¿Qué es XP&A? Diferencia entre FP&A y XP&A
El término XP&A acuñado inicialmente por Gartner, propone resolver una de las fallas que pueden tener los equipos de Finanzas, la cual es desconectar la planificación y su control del resto de departamentos en la empresa. El término hace alusión entonces a «extender» el proceso de planificación y análisis financiero más allá de la visión financiera para unificar el trabajo colaborativo de todas las áreas.
¿Qué significa XP&A?
Entonces, Extended Planning & Analysis (XP&A) va más allá del término regular Financial Planning & Analysis (FP&A). Un equipo de Finanzas que ejecute procesos de XP&A buscará involucrar, por ejemplo, al área de RRHH, Comercial, IT, entre otras, en la creación del presupuesto anual del negocio, en el reporting y en el control de desvíos pero de una manera mucho más activa.
XP&A propone realmente involucrar a los responsables de un negocio, que tienen el conocimiento completo de su área, para unir esfuerzos en un único lugar, permitiendo al CFO o al Analista de Finanzas tener un control del proceso de Budget & Forecast, al mismo tiempo que asegura que cada área aporte su visión a los resultados del período para que juntos construyan un entendimiento interdependiente de la empresa.
Como proponen los softwares como Plika, Finanzas contará con herramientas que eliminen la fricción de los responsables del negocio a participar activamente de la creación de un plan corporativo ofreciendo interfaces simples e intuitivas, con un lenguaje no contable sino de gestión, que sea compartido por todos.
Suele suceder que en algunas empresas, los responsables de carga de información, ven como una tarea obligatoria y tediosa la carga de su presupuesto anual, que luego finanzas consolida. Aquí, en cambio, Finanzas podrá darles acceso a una herramienta que realmente aporte valor a cada responsable, y elimine esta visión antigua de los procesos de FP&A.
Debajo vemos un gráfico sencillo e ilustrativo de un «sistema solar», donde cada planeta podría ser un área del negocio, siendo Finanzas quien tiene el control del sistema, pero dando libertad e individualidad a cada parte del mismo.
FP&A vs. XP&A
Con la visión de FP&A tradicional, los equipos de ventas, marketing, fabricación y otros tienen sus propias campañas, planes, pronósticos y objetivos, e incluso RR. HH. desarrolla sus propios planes para la dotación de personal y los niveles de compensación; pero suelen estar desconectados entre sí, o no conectados del todo.
Con XP&A, trabaja para integrar todas estas funciones. Por ejemplo, puede resultar obvio para los altos ejecutivos cómo el crecimiento planificado por el equipo de ventas requerirá una mayor capacidad de fabricación, lo que significa personal y equipos adicionales. Con XP&A, la planificación se convierte en un proceso más multifuncional que puede evolucionar continuamente, lo que genera un negocio más integrado y ágil.
¿Qué softwares de XP&A y FP&A existen?
Generalmente una empresa suele comenzar utilizando Hojas de Cálculo para sobrellevar todo el sistema de XP&A, lo que a corto plazo tiene beneficios de velocidad de parametrización, flexibilidad extrema y saber que estamos compartiendo una herramienta conocida por todos los responsables.
Pero sabemos que cuando la empresa crece, las hojas se acumulan, los archivos son cada vez más, comienza la dispersión de versiones, los errores de fórmula, celdas con #REF y más limitaciones que pueden transformarse en una bola de nieve cada vez más grande, sinónimo de un problema para el equipo de finanzas quien debe gestionar sus decisiones con esa información. Aquí un artículo comparativo entre FP&A y Hojas de Cálculo.
Es por eso que hoy existen softwares de XP&A y FP&A, los cuales no son ERP, CRM ni BI (como explicamos en el artículo ¿Qué diferencias hay entre FP&A, ERP, CRM y BI?) Recordemos que estos son softwares que buscan integrar en una sola visión los datos de sistemas que cada área suele usar, desde el área comercial con su CRM, el área de RRHH con su herramienta, y obviamente la información contable impositiva del negocio desde el ERP a fin de automatizar luego de un Presupuesto Financiero su control de desvíos.
Esta unificación de información que propone una herramienta como Plika, permite incluir en los planes financieros datos relevantes para todas las áreas, pero estando conectados finalmente a una visión económica, financiera y patrimonial del negocio. Aquí un gráfico ilustrativo.
¿Qué tipo de empresas necesitan de XP&A?
En realidad el tipo y tamaño de un negocio no es ninguna limitante, cualquier negocio necesita conocer sus resultados para tomar decisiones. Aunque sí sabemos, que quizá un Startup no tenga los mismos requisitos de un software como Plika que una empresa petrolera de 1.000 empleados o una PYME familiar de manufactura. Aquí compartimos los beneficios de Plika para cada caso:
