¿Por qué las Startups necesitan un software FP&A?
La importancia de implementar FP&A en las Startups se debe no sólo a la ineludible necesidad de generar reportes constantemente, ya sea para su directorio, o bien para el mismo CEO a la hora de tomar decisiones, sino también en otros múltiples aspectos.
En este post queremos proponerte, a través de nuestro propio caso en BlueDraft, demostrarte como la incorporación de un FP&A en una Startup es una excelente manera de optimizar el desempeño financiero de tu negocio en crecimiento.
El post de hoy se trata de contar en nuestras palabras cómo implementar FP&A en una startup como la nuestra y la tuya, y cómo esto nos ayudó a crecer enormemente en calidad, bienestar espiritual del equipo y, claro, beneficios económicos y rentabilidad.
En casa de herrero, cuchillo de palo
En BlueDraft comenzamos haciendo el proceso de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) en Excel, como todo el mundo en sus inicios. Como tú, como la empresa en la que trabajabas antes y, esperemos que no pero posiblemente, como en la startup que fundarás el día de mañana. Es que, digamos la verdad: en aquél momento, la gestión financiera en Excel era más que suficiente. El software de Microsoft tenía todo lo que necesitábamos, pero no sabíamos que nuestro amor idílico estaba por terminar…
Es que, la planilla de cálculo que usábamos para llevar adelante la operación fue haciéndose cada vez más grande en la medida que fuimos creciendo. Saliendo de Argentina a Latinoamérica había cada vez más responsables, el equipo de recursos consumía cada vez más productos y, por lo tanto, había cada vez más gastos que teníamos que tener bien en claro.
Las dificultades de la hoja de cálculo para acompañar el crecimiento
A su vez, el equipo de Marketing debía empezar a proyectar cada vez más ventas, caídas, y gastos para aumentar ese crecimiento, y en paralelo, el equipo de Servicios debía comenzar a orientar la capacidad en horas de implementaciones con la proyección de ventas que proponían desde Marketing.
Y bueno: esto no termina aquí. El gerente de Bluedraft y todos nosotros como equipos teníamos en claro el objetivo de convertirnos en los líderes de FP&A en Latinoamérica. Por lo tanto, estábamos comprometidos en conseguir cada vez más clientes, para que los inversores de nuestra startup vean tal crecimiento y continúen invirtiendo.
Para este punto, ya nuestro querido Excel estaba haciendo lo que podía. Las limitaciones en materia de proyecciones saltaban a la vista. Hacer un presupueso en Excel, bueno, seguramente tú sabes cómo es. De nuevo, se trata de un sistema extraordinario, pero presupuestar en hojas de cálculo cuando tienes una operación que involucra 5 o 6 centros de costos, oficinas y representantes en más de un país, ingresos y egresos en aumento exponencial, etc., se vuelve muy difícil. Y en el medio de todo esto, el personal.
El CFO y sus malabares para seguir siendo eficiente
En el medio de todo esto, el dirigente de nuestra compañía detalló que, en el inicio, fuera el CFO asignado quien manejaba los datos haciendo algunas preguntas, pero la operación creció tanto que ya no lograba tener el control de las distintas áreas, y llegaron a la conclusión que sería mejor que cada responsable cargue una proyección sobre su departamento.
Mantener esta dinámica con Excel nos trajo varios inconvenientes:
- El error humano comenzó a presentarse cada vez más seguido.
- Muchas presentaciones se hacían a destiempo. El CEO no lograba tener a tiempo los reportes.
- Era dificultoso asignar los procesos financieros a un CFO 100% dedicado. Se apostó por trabajar de forma colaborativa para simular esto.
- Los datos no eran precisos ni confiables. Esto le generaba desconfianza al CEO a la hora de tomar una decisión en base a tales reportes.
Ya en este punto, se decidió desde la Dirección apostar por implementar nuestra solución de FP&A. Allí comenzamos el proyecto Plika en Plika, lo cual no deja de ser una ironía. ¡Pero fue la mejor decisión que pudimos haber tomado y ahora te contaremos por qué!
Cómo implementar FP&A en una startup: nuestro caso en Plika
Cuando se inició el proyecto de implementación de Plika en Bluedraft, lo primero que hicimos fue centralizar la toma de decisiones sobre los procesos financieros de la empresa en una persona. Luego, comenzar a asignar responsables a las distintas fases o áreas de los procesos, y analizar cómo podíamos llevar la herramienta y su proceso de estructuración a buen puerto.
En esta etapa inicial, el software Plika nos corrigió y potenció todo lo que veníamos haciendo. Para avanzar con el la implementación, entrevistamos a cada responsable, armamos un mapa de actores para ver desde dónde podía participar cada uno y sacarle así más provecho a la herramienta. Luego, creamos los roles necesarios y los usuarios en Plika para que cada uno pueda acceder con sus propias credenciales, pueda cargar datos, analizar y contribuir.
De este modo se logró descentralizar el proceso pero reduciendo el riesgo de error humano y agilizando los tiempos. Desde el directorio de Bluedraft se optó por involucrar al área comercial para reflejar la proyección de ventas y otros datos, se sumó el área de servicios con sus repectivos responsables para poder obtener esas ventas, realizar otros cálculos, como la cantidad de personas que se requería, y los costos, tanto en herramientas como en tecnología.
Los beneficios que aprendimos de implementar FP&A en Startups
Una vez que el proyecto se encontraba avanzado: es decir, que la implementación del software iba tomando forma, pudimos ver que tareas que antes las sufríamos (estamos suavizando: nos provocaban tremendos dolores de cabeza), ahora fluían, se hacían con mejor calidad, en menos tiempo y con menos roces entre el personal (tal vez esto en tu compañía no suceda, tal vez sólo nos pasaba a nosotros de discutir haciendo un cierre de mes o un presupuesto 🙂 ).
Una de esas tareas que cambiaron radicalemente, sin duda, fue el presupuesto anual. Si bien antes se hacía, no se hacía de una forma tan dinámica y colaborativa, y con la implementación de Plika comenzó a ser compartido en una sola herramienta a la que todos tenían acceso. Desde ahí cada uno podía también ver su set de información, su propio presupuesto y desvío. Incluso hasta automatizamos integraciones entre Plika y otros sistemas que tenían información legacy.
Con estas automatizaciones, logramos reducir y en muchos casos hasta eliminar el tiempo invertido (¿gastado?) en Control de Desvíos. Además, cada equipo pasó a tener todas las herramientas al alcance de un “clic” y hasta comenzaron a implementar su propio módulo de forecast. Cada tres meses se realizaba la proyección del presupuesto con los meses restantes del período, ajustabamos desvíos, renovábamos las proyecciones. Todo en mejor tiempo, con datos más confiables.
Conclusión
Así, implementar Plika en nuestra empresa nos dió valor tangible tanto intangible. ¿Por qué decimos esto? Porque a la mejora en la eficiencia de los procesos y en flujo de información, a la mejora en las presentaciones en tiempo y forma, le agregó brindarnos la posibilidad de construir un ambiente colaborativo, verdaderamente colaborativo entre las distintas áreas y equipos.
Esperamos que este testimonio sobre nuestra experiencia te permita ver en su completa dimensión cómo la implementación de FP&A en una startup es un gran paso para el negocio y para el personal. ¡Te le recomendamos en base a nuestra propia experiencia! Si tienes dudas, puedes solicitar una demo o una presentación sin costes a través del siguiente enlace:
