Buenas prácticas en Financial Planning & Analysis
La aplicación de mejores prácticas para FP&A en nuestra organización nos puede ayudar a tener un funcionamiento más eficiente del equipo de finanzas. Es un dato concreto que la mayoría de las empresas, especialmente en el segmento de las pequeñas y medianas, no están satisfechas completamente con cómo gestionan sus finanzas actualmente.
En muchos casos se considera a las actividades de Planeamiento y Análisis Financiero dentro de una empresa como un factor de gasto que no es rentable, o en todo caso cuya utilidad no se visualiza claramente, son horas y horas por detrás de planillas de Excel usadas para que la Dirección vea solo el resultado final en un reporte financiero.
Esto se presenta muchas veces por la falta de incorporación de nuevas técnicas que se van incorporando a la industria y que no nos llegan o no nos enteramos. También, hay que decir, que la misma práctica del FP&A no está muy instalada en nuestras empresas de LATAM como si lo está en Europa y Estados Unidos, o mejor dicho, está, pero basada en hojas de cálculo. Un estudio de Plika de 2020 reveló que las pymes que tenían un software de FP&A en uso no alcanzaban al 15%. En los Estados Unidos, donde esta práctica está claramente más avanzada, el porcentaje apenas supera el 20%.
Para aportar nuestro grano de arena a lidiar contra esta problemática, hemos decidido hacer este post sobre las mejores prácticas en FP&A. ¡Esperamos que te sea útil!
#1 Tener una reunión de equipo anual para alinear objetivos y estrategias
Muchas empresas están adoptando, lentamente, medidas como esta. Impulsada por una consultora en finanzas muy prestigiosa, esta práctica consiste en organizar un retiro con el equipo financiero de un tiempo prudencial (dos o tres días son la norma).
Allí, el equipo delibera, revisa datos, realiza proyecciones, simula escenarios, obtiene conclusiones, las cuestiona, afina el diagnóstico, todo en forma colaborativa y estimulando la creatividad. Estas reuniones además son muy útiles para coordinar e integrar las diferentes perspectivas y eliminar algo muy común en los equipos de FP&A, que es cuando los integrantes del team financiero se desalinean de los objetivos y estrategias de la empresa producto muchas veces de comunicación deficiente o errada.
#2 Relacionar directamente los objetivos corporativos con el presupuesto
El presupuesto es una herramienta clave para acompañar la consecución de los objetivos estratégicos de una organización. Allí se transparentan puertas adentro todas las estimaciones reales de las distintas áreas, se sinceran los recursos con los que contamos por parte de la Dirección y también, claro, se pone sobre la mesa el qué se quiere lograr en el período. De esta manera, podremos dilucidar el cómo.
Durante el Ciclo de Creación del Presupuesto (en algunas empresas llamado también “Plan Anual”) podemos definir si se sugiere la contratación de personal para el diseño de nuevos productos, si se amplía la capacidad productiva con la adquisición de una planta nueva u otras cuestiones por el estilo. Entonces, estas decisiones impactarán claramente en al Planeamiento y Análisis Financiero de la compañía.
#3 Incorporar a los jefes de área y hacer reuniones 1 a 1
Hay que reducir la brecha que existe entre Finanzas y Áreas del Negocio. Es inevitable: todas las empresas tenemos que lidiar con este espacio abismal que hay entre quiénes llevamos adelante los números de la organización y quiénes se encargan de la tarea operativa o producción.
Más del 80% de los CEOs de pymes latinoamericanas encuestados por Plika recientemente han confesado que el equipo de finanzas y el de operaciones no trabajan colaborativamente más que una vez al año. Esto es, durante el armado del Presupuesto anual. Pero la realidad es que los equipos de finanzas son quienes se responsabilizan de hacer el seguimiento mensual o por lo menos trimestral con cada responsable.
Una de las mejores prácticas de FP&A es integrar a los jefes de área, gerentes, líderes de proyecto o cómo se denominen en tu organización al armado del plan financiero y a las proyecciones. Es decir, claro está, no serán ellos quiénes simulen escenarios y obtengan un cálculo de los retornos. Pero sí serán ellos quién aporten la palabra justa de cuánto valor genera para la empresa tal o cual compra. O, por qué un activo tal vez esta subvalorado financieramente, o cómo se comporta el personal y qué rendimientos podría tener si se invirtiese en una u otra herramienta.
#4 Trabajar en un ambiente colaborativo con un Plan de Proyecto
El Plan de Proyecto es un mapa que configuramos antes de emprender una nueva iniciativa. Allí definimos hitos, fechas y acciones a tomar que nos llevarán, al final del camino, a dónde queremos estar (¡o lo más cerca posible!).
Trabajar con un Plan de Proyecto en etapas Presupuestarias requiere de trabajo coordinado entre diferentes áreas (Operaciones, Finanzas, Recursos Humanos, Dirección), además de mucha y fluida comunicación. Y, también, registros claros y confiables. Hacer un proceso de Presupuesto descentralizado en planillas de cálculo suele ser difícil cuando Finanzas debe consolidar varias planillas.
