El Fin de las Hojas de Cálculo en las Finanzas: el Software FP&A

¿Estás a punto de dejar atrás las hojas de cálculo? Este paso es cada vez más importante dentro de las organizaciones. Principalmente porque un software FP&A facilita y mejora la salud financiera de una empresa, además de la salud de los equipos de finanzas, que dejan atrás las horas extras, el estrés y los #¡REF!.

Cuando se habla de FP&A o planificación y análisis financiero se hace referencia al proceso de previsión que se tiene para el rendimiento de una empresa. Es ese proceso el que respalda cada una de las decisiones que tomes como ejecutivo o director de una organización. 

Para verlo desde otro punto de vista y como su nombre lo indica, un proceso de esta naturaleza se apoya en cuatro actividades claves: 

• Elaboración de presupuestos.
• Planificación financiera integrada.
• Informes de gestión y rendimiento.
• Previsión y modelado de escenarios.

Esto quiere decir que un software FP&A puede incorporarse a las organizaciones para mejorar la capacidad de trabajo del departamento de finanzas. Especialmente, si se considera que desde finanzas se gestiona el rendimiento de la estrategia corporativa y parte de su ejecución.

En este artículo profundizaremos más sobre el software FP&A y por qué las hojas de cálculos en las finanzas está llegando a su fin.

¿Qué es un software FP&A?

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El software de FP&A es una solución para el análisis y la planificación financiera. Se trata de una herramienta moderna, más aún en empresas de LATAM, que permite automatizar tareas manuales y potenciar la capacidad de análisis-decisiones con enfoque económico, financiero y patrimonial. 

Ahora bien, es importante señalar que no todos los desarrollos FP&A ofrecen las mismas características. En ese sentido, la mejor opción de entre todas las que ofrece el mercado será aquella que mejor se adapte a tu negocio, considerando la industria y tus necesidades.

Por ello, resulta clave que antes de cualquier implementación se lleven a cabo sesiones de asesoría sobre la configuración del software FP&A y cuáles son las mejores prácticas, por ejemplo.

Así, en términos generales un software FP&A se ajusta a las siguientes características: 

• Automatización de la entrada de datos desde sistemas de origen de la organización, así como de datos externos, para potenciar la toma de decisiones.
• Creación de pronósticos financieros actualizados en tiempo real, basados en múltiples variables, lo que facilita la agilidad y la corrección de estrategia. 
• Enfoque basado en escenarios para la creación de estados financieros proyectados y planes financieros que puedan respaldar los objetivos estratégicos. 
• Creación de estados financieros básicos e informes analíticos personalizados conforme las necesidades de la empresa, bajo el enfoque pasado, presente y futuro.
• Elaboración de informes ad hoc, fáciles e intuitivos. Visualización de tableros con capacidad de desglose para posterior análisis y descubrimiento de datos de utilidad. 
• Seguimiento de desvíos entre proyecciones e información contable para gastos de capital, de división o departamento por ejemplo.

Una herramienta FP&A permite recopilar, transformar y analizar datos para conocer el estado financiero actual  de una empresa y hacer proyecciones a futuro.

Diferencias entre FP&A, hojas de cálculo, ERP, CRM y BI

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Ahora bien, si un FP&A es un desarrollo orientado a la planificación y el análisis de datos con un enfoque financiero, ¿cuáles son las diferencias entre un FP&A y hojas de cálculo, o frente a softwares como ERP, CRM y BI?

• BI: es común que se confunda la metodología BI con un desarrollo FP&A, principalmente porque con ellos se puede hacer tanto análisis como informes similares. Sin embargo, un FP&A es un software de trabajo colaborativo que articula datos de la organización con datos externos a fin de obtener pronósticos financieros. Ambos son un complemento entre sí, ya que un BI puede ser nutrido de proyecciones, e información real que ya ha nucleado un FP&A.
• ERP: este sistema tecnológico de base de datos le sirve a las empresas para manejar de forma optimizada sus informes y operaciones. En otra palabra, por medio de esta se busca tener un registro de las transacciones de una compañía: desde las órdenes de venta y presupuesto al clientes hasta las trazas contables. Sin embargo, no es tanto un desarrollo de análisis de datos como de almacenamiento, y ahí está la gran diferencia con un FP&A que, efectivamente, apuesta por el análisis de los datos, además de su recolección.
• Hojas de cálculo: las hojas de cálculo pueden pensarse como las antecesoras de los desarrollos FP&A. Como vemos, si bien durante mucho tiempo fue la preferida del área de finanzas, su uso puede traer dificultades a la hora de realizar proyecciones financieras, mucho más en tiempos de incertidumbre.
• CRM: si bien los CRM ayudan a mejorar la productividad y a encontrar nuevas oportunidades de crecimiento organizacional, no han sido diseñados para la planificación y el análisis financiero de las empresas. De hecho, no es posible realizar reportes financieros, como sí se pueden llevar a cabo con un FP&A. 

La importancia del FP&A en la toma de decisiones

Los grandes beneficios en este proceso cuando se aplican estas soluciones son:

• Rapidez. Esto solo es posible porque los datos de interés se encuentran en un solo lugar y actualizados a todo momento.
• Visión futura. Por medio de esta tecnología se pueden modelar proyecciones comerciales, con base en resultados anteriores. Además es posible dar seguimiento a determinadas métricas y KPI financieros a fin de consolidar tendencias o buscar puntos de mejora para ajustar cuando se necesite.
• Productividad. Al ser una herramienta ágil, permite que el equipo financiero pueda aumentar su productividad, en tanto mejoran los tiempos referidos a la carga de datos y es posible enfocarse en análisis precisos. 
• Organización y colaboración. Este software minimiza el tiempo invertido en la creación de documentos. Al mismo tiempo hace que los equipos puedan ser mucho más estratégicos al conseguir datos relevantes, actualizados y confiables. 

Principales desafíos que resuelve el FP&A

Veamos ahora algunos de los principales desafíos que pueden ser resueltos con un programa de FP&A:

• Evita la gestión manual de datos. Con ello se reduce la cantidad de tiempos que los directores financieros deben dedicar a tareas manuales. Así los equipos financieros cuentan con más tiempo para enfocarse en proyectos de mayor envergadura, como informes o pronósticos. 
• Mejora los procesos con presentaciones dinámicas y análisis en tiempo real. Al tratarse de herramientas intuitivas, los profesionales pueden hacer sus planificaciones financieras de forma integral, todo sin cometer errores por problemas de los datos de las hojas de cálculo, por ejemplo para luego presentarlas con gráficos, kpis y dashboards personalizados.
• Evita datos desagregados o sin integración. Con una herramienta de FP&A se integran todos los datos de la empresa de forma confiable y de gestión. Así se disminuyen los errores por falta de datos, documentos desactualizados o entregas tardías de informes.
• Elimina el riesgo de datos obsoletos. La información actualizada y precisa resulta confiable: de esa manera, se pueden actualizar los informes mensuales en segundos, lo que ayuda a la integridad de los reportes y la eficacia en las decisiones que requieren inmediatez. 

Tendencias más impactantes del FP&A

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Finalmente, los desarrollos FP&A están alineados con las tendencias financieras actuales que van desde la automatización de procesos y la inclusión de herramientas ágiles, hasta presentaciones dinámicas e interactivas con fuerte presencia de la analítica de datos y el data storytelling. Veamos más:

• Automatización. Los equipos de finanzas están automatizando procesos, razón por la cual las hojas de cálculo de Excel están viendo su fin. Se busca agilizar los tiempos de trabajo para contar con análisis estratégicos que apunten a la planificación empresarial. Por otra parte, este mismo sistema automatizado permite tener acceso a diferentes datos de la empresa, incluso en relación con herramientas y metodologías diversas como ERP, BI, etc. 
• Imágenes y multimedia en informes. Las tablas dinámicas y pronósticos aburridos son cosa del pasado; las herramientas de un FP&A permiten una mejor visualización de los datos por sus funciones multimedia. Apuesta por una presentación moderna para comunicar cuadros y gráficos contextuales, y otras presentaciones integradas. 
• Operaciones adaptables y ágiles. Las metodologías ágiles son parte de los procesos actuales y un equipo de finanzas moderno con un CFO a la vanguardia no es ajeno a esta afirmación. A fin de cuentas, pivotar y ajustar los planes financieros es parte del crecimiento de una empresa.

Un FP&A está alineados con las tendencias actuales en gestión financiera: automatización de procesos, presentaciones multimedia y operaciones adaptables y ágiles.

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Obtener, extraer y depurar datos manualmente es una tarea tediosa y no exenta de errores. Las soluciones de software FP&A son una alternativa que todo equipo de finanzas debe considerar, si apuestas por el desarrollo profesional de sus integrantes.

En Plika ofrecemos un programa FP&A para que los departamentos de finanzas puedan desarrollar su estrategia: adaptamos la solución a cualquier nivel de complejidad que se presente. Apostamos, con ello, a la optimización de los procesos organizacionales y del análisis de datos. 

Si buscas evolucionar y optimizar tus prácticas, en Plika ponemos a tu disposición un software que te brinda el respaldo necesario en datos certeros, actualizados y confiables.

Nuestro software ayuda a los equipos financieros a agilizar todo su proceso de previsión y planificación financiera, de comienzo a fin. 

Conclusiones

Una herramienta de FP&A especializada asegura la optimización de los tiempos de trabajo del equipo y, por extensión, de los tiempos de la empresa a partir de la planificación y el análisis de las finanzas sobre datos confiables.

La solución adecuada evita los errores más comunes de las hojas de cálculo y saltea problemas de inconsistencia en los datos. Con ello, aumenta la eficiencia del proceso y se revaloriza la tarea del equipo.

Si buscas resultados confiables, rápidos, sin que se requiera un esfuerzo mayor, una solución escalable y con una curva de aprendizaje a la medida del equipo considera la implementación de un desarrollo FP&A en la nube. 

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