3 formas de descentralizar un flujo con un Software de Budget y Forecast

El uso de un software de bugdet y forecast es un impulso trascendental para tener procesos financieros más eficientes. Esta lección aprendida en base a dolores de cabeza propios, producto de pérdidas de tiempo y dinero, y la observación de las experiencias de nuestros clientes, nos ha llevado en BlueDraft a desarrollar una solución completa como lo es Plika, específicamente diseñada para la realización de este tipo de procesos.

Para relevar estas virtudes de un software de budget y forecast a la hora de potenciar el trabajo en equipo, hemos puesto el foco en tres flujos o procesos desde los cuales este tipo de sistemas nos potenciarán y nos volverán mejores. Ellos son:

• Conformación de un presupuesto de base cero
• Proceso de análisis top-down
• Proceso de análisis bottom-up

En este nuevo post de nuestro blog vamos a analizar cuál es el impacto de implementar una solución de FP&A en budgeting y forecasting, enfocándonos en cuáles son las ventajas de estimular un ambiente colaborativo en la organización en el momento de llevar adelante estas tareas críticas para toda empresa.

¡Te invitamos a que nos acompañes y nos des tu valiosa devolución y experiencia personal para construir conocimiento entre todos!

Flujo #1: Conformación de un presupuesto de base cero

«Operando un negocio global en un mundo que cambia rápidamente, debes estar conectado a tierra en tiempo real en el entorno externo, tener total transparencia, estar basado en hechos y trabajar con un gran equipo colaborativo». Bob Shanks, CFO of Ford Motor Company.

Un presupuesto de base cero generalmente parte de importes en blanco, para definir cuánto y en qué se destinan los recursos de una empresa, con foco en obtener una mejor eficiencia en los gastos. Es, por ende, bastante más estratégico si se aprovecha, ya que cada responsable de presupuesto puede justificar y repensar ¿Por qué estoy gastando en esto? ¿Aporta a los objetivos corporativos?.

Con un presupuesto de base cero es más fácil identificar gastos innecesarios o ineficientes, así como se potencia la asignación de recursos en inversiones más inteligentes. ¿Por qué decimos esto? Básicamente, porque la proyección de los gastos en este tipo de presupuestos nos ayuda a plantear estrategias y validaciones cruzadas con el resto de las áreas.

Al realizar un presupuesto de base cero relevamos todos los egresos de la firma, lo cual hace que salten a la vista asignaciones que podrían optimizarse: por ejemplo, duplicación de proveedores, pago a proveedores más costosos que brindan el mismo servicio que otros menos costos, reparación de equipos o mantenimiento de los mismos en casos donde tal vez lo mejor es directamente la compra de nuevos (y el encargado del área tal vez no logró verlo), entre otros.

En este sentido, el desarrollo de este tipo de budget contempla toda la empresa, a escala integral. Es por ello una gran herramienta para transformar las finanzas de la organización e impactarlas positivamente. Pero, también conlleva un gran desafío, porque requiere sí o sí de que fluya el trabajo en equipo, la colaboración entre áreas y la comunicación efectiva. Entonces, es fundamental contar con la herramienta indicada.

Las etapas de elaboración de un presupuesto de base cero, en líneas generales, son:

• Establecer y comunicar objetivos estratégicos de la companía
• Definir un organigrama claro en cuanto a los responsables de cargar información al mismo
• Cada responsable puede bajar a detalle las estrategias que se llevarán adelante, y la asignación de recursos requerida, siempre con el norte de los objetivos formulados
• Controlar esas estrategias: Aquí se debe mantener siempre cuidado con el equilibrio entre seguir lo planeado pero, llegado, improvisar. En nuestra pymes latinoamericanas, con los contextos macroeconómicos en los que vivimos, es fundamental.
• Revisar el Presupuesto: La etapa final es mirar hacia atrás y ver qué se puede mejorar de lo hecho. La retrospectiva interna nos ayudará a ajustar aún más el presupuesto: ver en qué de lo que hemos invertido o gastado podemos afinar para así obtener mejores resultados.

Realizar un presupuesto base cero es tan rentable para una empresa como de contraproducente es no hacerlo. En este sentido, un software de budget y forecasting adecuado te permitirá, entre otras cosas:

• Ahorrar tiempo en la presupuestación automatizando tareas repetitivas, reduciendo el Tiempo del Ciclo de Creación del Presupuesto.
• Previsualizar múltiples escenarios futuros, con estimaciones optimistas, realistas y pesimistas.
• Planificar a muy corto, corto, mediano o largo plazo según tus necesidades, de manera más natural y coordinada con el equipo que si usaras sólo planilla de cálculo.
• Conectar el software con otras herramientas propias de cada área. Esto potencia, no sólo la herramienta de finanzas, sino también el flujo de trabajo de las áreas operativas.

Sistemas como Plika, que permiten las sesiones multiusuario, de fácil aprendizaje, veloz conectividad y almacenamiento disponible 24×7 gracias a la tecnología en la nube, forman parte de la caja de herramientas que tu equipo de finanzas necesita.

