Cash Flow: ¿Cómo detectar oportunidades de mejora en la gestión del flujo de efectivo?

El cash flow o flujo de efectivo es uno de los factores más importantes para el éxito de las pequeñas y medianas empresas. El riesgo de quedarse sin efectivo es trascendental para cualquier negocio, por lo que debe ser controlado mediante una herramienta de cash flow que ayude a prevenir situaciones desafortunadas.

Aquellas empresas que no tengan una gestión del cashflow efectiva pueden quedarse sin dinero para realizar inversiones o “tener que salir” a buscar financiamiento externo, pagándolo más caro que si fuese con fondos propios.

Una definición sencilla de cash flow puede ser “el movimiento de fondos interno y hacia afuera de cualquier negocio”. Estos movimientos deben revisarse y controlarse periódicamente: cuanto más cortos sean esos períodos de control y previsión, más saludable será la gestión del cash flow. Por ello se vuelve muy importante contar con una solución de cash flow que genere valor y, especialmente, que permita automatizar el cash flow, ya que se trata de un proceso que requiere de tareas repetitivas.

Ahora, ¿qué podemos implementar desde el ya en nuestras empresas para mejorar la gestión del flujo de efectivo? ¿cómo automatizar el cash flow? ¿qué se requiere para optimizar estos procesos?

Pero… ¿qué es el cash flow?

Vamos a repasar algunos conceptos básicos, pero que nos vendrán bien para analizar oportunidades de mejora en nuestra gestión del flujo de efectivo.

El cash flow o flujo de caja es la revisión y evaluación periódica de los estados financieros de un negocio. En el cash flow ponemos bajo la lupa los ingresos y egresos de efectivo de la empresa en cierto período, y luego de un análisis obtenemos como conclusión la salud financiera del negocio en ese preciso instante. Es decir, obtenemos una “fotografía” del estado financiero de la organización.

De esta manera sabremos cómo la empresa genera efectivo, paga sus compromisos de deuda y financia sus gastos operativos.

La confección de un informe de cash flow comienza por la conformación del estado de flujo de efectivo por el equipo de finanzas, organizando ingresos y gastos del negocio en X período. Estos incluye gastos operativos, de inversión, de financiamiento y otros indicadores de efectivo como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, flujo de caja operativo, entre otros.

Luego, en general, es más utilizado el denominado “método indirecto”. Esta técnica comienza con los ingresos netos del período y luego suma o resta los cambios de un período a otro en los activos y pasivos de la empresa. Esta perspectiva se basa en el estado de resultados y suele ser más idónea para empresas con modelos de negocio de tipo Software as a Service, al permitir registrar los ingresos antes de cobrarlos.

¡Nunca dejes de controlar el cash flow!

“Los ingresos son vanidad, las ganancias son cordura, pero el efectivo es el rey («cash is king» en inglés original)” Autor desconocido

El Cash Flow es el indicador que permite visualizar cuánta liquidez es capaz de generar un negocio en cierto período. La liquidez (el tiempo o agilidad de un activo en el que puede volverse efectivo) es un determinante para el bienestar de cualquier negocio. “Cash is king” reza el refrán de Wall Street que nos ha llegado a nuestras economías diarias.

El flujo de efectivo es la canilla que debe estar continuamente proveyendo el agua necesaria para que el negocio esté regado y crezca. Para lograr este delicado equilibrio y que el flujo no se corte es necesario que el liderazgo ejecutivo haga una revisión periódica en base a buena información, confiable y actualizada. Estas presentaciones recaen en el equipo financiero de la empresa, el cual tiene a su cargo también el análisis preliminar, la generación de los informes relativos al flujo operativo y su comunicación de manera eficaz al Directorio.

El proceso de elaboración, análisis y seguimiento del indicador Cash Flow implica tareas repetitivas, como lo son el registro de gastos e ingresos, así como muchos análisis y la elaboración de gráficos. Aquí, surge una oportunidad de mejora para nuestros equipos financieros, ya que emerge la posibilidad de implementar un software de cash flow que nos permita liberar tiempo del personal asignado a estas tareas repetitivas y, además, reducir el temido riesgo de error humano.

Invertir en la automatización del cash flow es un salto hacia adelante en la calidad de los procesos financieras de nuestras compañías: no sólo desde lo financiero, optimizando el uso del recurso tiempo y liberando al talento humano, sino también desde la calidad del trabajo final.

Las grandes ventajas de un proceso de cash flow eficiente

Tener un proceso de generación del cash flow probado y funcionando permitirá a su empresa:

• tener visibilidad a corto y largo plazo del dinero disponible para emprender los retos y desafíos que proponga el negocio,

• liberar tiempo valioso de los profesionales financieros para análisis más de alto nivel, con mayor trascendencia en la estrategia a gran escala del negocio,

• evitar riesgos de problemas graves, como quedarse sin efectivo para afrontar compromisos de pago,

• potenciar la toma de decisiones basadas en datos, aún cuando hablamos de escenarios futuros, donde las suposiciones y datos variables abundan.

Todas estas necesidades pueden ser resueltas de manera óptima mediante el uso de una herramienta de software de finanzas idónea, que permita generar informes y métricas de cash flow fieles, confiables, actualizadas y fácilmente legibles. De hecho, en este punto de la gestión el uso del software de cash flow correcto es un diferencial entre un equipo empantanado con el proceso, que lidia con la tarea y no logra fluir, y un equipo que hace lo que sabe hacer, aporta valor e ideas y, por consecuente, mejores resultados para el negocio.

Lo que debe tener una herramienta de gestión de cash flow

A la hora de monitorear el desempeño de nuestra canilla de agua debemos tener las mejores herramientas. Es altamente recomendable que el flujo de efectivo sea examinado a través de una herramienta que:

• facilite el trabajo proactivo del equipo, evitando los inconvenientes y no reaccionando a ellos para corregir,

• facilite la visualización de las métricas de cash flow en cualquier momento y desde cualquier lugar con información en tiempo real “refrescable” en forma online,

• estimule la automatización de tareas, lo cual ya no debe ser pensado en nuestras empresas como una lujo o un paso de avanzada, sino que ya es una necesidad imperiosa y elemental para el éxito,

• que apoye fehacientemente el proceso de comunicación. Esto quiere decir que la herramienta de software utilizada debe tener un fuerte énfasis en lo visual: la comunicación es el 70% del éxito en una gestión de cash flow en equipo efectiva.

Entonces, ¿por qué es tan importante el software para la gestión del cash flow?

“Nunca quite la vista del flujo de efectivo porque es el alma de los negocios”.

—Sir Richard Branson, inversor, autor, empresario

Todos nos apoyamos en herramientas de software que nos sirvieron hasta hoy. Somos reticentes al cambio, nos cuesta adoptar una nueva idea que viene a cuestionar supuestamente nuestra “fórmula de éxito” ya probada. En finanzas, el uso de planillas de cálculo está muy difundido, aunque se sabe que posee muchas limitaciones a la hora de aplicarse a finanzas, cuando no es propenso al error (más del 70% de las pymes en Latinoamérica declaran gestionar sus finanzas con Excel u otra herramienta similar).

En este sentido, queremos proponerte Plika, un software de cash flow que abrirá las puertas a tu empresa y tu equipo financiero para un nuevo nivel. Para decir esto nos basamos en los siguientes elementos que no puedes hacer de manera eficiente con una planilla de cálculo. Veamos:

• Plika se integra con el CRM, ERP y otras herramientas que puedas estar utilizando en tu empresa, como Power BI u otras,

• facilita la gestión multiusuario y la administración de permisos por área,

• es fácil de customizar por el propio personal de finanzas, para que no dependa de TI una vez instalado el producto,

• posee una interfaz amigable, específica para usuarios de finanzas, pero brinda la posibilidad de crear sencillas gráficas y reportes a fin de mostrar en juntas y comunicar eficazmente a los directivos.

Algunos tips para mejorar la gestión del cash flow

No obstante, mejorar la gestión del cash flow no es sólo una cuestión del software utilizado. También hay aspectos comunicacionales, relacionales, de proceso. Nuestra experiencia acompañando la transformación digital de las finanzas en las pequeñas y medianas empresas de LATAM nos ha enseñado algunas mejoras que puedes implementar ya mismo en tu organización. ¡Aquí van!

• Cuanto menor sea la periodicidad en que controles el flujo de caja, más probabilidades tendrás de aplicar correcciones de desvíos y mejoras en las decisiones tomadas.

• Mantén una comunicación fluida con los diferentes jefes de departamento de la empresa. Recuerda: son el mismo equipo, la comunicación debe ser bidireccional.

• Conforma un plan elemental con las inversiones y gastos de actualización de equipos. La mejora de la tecnología es primordial en el éxito de un negocio, por lo cual debe tener su caja aparte y no es buena idea que se vea entorpecida por cuestiones burocráticas.

• Recuerda el rol de finanzas como asesor de las áreas. El equipo financiero de la empresa no es un ente aislado o un maestro sabelotodo que “regaña” a las otras áreas. Más bien es un compañero con conocimientos muy específicos que asiste al equipo de marketing, de producción, de ventas, de recursos humanos, en los desafíos financieros y tecnológicos a los que se enfrentan a diario.

• ¡Automatiza el cash flow! Aquí la herramienta de software es muy importante, pero si no llegases a tener una idónea, piensa formas en las que puedes automatizar y optimizar el tiempo allí donde estés.

• Mantén bajo seguimiento cercano las cobranzas. Con esto nos referimos a tener visibilidad de la antigüedad de las cuentas por cobrar, y tratar de gestionar esas cobranzas con un escalonamiento que afecte lo menos posible al flujo de caja.

Notas finales

Todo CFO o dueño de negocio entiende la implicancia de tener una gestión del cash flow exacta, confiable y preventiva de incidencias para el éxito de la compañía. Ese es el primer nivel de lo que se espera de un cash flow.

El segundo nivel es, una vez que tenemos ese resultado asegurado, optimizar los tiempos de la confección del indicador y sus reportes y, claro, mejorar. Porque todo es mejorable siempre, y ese es nuestro propósito.

Queremos concluir esta nota recordando la enorme influencia que tiene la solución de software a la hora de la gestión de las finanzas empresariales, y cómo gran parte del desempeño del negocio se sostiene por la idoneidad y eficiencia de la herramienta con la que trabajan los profesionales de finanzas.