Por Julián Bevilacqua

Content Manager en Plika

El logro de las metas propuestas es un factor fundamental en las organizaciones. Para ello, además de fijar metas, hay que darles seguimiento. Entonces, ¿Cómo cuantificar el nivel de cumplimiento? Mediante la utilización estratégica de los KPI.

Los Key Performance Indicator (KPI, por sus siglas en inglés, luego traducidos como indicador clave de actuación) son medidores de desempeño que se aplican a un proceso determinado. 

Están diseñados para mostrar o reflejar el estado de tu empresa en relación con los objetivos previstos, por lo cual, finalmente, aportan información para tomar decisiones a futuro.

Como gerente financiero, tienes una misión en tu negocio en relación con la toma decisiones de riesgo, incluso a diario, para garantizar la rentabilidad. Por ello, acá te contamos cómo el uso de indicadores clave puede ayudarte a alcanzar objetivos y mejorar la toma de decisiones de riesgo. 

Los KPI como puente para alcanzar objetivos

Los KPI te brindan la mejor manera de controlar el crecimiento y avance de tu negocio. Son esenciales para conocer la situación real empresarial en todo momento y permiten un monitoreo global e integral de los procesos llevados a cabo en cada área.

Bien sea el área operativa, financiera, administrativa o gerencial, se trata de valores que miden cuán efectivas son las acciones implementadas. Por ello los comparamos con un puente para llegar a metas específicas.

Puedes indagar constantemente si se cumplen o no los objetivos planteados. ¿Para qué? Para tomar decisiones más acertadas y ajustadas de acuerdo con el progreso, o correctivas en caso de desviaciones respecto de la meta.

Lo interesante de los KPI es que ofrecen información precisa y en tiempo real, para actuar rápido.

«Los KPI o indicadores clave de rendimiento te ayudan a tomar decisiones acertadas con mayor rapidez y en tiempo real.»

Si arrojan resultados negativos o poco satisfactorios considerando la meta planteada, es posible diseñar nuevas estrategias que redirijan hacia mejores resultados. 

Ahora bien, es importante no confundir los KPI con las métricas, ya que ambos son valores de medición. La métrica toma el valor neto sobre un proceso, en tanto que los KPI ponderan resultados con base en los objetivos.

Ambos se utilizan para obtener información sobre algún aspecto de la organización y poder tomar decisiones con base en datos reales, de calidad y cuantificables. Pero es fundamental no confundirlas.

Distingue métricas de KPI

Conocer las diferencias y utilizar cada uno en el contexto y con el fin adecuado contribuye al bienestar empresarial y al logro de objetivos. A  continuación repasamos sus diferencias en cuanto a uso e interpretación:

  1. Uso: Una métrica mide el valor crudo de un proceso determinado. A su vez, un KPI se asocia directamente al objetivo previsto y permite evaluar si las estrategias dan los resultados esperados.
  2. Interpretación: Dentro de una organización, las métricas son importantes para los encargados de un departamento u operación en concreto. A fin de cuentas, se trata de interpretar unos valores asociados a una acción puntual. Los KPI son elementos de trabajo a nivel de la dirección y la gerencia, donde los valores se interpretan con una mirada integral y de largo alcance, sin ajuste a un proceso específico, sino en relación con los objetivos del negocio.

Veamos un ejemplo para comprender realmente los rasgos diferenciales entre KPI y métricas:

  • KPI – ROI. La rentabilidad de la inversión, conocida como ROI (Return Of Investment, por sus siglas en inglés), es un KPI 
  • Métrica – Valor total de ventas de X vendedor. Ahora bien, el valor total de las ventas en una compañía provenientes de servicios y/o productos y en relación con un vendedor (o con la fuerza de ventas, por ejemplo) corresponde a las métricas.

Pasos para convertir objetivos en KPI

KPI financieros y metas

Foto de Freepik. Licencia CCO.

Para cumplir las metas propuestas en la organización es esencial que se definan los KPI a considerar. En este sentido se deberá analizar cómo se relacionan con un resultado u objetivo concreto y con base en ello selección los pertinentes a ese momento del negocio.

Los KPI deben personalizarse según el estado y situación organizacional, porque el trabajo con KPI está orientado a aprovechar la información que aportan de la mejor manera en relación con la empresa y el estado financiero del negocio.

 No solo no es conveniente elegir KPI que no mantengan una relación fuerte con los objetivos, sino que de poco y nada serviría hacerlo. El trabajo con estos operadores da resultado en la medida en que miran y hacen foco en lo que corresponde a los objetivos planteados.

Recordemos que los KPI nos permiten controlar los objetivos. Y los objetivos, a su vez, nos permiten medir el alcance de las metas fijadas. 

A continuación te mostramos los pasos que debes seguir para transformar tus objetivos en KPI.

El objetivo empresarial

Primero que nada, es importante que identifiques y definas un objetivo de forma clara, el cual sea necesario para la empresa. Esto ayudará al desarrollo del KPI.

Pero no se trata de apuntar hacia cualquier objetivo en la empresa, sino a uno fundamental y de impacto para el éxito. Es ideal dirigir los esfuerzos hacia objetivos SMART, metas concretas que puedan analizarse con base en el desempeño.

«Los KPI brindan excelentes ventajas, desde una medición constante en tiempo real, para optimizar estrategias hasta brindar tranquilidad a inversores y directivos.» 

Al traducir los objetivos en KPI podrás diseñar estrategias claras que conecten con los objetivos para alcanzar la meta propuesta. ¿Y qué es un objetivo SMART? Un objetivo específico, medible, alcanzable, relevante y temporal.

Comunicación para la correcta ejecución

Es importante compartir tus KPI, comunicarlos de manera correcta a cada parte interesada, mucho más a quienes se encargan de tomar decisiones. Sería dar respuesta a la pregunta: ¿Qué vamos a mirar este año/semestre/trimestre?

Una técnica que puedes aplicar para darle sentido a los KPIs y a sus destinatarios es el Data Storytelling, como comentamos en el artículo, te ayudará a transmitir de forma efectiva un mensaje a tus oyentes.

¿Sabes cuál es la razón? Los jefes de departamento deben conocer el plan a seguir para cumplir con los objetivos planteados en la empresa. Y alinear, por casos, las métricas de sus procesos internos a los objetivos de la organización.

Si no compartes tus KPI podrías crear una situación de estrés, frustración y aislamiento de la plantilla laboral. Incluso, al no entender la dirección deseada, es probable que ejecuten acciones en sentido contrario a los objetivos propuestos.  

Asimismo, los KPI se deben presentar en informes contextualizados a fin de que resulten efectivos para que no se conviertan en datos o valores sin importancia. ¿Cómo lograrlo? Reúne al equipo y transmite de la forma más didáctica posible aquello que se mide y en función de qué se lo hace.

Debes ser claro sobre el por qué de las mediciones, así como de los planes de acción para alcanzar ciertos objetivos.

Revisión trimestral de objetivos = 3 veces más rentabilidad

Usa los KPI financieros

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Revisa el KPI de forma continua. Contar con un seguimiento periódico aporta una conducción adecuada y controlable en el mantenimiento y desarrollo. Además, influirá en la rentabilidad del negocio.

¿Cada cuánto tiempo debes efectuar esta verificación? Es posible ejecutar acciones que brinden resultados a corto o largo plazo según tus objetivos.

Puedes poner en marcha un plan para los siguientes tres meses, así podrás desarrollar tu estrategia, identificar tus logros o fallas.

Puedes desglosar tus objetivos, lo cual te ayudará a trazarte metas a corto plazo. Efectúa comparaciones entre los avances y el KPI, las cuales permitirán evaluar los progresos e implementar acciones que corrijan el rumbo si hace falta o bien sostener las implementadas.

Por supuesto, debes trabajar en función de objetivos viables y no imposibles. Es esencial trazarte metas alcanzables mediante una visión a futuro y totalmente objetiva.

3 claves esenciales para los kpi: establecer, rastrear, ajustar

KPI financieros para lograr objetivos

Foto de Freepik. Licencia CCO.

Ahora te presentamos los secretos básicos de los KPI, cuya esencia está soportada en tres tareas elementales: establecer, rastrear, ajustar. Te explicamos de qué se tratan.

Establecer 

Identificar, fijar y establecer los KPI a considerar permitirá acceder a datos brutos para analizarlos y hacerlos más comprensibles. Esa información ya procesada, incluso visualmente organizada, se podrá compartir con el equipo financiero y directivos.

Así se contará con una visión más clara sobre el panorama empresarial. Los KPI ayudan a identificar los objetivos que se deben seguir para elevar los resultados de la empresa. Para ello se requiere de una actualización constante, según cada caso en particular.

Rastrear 

Es esencial rastrear los KPI adecuados en función de los objetivos que se desean cumplir. Si hay claridad y se guarda la correspondencia necesaria entre KPI y objetivos, será posible diseñar estrategias en busca de una meta específica. Rastrear significa, además, estar en un proceso constante de revisión acerca de la conveniencia o no de determinado KPI sobre otro.

Ajustar

Recuerda que los KPI no son un factor estático, por lo cual debes comprender que pueden cambiar o no ser tan útiles según tus objetivos. Si un KPI pierde vigencia deberás hacer ajustes usando otro KPI que responda mejor a la consecución de los objetivos del negocio.

Alcanza tus objetivos con Plika

En relación con los KPI, la manera de identificarlos y el seguimiento de las mediciones conforme los objetivos planteados resultan en procesos complejos que pueden acarrear algunas dudas, ya que el éxito de estas mediciones tiene que ver con la confiabilidad de los datos que se manejan. 

Ejecutar una estrategia efectiva requiere del manejo correcto de los KPI. En Plika impulsamos el análisis de datos bajo un enfoque económico-financiero, para que las acciones de la empresa puedan analizarse bajo un enfoque general.

¿Significa esto dejar afuera áreas que no son de finanzas? Claro que no, al contrario, lo que se impulsa es comprender cómo las acciones de cada área influyen en los KPI financieros del negocio.

Esta propuesta de valor se engloba dentro del segmento de soluciones como Plika, llamado Financial Planning & Analysis (FP&A), donde se impulsa la automatización de tus procesos de Forecasting, Budgeting, Controlling y Analytics.

«En Plika te ayudamos a analizar el negocio desde un enfoque económico-financiero para garantizar su crecimiento a partir del Análisis de Datos.»

Desarrollamos tu plan e identificamos tus KPI, a través de una plataforma ágil y simple. 

Obtén asesoría personalizada y elige la versión que más se adapte a tus requerimientos. Ponemos a tu disposición profesionales capacitados para analizar los datos de la empresa, eliminar las tareas manuales e incorporar a tus tareas sistemas actualizados.

Toma decisiones acertadas en tiempo real, presenta tus insights a la dirección y mejora tu rendimiento con nosotros.

Conclusión

¿Buscas alcanzar los objetivos del negocio, a partir de la toma de decisiones certeras, que aporten agilidad y éxito en la empresa? Trabaja sobre los KPI financieros.

El análisis de estos valores te ayudará a acercarte a tus metas, impulsar la efectividad y corregir errores de manera oportuna. 

¿Cuentas con el aliado indicado para solventar situaciones y mejorar el nivel de la compañía? 

Si tu proceso de análisis se volvió demasiado manual, busca apoyo en tecnologías como Plika, que aporten agilidad y simpleza analítica para las PYMEs.

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