La importancia del Financial Planning & Analytics (FP&A) en tiempos de crisis

En tiempos de crisis es fundamental fortalecer nuestros sistemas de información, en especial aquellos software que soportan los proceso de toma de decisiones. Las crisis llegan y se van constantemente, y no es posible predecirlas, siendo Argentina un lamentable ejemplo de ello. 

Esto también sucede en diferentes mercados, industrias o servicios en particular, y dado que la coyuntura generada por el COVID-19 no tiene precedente alguno, nos obliga a trabajar nuestros modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) como nunca antes hubo precedente. 

Esta crisis es mundial y abarca a gran parte de las actividades y empresas, y en el común de los casos, las variables donde buscar algún alivio son exógenas a nuestra organización. Por ello se resalta la importancia de buscar modelos para tomar decisiones que sean simples pero completos y robustos en cuanto a la información que contengan. Debemos permitirnos actualizarlos de modo ágil y veloz, de modo tal que podamos descartar escenarios inválidos rápidamente.

Las cadenas de pagos se han frenado, a su vez las empresas han visto muy deteriorados sus niveles de actividad y por ello deben gestionar muy bien sus obligaciones de pago. También en este contexto es fundamental manejar herramientas que permitan soportar proyecciones de corto, mediano y largo plazo, y que permitan lograr un  seguimiento de  la realidad. 

¿Vale la pena Planificar en el contexto actual?

Nos preguntan en estos días si tiene sentido planificar y dedicar tiempo a las proyecciones financieras habiendo tanta volatilidad en el mercado. Mi respuesta siempre es la misma, no se puede manejar el barco sin un mínima hoja de ruta. Sabemos que habrá errores y desvíos sobre la misma, pero nos permite trabajar sobre una base que de otra manera siquiera existiría. 

Planificar es una herramienta indispensable en las empresas, pero no solo por el resultado que nos brinda. Obtener un presupuesto es muy importante pero todos sabemos que difícilmente logremos cumplirlo. Lo que hoy día nos importa es el proceso a recorrer para lograr transitar junto a la Dirección, los equipos de trabajo y la propia empresa, todo el flujo de trabajo que termina en un consenso, el cual ofrece una mirada grupal de ese futuro que estamos buscando diseñar y posiblemente modificar.

Más allá de la precisión de los resultados logrados, al menos vamos a haber trabajado nuestras mentes a fin de entender cómo se comportan las diferentes fuerzas que rodean a nuestra empresa. Para ello podemos trabajar con la Teoría de la Estructuración de A. Giddens donde plantea que hay fuerzas estructurantes, como ser la propia cultura de la empresa o de la sociedad donde desarrollamos nuestra actividad. Estas fuerzas tienden a que las mismas cosas se mantengan en el tiempo. 

Por otro lado, tenemos a las fuerzas desestructurantes que son las fuerzas que tienden al cambio y nos ayudan a lograr modificar ese futuro deseado, como sucede con la tecnología para poner algún ejemplo. De la oposición y fricción de dichas fuerzas, surgirán ideas superadoras a lo inercial, habrá acuerdos y consensos que llevarán a la empresa a mejores estadios que si no hiciéramos el esfuerzo de transitar el proceso de planeamiento.

Manteniendo las teorías de las fuerzas y sus conceptos claves, podemos usar la Teoría de las 5 fuerzas de Michael Porter, teoría sumamente conocida y que nos obliga a analizar nuestro nivel de competencia en un mercado. El análisis articula 5 fuerzas, 3 de las cuales son de competencia horizontal: amenaza de productos sustitutos, amenaza de nuevos competidores, y la rivalidad entre competidores. También contempla 2 fuerzas de competencia vertical: el poder de la negociación de los proveedores, y el poder de negociación de los clientes.

Al aplicar este análisis durante un proceso de planificación, habrán hecho un gran esfuerzo en comprender cada una de estas fuerzas y su impacto en nuestro negocio, y les aseguro que estarán mejor preparados para afrontar el futuro.

Conclusión: Planificar es sumamente relevante, pero sobre todo porque nos obliga a vivir un proceso grupal que en definitiva es enriquecedor para la compañía y va mucho más allá de la exposición numérica de nuestros objetivos.

El soporte de estos procesos, es la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Al ser tan valiosos para nuestra organización, estos procesos se suelen transitar por medio de la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A), práctica que mejora los procesos de Presupuestación, Control de Gestión y Proyecciones varias, permitiendo a la compañía prever su día a día, pero también buscar nuevos mercados y entender aquellos en los cuales ya venimos trabajando, es crucial para ayudar a predecir y planificar el futuro.

El Financial Planning & Analytics (FP&A) nos ofrece diferentes puntos de vistas de los datos económicos y financieros de una empresa. Permite obtener un conocimiento más profundo de nuestra empresa y a tomar medidas más rápidas para mejorar la rentabilidad de cada negocio. Combina las herramientas tradicionales de Data Analytics cómo ser una solución de BI, con otras herramientas más corporativas como ser DashBoards para la dirección. Pero su fortaleza también radica en integrar a estas herramientas, otras soluciones que buscan analizar patrones o predecir el comportamiento futuro de ciertas variables.

