¿Cómo un CFO puede cerrar los Reportes Financieros con su equipo trabajando en remoto?

Estamos en un contexto mundial donde las empresas tuvieron que reconvertir repentinamente su forma de trabajar. La actividad de Reporting que tradicionalmente juntaba a todo el equipo en una oficina, ya no se dará de esa forma por unos meses. Los responsables de Financial Analytics, en particular los CFO, deberán lograr guiar a sus equipos para tener un cierre de Reporting exitoso.

Bajo este panorama, el COVID-19 está alterando sustancialmente la forma en la cual nos estamos relacionando con nuestro empleo, nuestra empresa, con nuestros compañeros de trabajo y con los recursos para ejecutar nuestras tareas diarias.

¿Cómo puede entonces un CFO impulsar a su equipo a lograr estos resultados?

Algunas empresas y sus procesos en particular, están preparados para pasar a modalidad remota de modo muy simple, pero para otras compañías está siendo un gran desafío.

¿Qué sucede en aquellas empresas que no cuentan con el apoyo de tecnología? Pensemos en la dificultad que por ejemplo, tendría una empresa al realizar el inventario físico sin tener a alguien en los almacenes para poder contabilizar los productos en existencia. U otro ejemplo, gestionar las cobranzas de forma remota cuando suelen depender mucho de la relación humana que hay entre vendedores y clientes.

A continuación presentamos algunos consejos para lograrlo:

3 tips para cerrar los Reportes Financieros en tiempos de cuarentena

1. Tener un Backlog de tareas claves en lo inmediato:

Saber qué actividades del backlog de tareas por hacer son primordiales, e identificar las que sean potencialmente difíciles de realizar en un entorno remoto, es un punto de partida clave.

Proveedores, clientes y resto de intervinientes en nuestra cadena de valor están en las mismas circunstancias que nosotros y por ello, será de prever retrasos en la provisión de información que solemos solicitarles en cada cierre mensual. Siempre que la tarea dependa de fuentes externas debemos anticiparnos, y para ello es primordial planificar estas tareas y entender sus dependencias.

Algunas herramientas que recomiendo para trabajar el backlog del equipo pueden ser las siguientes:

• Trello: para priorizar las tareas, y resaltar con alertas, fechas, responsables y colores, cuales son más críticas en todo el proceso.
• Asana, Jira, Monday u otras similares: para aquellos más avanzados, para gestionar equipos y proyectos.
• Google Chat o WhatsApp o Slack: a fin de mantenerse comunicados en la diaria
• Meet de Google o Zoom: que hoy dia esta muy en boga, son las soluciones para reuniones remotas.
• Por último, les recomiendo Loom que es una buena herramienta para dar feedback al equipo, hacer una aproximación a nuevos proyectos o desafíos, y hasta para darle la bienvenida a un nuevo integrante del equipo.

2. Comprender las dependencias internas:

El CFO acaba de perder la conexión fisica con su equipo, y se le dificulta trabajar con otras áreas de la empresa que no son dependientes de él, por ello requerirá mayor planificación y tener visualmente un cronograma de trabajo.

Para reducir ineficiencias, seamos conscientes del camino crítico que tiene el proceso de Financial Analytics en nuestra empresa, cuál es el paso a paso, cuáles los referentes en cada caso y cuáles son las dependencias entre ellos.
Una herramienta que recomiendo para visualizar el proceso de armado del Planning & Financial Analytics (P&FA) además de exponer la dependencia humana y tecnológica, es la que llamamos BluePrint, la parte inicial se ve en la siguiente imagen.

Ejemplo de un Proceso de armado del Cash Flow

A la izquierda, de arriba hacia abajo, se enuncian las personas/áreas intervinientes y las tecnologías involucradas, de izquierda a derecha, los pasos necesarios para lograr nuestros objetivos. Las flechas e iconos permiten entender el vínculo entre las partes, la tecnología y los pasos del proceso. Una flecha muestra una dependencia, un ojo puede representar una validación, y así con cada icono.

