramienta idónea es indispensable. Los ERP, por ejemplo, por sí solos, proveen únicamente de las transacciones históricas, pero se requieren soluciones especializadas de FP&A para desarrollar los Estados Financieros proyectados a futuro en un tablero de gestión completo y comparar así los resultados obtenidos contra los esperados, permitiendo anclar en una especia de ciclo de mejora continua de Deming.
Notas finales
Como conclusión, el control de gestión es el acto de planificar, evaluar, ejecutar y controlar las medidas financieras y económicas en la administración de una empresa. Como CFO, controller o líder del equipo financiero de tu compañía, necesitas tener un proceso de control de gestión aceitado y funcionando.
Para lograr esto, mejorar las relaciones entre áreas, incrementar la comunicación asertiva, optimizar los procesos internos y contar con una herramienta de software idónea que te permita a ti a tu equipo trabajar de forma cómoda, feliz y eficiente, son elementos indispensables.
