5 formas en las que una solución FP&A y Excel se combinan para aportar valor

Cada año más empresas se van sumando a la tendencia de reemplazar en los procesos de análisis y planificación financiera la vieja planilla de cálculo por un software específico que satisfaga esas necesidades.

Según datos de Accenture, el 80% de los CFOs del segmento SMB (Small Medium Business) de los Estados Unidos que está en hojas de cálculo actualmente entiende que esto ya no es eficiente y que se impone una modernización de la herramienta de gestión financiera. En LATAM, según los estudios que hemos hecho en Plika, el porcentaje es bastante similar.

Aunque la tendencia se acelera, y las herramientas de tipo FP&A van ganando terreno, todavía el parque tecnológico de las pymes latinoamericanas en lo relacionado a gestión de las finanzas empresariales sigue siendo ampliamente dominado por programas como Excel. También crece la adopción de otras tecnologías, como los ERP, BI o CRM, a medida que nuestras organizaciones van tomando conciencia de que el Excel o similar es una herramienta fantástica, pero tiene sus limitaciones para procesos propios de cierta áreas (puede conocer más sobre Excel en la gestión financiera de las empresas haciendo clic aquí).

¿Por qué se migran las empresas de Excel a herramientas de FP&A?

La tendencia se justifica por las posibilidades que ofrece a una pyme una solución FP&A. Cuando hablamos de planificación y análisis financiero y nos referimos a los procesos de previsión que se desarrollan dentro de una empresa para evaluar el rendimiento pasado, presente y futuro, básicamente nos referimos a cuatro actividades:

• conformación de presupuestos,
• planificación integral de las finanzas del negocio,
• previsión de escenarios (optimista, realista y pesimista),
• informes y reportes de gestión.

Todas estas actividades durante mucho tiempo fueron soportadas tecnológicamente por planillas de cálculo: una herramienta creada a fines de los 80 en su versión mas parecida a la actual, que ha evolucionado y ha ayudado considerablemente al desarrollo de la gestión financiera y empresarial en todo el mundo.

Sin embargo, el tiempo pasa para todos, y lo que hasta ayer era la mejor opción, tal vez hoy sea tiempo de repensarlo porque algo surgió en el mundo que es más eficiente para lo que debemos hacer. Esto es lo que ha pasado con las soluciones de FP&A: han venido a resolver una necesidad antigua, con una nueva manera de ser y hacer.

Las ventajas de utilizar una herramienta de Planificación y Análisis Financiero sobre una hoja de cálculo son varias. Te invitamos a que las conozcas y reflexiones sobre ellas a través del siguiente artículo de nuestro blog: haz clic aquí para ver una comparativa entre una solución FP&A y Excel.

Sin embargo, en este post no vamos a profundizar esta comparación, porque además siempre hemos sostenido que el propósito de una solución FP&A no es reemplazar el uso de Excel en las finanzas de las empresas (¡puedes respirar tranquilo). Todo lo contrario, podríamos decir: estamos convencidos en Plika de que la mejor estrategia para optimizar los procesos de planificación y análisis, control de presupuestos, elaboración de reportes y estimación de escenarios en las Pymes es el trabajo conjunto entre la herramienta de FP&A y la hoja de cálculo.

¡Sí! Realmente no sólo creemos eso, sino que lo hemos experimentado en las implementaciones de Plika en nuestros clientes. Hemos visto como la complementación de Excel con FP&A potencia al equipo financiero, lo empodera y permite obtener mejores resultados (es decir, mayor rentabilidad media la disminución del costo total de la función financiera y el ajuste de los procesos de budgeting y forecasting, entre otros) en un menor plazo de tiempo.

Si quieres conocer los desafíos de utilizar excel en la gestión financiera de tu empresa puedes leer nuestro artículo sobre ello haciendo clic en el siguiente link.

Entonces, ¿no debo dejar a un lado todas mis planillas de cálculo?

¡Claro que no! ¡No te apresures! Justamente queremos transmitirte ello: tu búsqueda de la modernización de los procesos financieros de tu empresa y la mejora de la eficiencia de éstos no te llevarán forzosamente a una sustitución de tus planillas de cálculo por un software. De hecho, borrar todo e implementar desde 0 a nuestro juicio y experiencia sería un grandísimo error.

Nuestro CEO, Juan Pablo Baldoni, ha comentado en una entrevista en la revista Forbes un tiempo atrás lo siguiente consultado en cuánto a qué herramienta es la mejor para llevar adelante la gestión financiera de una pyme:

”No todos los desarrollos ofrecen las mismas características. En ese sentido, la mejor opción de entre todas las que ofrece el mercado será aquella que mejor se adapte a cada negocio, considerando la industria y las necesidades. Resulta clave que antes de cualquier implementación se lleven a cabo sesiones de Discovery para conocer los objetivos de la empresa”. Juan Pablo Baldoni, CEO de Plika

En este sentido, habiendo comprendido la relevancia de mantener una buena parte de la estructura existente en planillas de cálculo en tu empresa al momento de migrar a una solución FP&A (que es algo que sí te recomendamos evaluar, más temprano que tarde), podemos abordar el punto clave de este post: cómo FP&A utiliza Excel para aportar valor a tus procesos financieros. ¡Acompáñanos con tu lectura un poco más y veámoslo!