Una de las herramientas más conocidas para esto es Miro, y la recomiendo ya que incluye varias plantillas que agilizan el trabajo.

1. 3. Focalizarnos en el Análisis a pesar de un contexto con gran incertidumbre

Nuestra empresa, la mesa directiva y nuestros pares, lógicamente reclaman respuestas ante la situación. No solemos tener recursos para poder analizar todas las variables posibles, ni los diferentes escenarios, por lo que darles lo que quieren no es tarea fácil. A su vez, es difícil poner foco en el análisis cuando los cambios en las variables macro y micro tienen una volatilidad nunca vista.

Hay muchas otras cuestiones que hacen cuesta arriba el trabajo del CFOs. Nuestras proyecciones de ventas y costos ya no tienen utilidad y debemos actualizarlas semanalmente. Nuestras cuentas por cobrar, y el empirismo aplicado a los días promedio de cobro ya no surten efecto, y probablemente las cuentas de incobrables aumenten más allá de nuestros registros históricos.

Por ello es fundamental la gestión de los CFOs en cuanto a las reservas de fondos con los que dispone la compañía, maximizando los días de cobertura del capital de trabajo. Serán momentos en los cuales estemos atentos a toda letra chica de los anuncios del gobierno para cuando alguna de las comunicaciones nos pegue favorablemente a nuestras finanzas. Encontrar acuerdos con nuestros bancos, renegociar contratos con clientes y proveedores, y encontrar la mejor utilización posible de nuestros activos corrientes.

Todas estas serán tareas claves del CFO para que esta ola se surfee lo mejor posible.

Hacemos hincapié en el control del CashFlow

Hoy día es clave disponer de una herramienta tecnológica que apalanque el proceso de Cash Flow. No me refiero a sus ERPs que son herramientas transaccionales pero no suelen soportar procesos de toma de decisiones para gestión, con el dinamismo que hoy se requiere.

Me refiero a que los CFOs deben tener un Cash Flow soportado con tecnología que permita actualizar sus datos de forma ad-hoc, que habilite usar simples variables de días de pago y cobro, TNA, Monto y cantidad de cuotas de un crédito o Mutuo, cálculos automáticos de las posiciones impositivas ante el cambio de proyecciones de ventas y costos, conocer el efecto de posponer el pago de impuestos, potenciales desvinculaciones futuras de la empresa, o limitaciones a los ingresos de personal.

Tomando de sus ERPs sus saldos pendientes de cobro y pagos, sumandoles las posiciones bancarias y adicionando las previsiones de todas las variables económicas, deberán poder obtener en solo minutos, su Cash Flow actualizado.

Existen muchas opciones en el mercado con ofertas cloud y tradicionales, todas permitirán a los CFOs concentrarse en sus decisiones claves, y no tanto en la seguridad de la información provista por su equipo o en la consolidación de la misma de manera rústica, lo cual inhabilita tomar decisiones basadas en datos.

Les ofrecemos conocer nuestra solución BlueChip que soporta este tipo de simulaciones financieras

Hasta aquí los 3 tips que podrán ser de mucha ayuda a cualquier CFO o responsable de Financial Analytics. Creo que esta pandemia ha traído consigo cambios en nuestra forma de relacionarnos con la tecnología, cambios que vinieron para quedarse y ser aprovechados. Los equipos de finanzas ya venían evolucionando en lo referente a lo digital (tal cual hablamos en nuestra nota “La Transformación Digital del CFO”).

Para mí, esta coyuntura sin dudas es una oportunidad. Es un buen momento para reevaluar los procesos de cierres y Financial Analytics, para encontrar tecnologías que respalden al equipo en el futuro. Esta crisis del Coronavirus terminará en algún momento, pero no sabremos cuál será la siguiente.