El FP&A tiene un efecto en todas las partes de su negocio, juega un papel muy importante en el cálculo de las ganancias y ayuda a responder nuestras preguntas de negocio. Se alimenta de toda la información de la compañía, ya que toda transacción registrada en una empresa, tiene un efecto económico y financiero. Por este motivo, a mi criterio, es la practica analítica más completa en una organización, permitiendo arrancar los análisis desde un saldo contable o una posición financiera, e iniciar acciones de drill down que nos permiten llegar al origen de esas causas. Podemos crear diferentes análisis ad hoc para analizar esas causalidades y también para pronosticar posibles escenarios financieros futuros.

El objetivo del FP&A es romper con las decisiones basadas en la intuición y dar paso a modelos de decisión que nos permitan hacer un seguimiento de nuestra estrategia a través de una visión confiable y objetiva. 

¿Qué sucede en las empresas cuando no tienen soluciones de Financial Planning & Analytics (FP&A)?

Según el informe El Futuro de las Áreas Financieras realizado por BlueDraft sobre una muestra de +300 responsables de áreas de Finanzas, se obtuvieron las siguientes conclusiones.

• En promedio los equipos de Finanzas destinan el 26% de su tiempo efectivo en transitar los procesos de Planning y Forecasting. En lo que respecta a Controlling y Reporting, destinan el 33%.
• Solo el 41% de las empresas utilizan algún tipo de tecnologías en el proceso de planning.
• El 32% está totalmente de acuerdo con la afirmación “En un plazo de 5 años, el proceso tradicional de elaboración de presupuestos se transformara en elaboración de rolling forecasts”, ya que la tecnología permitirá esas dinámicas de trabajo.
• El 58% ha dicho que el principal impedimento para la la aplicación eficiente del proceso de Planning y Forecasting es la recopilación e integración de datos de múltiples fuentes
• El 70% de los CEO, el 63% de CFO, el 72% de los CIO están de acuerdo ante la afirmación: “El presupuesto, debe realizarse en colaboración entre operaciones y finanzas”.
• El 48% de los entrevistados siente que el departamento de TI entiende sus necesidades pero no las resuelve en tiempo y forma.

Estas dificultades, definitivamente no permiten a las empresas sacar todo el provecho que estas prácticas posibilitan, en muchas ocasiones por cuestiones culturales, y en otras por no apoyarlas en soluciones tecnológicas ágiles y simples.

Algunas razones por las cuales el FP&A es muy importante para sus organizaciones

• Con la presente crisis del Covid el FP&A puede ayudar a las empresas a determinar los riesgos que enfrentan, y evaluar cómo afrontarlos o confrontarlos. 
• Se necesita de información oportuna que nos ayude a tomar decisiones en el momento correcto porque las dinámicas se están dando con mucha velocidad y las variables son muy volátiles. 
• Esta práctica nos permite analizar cómo mejorar y ampliar los proceso comerciales que podría hacer a la empresa más rentables y abrir nuevos mercados, 
• También para evaluar si los recursos que la empresa dispone, o prevé disponer, se centran en los proyectos correctos.
• Los negocios en este contexto necesitarán tener una mirada integral en sus proyecciones, tanto económica, financiera como patrimonial y por ello esta práctica es fundamental.
• Los negocios y los mercados están cambiando drásticamente, a velocidades que nadie esperaba, y por ello las proyecciones deben hacerse en períodos muy cortos para ver el efecto posible en la compañía.
• Las empresas necesitan poder analizar decisiones sobre variables comerciales que permitan construir nuevos mercados, o activar los vigentes.
• La rentabilidad se vuelve crítica, y por ello es necesario dar seguimiento constante y empujar aquellos negocios que al menos tengan contribuciones marginales positivas.
• Disponer de herramientas para monitorear el cash flow en tiempo real es primordial, ya que son el sostén de muchas empresas en la dinámica financiera actual.
• El FP&A permite medir los activos tangibles de las empresas, como ser (mas allá del dinero efectivo), máquinas, stocks, y otros créditos, permitiendo evaluar la conveniencia de hacerlos líquidos o no, en línea con las proyecciones financieras del punto anterior.
• El planeamiento impositivo se debe combinar con otros datos del negocio y así poder  analizar cómo ejecutar las estrategias de pago de impuestos sin dañar demasiado la caja de la empresa.
• El efecto de decisiones de Marketing en pos de activar las ventas, puede ser efectivo o nocivo para el futuro de la empresa si no se las analiza con cautela.
  

En fin, se espera que muchas compañías deban cerrar durante esta crisis, pero también se observa que muchas otras renacerán o nuevos mercados se abrirán. Para poder aprovechar estas oportunidades, o evitar que la crisis afecte drásticamente a nuestra empresa, vamos a requerir apoyarnos en herramientas de análisis de datos que nos brinden soluciones efectivas.

A medida que las áreas de finanzas comiencen a usar FP&A para centrarse en lo que está sucediendo en el negocio y lo que probablemente podría ocurrir en el futuro, se irán re-convirtiendo de áreas operativas a solucionadores de problemas. Tener un acceso más oportuno a la información ayudará a las empresas a tomar decisiones de negocio que en este contexto podría significar, al menos, mantener operativa a nuestra empresa.

Te invito profundizar sobre estos cambios en  siguiente nota donde hablamos de la Transformación Digital del responsable de Finanzas (CFO)

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