Rolling Forecast ¿Qué es? Pros y contras de usarlo en tu empresa
El rolling forecast es una práctica de planificación financiera muy utilizada en empresas y organizaciones de todos los ramos e industrias. El uso del rolling forecast da posibilidad para el ejecutivo de una empresa de anticiparse a lo que le pueda suceder al negocio contanstamente.
Pero también tienes otras grandes ventajas, como veremos más adelante en este post. ¡Te invitamos a que nos acompañes a descubrirlas!
¿Qué es el rolling forecast?
El rolling forecast consiste básicamente en un proceso de conformación de un nuevo presupuesto cada períodos más cortos y constantes, mediante la técnica de revisión, ajuste y pronóstico.
El rolling forecast, a diferencia del presupuesto anual, se lleva a cabo generalmente cada tres meses, y permite a la empresa tener una visión del futuro financiero y de la actividad del negocio en un horizonte de tiempo de unos doce meses de manera continua y regular.
Una buena ejecución del rolling forecast le dará a la organización las herramientas para mantener el desempeño financiero de forma eficiente, corrigiendo desvíos y tomando decisiones en base a evidencia empírica. También permite visualizar tendencias por ejemplo e identificar aspectos a mejorar.
Pero, ¡no nos adelantemos! A continuación te proponemos repasar algunas de las ventajas y desventajas más importantes que posee el rolling forecast para una empresa. ¡Vamos a verlo!
Pros de hacer un rolling forecast
Ejecutar un rolling forecast es una práctica atribuible al equipo de finanzas que tiene impacto en todo el negocio. Si puedes implementarlo en tu empresa, verás que tendrás muchos resultados positivos. Entre los que más destacamos en base a nuestra experiencia como consultores vemos que:
Al hacer un rolling forecast se nos facilita una visión completa de como está el negocio ahora.
Hablamos de que podemos ver qué tendencias existen, qué dolores estamos padeciendo y que perspectivas hay en el corto plazo. Un presupuesto tradicional no tiene todas las herramientas ni la información necesaria para ello. En este sentido el rolling forecast es ampliamente superior, ya que nos permite ajustar y reasignar recursos en períodos más cortos o modificar estimaciones realizadas hace un tiempo y que el contexto modificó (esto, en momentos de alta inflación como el que vivimos actualmentes, se vuelve cada vez más valioso).
El rolling forecast proporciona una visión a corto plazo efectiva, al darnos una visión de lo que sucederá a 12 meses.
Como es una práctica que se suele efectuar mensualmente o trimestralmente (esto lo determina la empresa en base al ciclo comercial de su actividad), nos permite tener una previsión con horizonte de tiempo más efectiva que la que hicimos a principios de año o a finales del año previo, a la hora de confeccionar el presupuesto anual.
Hacer este tipo de revisiones y análisis nos permite ahorrar tiempo y, por ende, mejorar la rentabilidad del negocio.
El tiempo ahorrado por ejemplo es el de la corrección de ingresos y gastos, que habíamos estimado en la revisión anterior y que ahora tenemos más fineza a la hora de proyectar. Ahorramos también el tiempo de investigación de gastos recurrentes o semirecurrentes a través de cotizaciones, ya que tendremos la experiencia previa. De esta manera tendremos un mejor acercamiento a datos reales.
Nos pone en contexto de cómo estamos con respecto a los objetivos, pero con tiempo para corregir desvíos.
Si nos quedáramos sólo con el presupuesto anual, el plazo de tiempo entre la confección de este y la del presupuesto del próximo período queda muy largo. Esto conlleva riesgos y peligros. ¿Cómo sabemos por ejemplo como está la empresa respecto de los ítems de gastos? Al hacer rolling forecast cada 30 o 90 días, que son las dos opciones más usuales, podemos tener una semblanza más exacta de cómo están las áreas con relación a las partidas asignadas a principios del período. Con esto ganamos por ejemplo evitamos riesgos como quedarnos sin stock o quedar muy lejos del objetivo de ventas.
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Contras de hacer un rolling forecast
Ahora, como hemos dicho, no todas son rosas. Hacer un rolling forecast tiene también sus puntos que podemos considerar contras y que hay que considerar a la hora de planificar su implementación. ¿Cuáles son? Vamos a repasar algunos aspectos:
Primero, claro, el costo de llevarlo adelante.
Tengamos en cuenta que es nada más y nada menos que la revisión sistemática de los números de la empresa y la proyección actualizada en base a la información obtenida. Es similar a realizar un presupuesto, sólo que en intervalos más cortos y no desde cero, sino que tomando como referencia el último documento de rolling forecast. Esto implica costos financieros y operativos, de asignación de personal, de tiempo horas hombre y de coste de oportunidad. La empresa que decide realizar rolling forecast debe entenderlo como una inversión con determinado retorno, el cual deberá evaluar si es aceptable o no para el negocio.
Debemos tener cuidado con el momento en que se implementa la práctica.
Para llevar adelante un rolling forecast con éxito, el equipo debe estar comprometido con la tarea, tener una cultura colaborativa y lograr una determinada madurez en cuanto a procesos, comunicación y herramientas de trabajo. La modalidad de trabajo debe ser flexible y adaptable a nuevas situaciones, y la empresa debe tener dedicado un responsable de control de gestión con experiencia en el liderazgo de este tipo de proyectos. No es una tarea sencilla introducir un rolling forecast en una empresa: pueden surgir muchos roces con las áreas y desperdiciarse recursos valiosos si no se gestiona su implementación adecuadamente.
El rolling forecast es una herramienta recomendada para empresas con modelo de negocio que varíe en el corto plazo.
O dicho de otro modo, no tiene mucho sentido en compañías con ciclos de venta largos por ejemplo, o que brinden servicios de leasing o concesiones a largo plazo. En estos escenarios los números no suelen cambiar tanto en los 30 o 90 días que corren entre un rolling forecast y otro, por lo que su implementación sería más bien un mal uso de los recursos.
Existe un riesgo de frenar aspectos de la operación y de las decisiones estratégicas por esperar que se actualicen los resultados del rolling forecast.
Esto pasa en empresas pequeñas y medianas que muchas veces necesitan contrastar seguidamente la situación financiera planificada contra la real. Para solucionar ello, el proceso de rolling forecast debe ser cada vez más veloz y eficiente, en pos de proporcionar a la Dirección del negocio toda la información que necesite cuanto antes sea posible.
Notas finales
En el contexto actual latinoamericano, con doble dígito de inflación promedio y economías que impulsan a las pymes al mercado externo – el cual está más volátil que nunca -, es importante mantener las finanzas de las empresas con “correa corta”. Para ello el rolling forecast es un instrumento muy útil.
Ahora, en una pequeña y mediana empresa, implementar este tipo de procesos regulares, como hemos visto, implica costos y asignaciones de recursos que “duelen” sustancialmente. Es indispensable en una Pyme buscar la eficiencia en estos procesos y la mejora continua. Para lograr ello la herramienta de software a utilizar es fundamental: debemos asegurarnos de que brinda el soporte tecnológico idóneo a los procesos de rolling forecast para que éste, en cada ejercicio, se concrete con menos tiempo invertido.
Plika es una solución de software de FP&A, es decir, para gestión de finanzas. No es un Power BI ni un sistema contable: es una herramienta modelada para la manipulación de datos, la proyección financiera y la simulación de escenarios. Por todo ello, y por sus facilidades para automatizar tareas repetitivas, Plika representa una excelente oportunidad para mejorar los procesos de rolling forecast, así como para implementarlos, si es que tu empresa no lo ha hecho aún.
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¡Hasta la próxima!