Sin un software de FP&A ¿Cómo sabrías cuál es la última versión de cada Área del Negocio? ¿Qué grado de control tienes sobre los cambios, comentarios y debates antes de cerrar importes? ¿Cuánto tiempo te llevaría consolidar manualmente múltiples planillas para armar un EERR o un Cash Flow?.
Para el armado de un Plan de Proyecto efectivo es fundamental contar con una herramienta de software idónea. Aquí el programa de cómputo que utilicemos debe proporcionarnos formas veloces y sencillas de utilizar para:
- Cargar registros.
- Compartir archivos y permitir edición multiusuario.
- Modelar tablas y datos con agilidad y seguridad (es decir, controlando y limitando el error humano).
- Proporcionar herramientas de proyección de variables y simulación de escenarios futuros.
En este punto te recomendamos que pruebes el software de FP&A que hemos desarrollado, llamado Plika, a través de una demostración totalmente gratuita. Con Plika puedes gestionar todas estas actividades de forma segura y con una interfaz de usuario amigable y fácil de aprender a utilizar por usuarios no especializados.
#5 Automatizar la mayor cantidad posible de tareas
Sin duda, en un manual de mejores prácticas en FP&A no podía faltar la automatización de procesos. Esto es un mandato imperante hoy en día: el personal ya no debería dedicar su tiempo por más mínimo que sea a tareas que son repetitivas y que no agregan valor al negocio.
El desarrollo tecnológico hoy nos facilita implementar herramientas de automatización para la carga de comprobantes, procesos de facturación mensual, gestión de suscripciones, registro de pagos a proveedores, liquidación de sueldos, etc. Si te pones a pensar un poco, estoy seguro de que se ocurrirán muchas cosas más en tu organización que sean de la misma manera todos los meses, o todas las semanas, o peor aún, ¡todos los días!
Las empresas líderes del mundo están aumentando su planta de bots, que llega ya hasta tareas que siempre se pensaron para el humano, como la Atención al Cliente. ¡Es hora de hacer introspección y detectar qué cosas podemos automatizar para liberar al equipo de tareas de poco valor!
#6 Comprometerse con el seguimiento y el monitoreo
Hacer un seguimiento a conciencia de las finanzas y de la operación durante todo el período es otra de las mejores prácticas en FP&A recomendadas. Desde que se realizan las proyecciones y los diagnósticos hasta que finaliza el período hay un trecho lleno de incertidumbre, obstáculos y riegos. Por ello, es una práctica recomendada para todo equipo financiero estar presente en el día a día de lo que sucede en la empresa.
En este sentido, una parte importante del trabajo es asistir a las otras áreas de la organización. Es mantenerse cerca, como un aliado, de los desafíos diarios del resto de los compañeros cuya actividad principal es parte de la operación. El seguimiento y el monitoreo post FP&A no conlleva un espíritu crítico o destructivo sino todo lo contrario. El objetivo siempre es corregir el desvío que se presenta para que la empresa tenga finanzas más saludables cada vez, sin recaer sobre las personas sino sobre los procesos.
#7 Buscar la mejora continua como un norte
La innovación y la mejora continua son dos aspectos que la FP&A lleva intrínseca en sus valores. El planeamiento y análisis financiero fue desarrollado para innovar en la manera en la que la gestión financiera de las empresas se hace.
Por lo tanto, partimos de la base de que siempre debe haber una forma más eficiente o simplemente mejor para capturar datos, analizar los rendimientos o informar resultados a los ejecutivos.
La literatura en español sobre FP&A no abunda, es cierto. Tampoco en idioma inglés, como hemos dicho antes aquí, aunque sí tenemos bastante material que en nuestro lenguaje. Mantenerse aprendiendo, viendo cómo lo hacen los grandes, cómo innovan y cómo mejoran sus procesos, es un hábito de FP&A que debe mantenerse en el ADN nuestro y de todo nuestro equipo financiero.
Conclusiones
Las empresas más importantes del mundo utilizan el FP&A para tener mejores resultados, no para preverlos.
Esta frase, que parece un eslogan, es una buena oportunidad para reflexionar acerca de cómo estamos usando el Planeamiento y Análisis Financiero y si estamos obteniendo lo mejor de él.
Es cierto, ello implica un cambio cultural, de pensamiento y conductual en nosotros y en nuestros equipos financieros. Como mencionamos al principio del artículo, en América Latina el FP&A no es habitual y no estamos familiarizados con él.
Pero, en Plika estamos convencidos de algo. Si nos mantenemos con el foco puesto en la mejora continua de las finanzas de nuestra empresa y persistimos en vivir nuestra profesión con espíritu innovador, es seguro que con el tiempo las mejores prácticas de FP&A serán un parte de nuestros hábitos. ¡Y luego veremos los resultados replicados en los números, que al fin y al cabo es lo que a nosotros nos guía!
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