Flujo #2: Flujo top-down

«Históricamente, las finanzas se sentaban en el asiento trasero, mirando por el espejo retrovisor. ¿Dónde hemos estado? ¿Cuánto dinero ganamos? ¿Qué cambió desde el último trimestre? El trabajo de finanzas era responder a preguntas como esas.

Con los sistemas modernos, mirar hacia atrás es mucho más fácil, pero también lo es mirar hacia adelante. Los sistemas calculan lo sucedido de forma muy precisa. Las finanzas ahora andan a tiro; es el navegador del coche. Sí, la línea de negocios está impulsando, pero las finanzas están mirando hacia adelante, sugiriendo rutas para probar y modelando nuevas posibilidades.

No sólo extrapolas del pasado; eres libre de ver qué más está pasando. Este es un trabajo totalmente diferente, asociado con las líneas de negocio.» Safra Catz, Former CFO (now CEO) of Oracle

Otro desafío al trabajo de equipo en nuestras empresas desde el punto de vista financiero es el análisis top-down y bottom-up en la gestión de inversiones.

Como sabemos, Top-down y Bottom-up son dos enfoques distintos que nos propone la ciencia de datos para analizar una inversión. Ambos nacieron en la década del 70 de la mano de la informática y se popularizaron durante los años 80.

En el caso del Top-down (de arriba a abajo, sería una traducción), se lleva adelante el análisis de una inversión desde la mirada global hacia la particular. Es decir, tomamos los fundamentos grandes primero y luego vamos a las variables más pequeñas de una empresa o negocio para conocer su estado financiero actual. Podemos comenzar entonces por el contexto económico internacional y la situación de demanda y oferta global en su mercado, para ir bajando hasta revisar el cashflow y los costes operativos o el management.

Cuando queremos hacer una análisis top-down en nuestras pymes nos encontraremos tarde o temprano con la necesidad de integrar todas las variables de las diferentes áreas en un todo: desde la mesa directiva central hasta los KPIs de la oficina de distribución más remota. Este tipo de revisiones son muy difíciles de llevar a cabo en herramientas de software libre no customizadas, o incluso diseñadas para otro tipo de gestiones. Una solución FP&A es la llave idónea que tu equipo necesita.

Aplicado a un flujo de presupuesto dentro de una empresa, el área de finanzas suele dar una bajada clara y estratégica a las áreas del negocio, para que estas den una devolución justificada de ¿Por qué estoy o no de acuerdo con este presupuesto para mi área? De aquí es que se origina la etapa de «challenge» o intercambio, donde se editan y justifican posibles importes de cada presupuesto.

Hacer esto sin una herramienta como Plika, significa generalmente hacerlo en planillas de cálculo o documentos planos online, que si bien presentan muchas ventajas en etapas iniciales de la empresa, llegado cierto crecimiento del negocio presentan una limitante y dolor de cabeza para los responsables del proceso. Imagina consolidar 30 planillas con nomenclaturas y ediciones diferentes de forma manual, o permitirte tener un trackeo de cambios completo para saber si la versión que tu usas sufrió algún cambio después de pasarla a tus reportes.

Flujo #3: Flujo Bottom-up

«La tecnología financiera de hoy proporciona funciones de facturación e informes instantáneos y reduce las posibilidades de error humano. En el futuro, creo que las finanzas se automatizarán cada vez más. A las organizaciones que esperan para automatizar sus procesos financieros les resultará difícil crecer y escalar su negocio.

Encontrar formas de integrar sin problemas la nueva tecnología que combine bien con los diagnósticos comerciales existentes y el sistema financiero general es clave». Licia Salice-Jarisch, SVP of Finance at Binary Fountain

Al contrario del modelo top-down, el bottom up nos propone partir de una parte menor del sistema y escalar hasta las variables macro. Es decir, aquí el análisis empieza con el desempeño histórico de una individualidad (una sede, una oficina, un equipo): se ponen en la balanza la situación financiera y el control de riesgos de esa unidad. Luego, se va in crescendo hasta incorporar al análisis las acciones de la empresa, la liquidez, el market share nacional e internacional, entre otros indicadores globales.

También en un análisis de tipo Bottom-up la colaboración entre áreas es indispensable. A medida que se va avanzando en el diagnóstico se requiere información real, confiable y actualizada de lo que pasó en los distintos departamentos del negocio. Recopilar estos datos puede ser una ardua tarea si:

• cada área posee un propio sistema de gestión (CRM para los comerciales, ERP para los contables, softwares específicos en áreas operativas),
• utilizan sus planillas de cálculo ad hoc sin contemplar la compatibilidad con la herramienta del equipo de finanzas,
• poseen un software común pero la comunicación no es fluida.

La adopción de una solución FP&A disminuye estos potenciales focos de conflicto al proporcionar un software de gestión integrable con otras plataformas, incluidas Excel y otras planillas de cálculo, y facilitando el trabajo coordinado bajo un sistema web hosteado on cloud.

“A veces no es cuestión de tener nuevas ideas, sino de dejar de tener ideas de las antiguas”. Edwin Land