5 formas en las que FP&A usa excel para aportar valor

Comencemos nuestra lista de las cinco funcionalidades y soportes en los que una solución FP&A descansa en la gestión a través de planillas de cálculo:

• Ayuda a moderar y superar la resistencia al cambio del personal

Al implementar una solución de FP&A, como en toda implementación de una herramienta de software nueva, el personal (¡y cuando decimos personal obviamente nos incluimos!) suele manifestar de inmediato resistencia al cambio. En mayor o menor medida, todos nos resistimos durante los primeros días, semanas y meses a modificar nuestros hábitos que con tanto cariño adquirimos durante mucho tiempo.

La compatibilidad de una solución como Plika con las hojas de cálculo (mediante la integración y procesamiento de estos archivos de manera orgánica y natural) facilita este período de adaptación. El usuario que no quiere “pasar a FP&A” de inmediato puede seguir utilizando sus Excels y luego “subirlos” a la herramienta de FP&A para su procesamiento.

¡De esta manera se afloja la tensión propia de todo cambio y se vuelve la migración menos violenta!

• Para cubrir el 20% restante de KPIs o fórmulas de cálculo que FP&A no cubre (contra el 80% que sí abarca)

Las herramientas de FP&A muchas veces no llegan a toda la información de las diferentes áreas o departamentos de la empresa. A ellas sí llega Excel habitualmente.

Entonces, al momento de generarse los KPIs el software FP&A necesita incorporar los registros y datos que fueron cargados en planilla de cálculo, para poder recopilar datos confiables y procesar así y generar información de calidad para el cuerpo de financieros y ejecutivos de la compañía.

• Facilita la migración de procesos de manera lenta y paulatina, no drástica y violentamente

Relacionado al primer punto, al poder compatibilizar con Excel la implementación de una herramienta de FP&A como Plika se vuelve menos dramática.

La customización del software específico se va dando de manera paulatina, controlada y casi natural, al ir reemplazando las hojas de cálculo existentes por una funcionalidad del programa, dentro de un calendario estipulado, en el cual los tiempos se pueden aplazar o postergar si el usuario, el área o el proceso no están maduros para la migración.

Claro está que esto se puede hacer porque en el mientras tanto el negocio no se detiene, sino que sigue funcionando como hasta ahora lo ha hecho, basado en la gestión en Excel.

• Para manipular datos, registros y cálculos que son en general estándares, por lo cual no requieren de customización

Muchas veces la adopción de FP&A para una tarea específica no es necesaria. O, al menos, no es indispensable. Si los datos que requieren ser procesados son estándar, o la tarea es sencilla, es muy probable que sea conveniente por determinas variables mantener el soporte tecnológico en Excel.

Esta facilidad existe porque una aplicación como Plika luego puede absorver esos archivos Excel sin mayor inconveniente. De esta manera se complementan y potencian las dos herramientas, para beneficio del equipo operativo, financiero, y del negocio en general.

• Vuelco de datos cuando hay aún una fuerte presencia de la herramienta legacy anterior a la instalación de Plika

Más del 70% de las pequeñas y medianas empresas latinoamericanas aún llevan adelante la gestión en Excel de sus finanzas. Las que no usan Excel, muchas utilizan sistemas legacy, que han ido customizando o ajustando a necesidades propias durante años, y hoy ya parecen irremplazables por una cuestión de costos y retornos de inversión que implicaría una migración.

Al utilizar Excel para aportar valor, la solución FP&A ayuda a las empresas en esta situación facilitando los vuelcos de información desde excel a la misma herramienta de una manera amigable y pragmática. Entonces, aún aquellos que están en un software heredado o anticuado pueden pasar a hojas de cálculo sus históricos y luego desde allí volcar a una solución FP&A.

¡Sin dudas que es una gran noticia para destrabar las situaciones de sistemas heredados y anticuados que tenemos en nuestras empresas y poder modernizarnos!

Notas finales

Hemos concluido nuestra reflexión sobre cómo FP&A usa excel para aportar valor. En Plika conocemos las dificultades que afrontan las pequeñas y medianas de América Latina para gestionar sus finanzas de la mejor manera posible. Conocemos también cómo los estudios contables hacen malabares para poder brindar un servicio cada vez más profesional, en el contexto difícil de las macroeconomías latinoamericas.

Te invitamos a conocer Plika a través de una demostración, y a que nos contactes para permitirnos acercanos a tu negocio a dialogar, entender tu necesidad y analizar cómo podemos potenciar tu empresa desde nuestro producto y nuestra experiencia a través de la mejor solución de software para planificación y análisis financiero del mercado.

¡Hasta la próxima!