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Por Julián Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

En este post te proponemos conocer cuáles son las diferencias entre plan, budget, forecast y las características de cada uno. ¡Acompáñanos!

El Plan financiero, el Budget y el Forecast, son tres pilares clave de la gestión del rendimiento empresarial, ya que son los tres pasos que conforman el proceso de determinar y trazar objetivos financieros a corto y largo plazo dentro de una organización.

En otras palabras, el propósito de la planificación, el presupuesto y la previsión es traducir la estrategia en ejecución a través de planes de asignación de recursos en un plazo determinado.

El plan financiero

Para entender el funcionamiento de los tres pasos que te mencionamos previamente es necesario comprender que es la planificación la que proporciona un marco para los objetivos financieros de una empresa para los próximos años (generalmente entre tres y cinco). El “plan” responde a esa pregunta al delinear los objetivos operativos y financieros de la empresa.

La realización de un plan financiero tiene ciertas ventajas. Algunas por ejemplo son:

  • La planificación general, en conjunto con los planes secundarios, aseguran que todas las áreas comerciales individuales sean consistentes y que estén libres de contradicciones.
  • Permite a través de un enfoque de planificación de arriba hacia abajo definir los objetivos estratégicos del negocio y las actividades de alto nivel requeridas para alcanzarlos.
  • Un plan es de naturaleza más estática, más una hoja de ruta que un documento que se actualiza diariamente.
  • Permite una mayor flexibilidad y creatividad a la hora de elaborarlo.
  • El análisis financiero en el que se basa es subjetivo, por lo tanto, nunca podrá ser completamente preciso.

Ahora veamos la segunda parte de este proceso, que es la creación de un presupuesto.

Presupuesto

Desde el budgeting o presupuestación la empresa detalla cómo se llevará a cabo el plan mes a mes. Este documento cubre ítems tales como ingresos, gastos, flujo de caja potencial y reducción de deuda. Entre sus principales características encontramos que:

  • Generalmente, se puede ajustar el presupuesto según los ingresos reales o comparar los estados financieros reales para determinar qué tan cerca están de cumplir o exceder el total disponible.
  • La elaboración de un presupuesto sirve para traducir la planificación anteriormente detallada en datos.
  • Dentro del budget, formulado en términos de números, se predefine un período de tiempo y el compromiso para asignar los recursos alineados con el objetivo de cumplir metas de manera estratégica.
  • Generan mayor responsabilidad por los gastos asumidos, al dejar evidenciados los excedentes y mayor claridad en las brechas de la financiación.

En la creación de un budget se pueden optimizar diferentes aspectos, como el tiempo de cierre el número iteraciones presupuestarias de cada período.

Conoce cómo realizar un presupuesto con Plika:

Forecast

Finalmente, luego de una selección de ciertos datos y tras el análisis de las condiciones actuales del negocio, en la instancia de forecasting o previsión se realizan las predicciones correspondientes para tener una visión más actualizada del presupuesto orignial.

En LATAM las empresas suelen realizar 3 a 6 veces el Forecast por años, algunas incluso lo realizan cada mes del período. El término «2+10» o «6+6» suele usarse para demostrar cuántos meses de un período anual por ejemplo están nutridos de datos reales que provienen de la contabilidad y cuántos están libres de edición ya que todavía no ocurrieron.

Parte de los atributos del forecast son:

  • Generalmente se van ajustando a medida que se dispone de nueva información.
  • Procuran rastrear el rendimiento esperado del negocio para que se puedan tomar decisiones oportunas.
  • El objetivo es responder a las deficiencias del negocio frente a los objetivos, así como maximizar las oportunidades.
  • Utilizan tanto información financiera como no financiera, así como consideraciones de simulación y escenarios.

¿Quieres hacer un forecast sobre tu presupuesto de forma rápida y eficiente? En este video te contamos cómo puedes hacerlo con Plika:

Diferencias entre Plan, Budget y Forecast: pasamos en limpio 🙂

Hemos visto aquí entonces las diferencias entre Plan, Budget y Forecast, y hemos conocido que son tres elementos prioritarios para una gestión de las finanzas empresariales saludables.

En la práctica, la observación de los tres pasos es administrada generalmente por controladores financieros (CFO, gerentes de finanzas o FP&A Analyst) o bien, desde funciones de análisis y planificación financiera llevadas a cabo por equipos cross de la organización. Las funciones tanto de la planificación, el budget y el forecasting, en simultáneo, son discutidas y puestas sobre una mesa de diálogo en reuniones periódicas que involucran a ejecutivos, jefes de áreas, personal de Compras, entre otros.

Aún así, es importante destacar que a pesar de que tienen un propósito único los tres pasos, sus funciones no siempre son cien por ciento claras. Es por eso que poner en relieve la diferencia entre cada una de ellas es de vital importancia a la hora de planificar y que cada uno de los líderes financieros de la organización se apoyen en los tres términos en conjunto, diferenciándolos con criterio y habilitando a que cada modelo presente su informe.

Cada una de las instancias del proceso, son tan importantes como su función integrada, ya que, justamente, el Plan sirve como base, el Presupuesto como una guía acerca de cómo asignar el efectivo y el Forecast proyecta el futuro financiero del negocio.

Tanto es así que cada paso es reconocido como una pieza independiente del rompecabezas financiero de la empresa, y su implementación se ha vuelto aún más importante en el entorno comercial actual, debido a que los competidores disruptivos están ingresando incluso a las industrias más tradicionales.

Notas finales

Adoptar estas prácticas regularmente y a conciencia brindan numerosas facilidades al negocio y aportan valor desde lo práctico y desde lo teórico. Algunas de sus virtudes que conocemos por experiencia propia en nuestros clientes y en nuestra compañía son:

  • facilitar el ahorro de tiempo,
  • acotar el margen de errores,
  • promover la colaboración interequipos
  • estimular una cultura de gestión más disciplinada, ofreciendo una verdadera ventaja competitiva.

A la vez, al determinar los objetivos estratégicos, se hace presente un fuerte componente analítico, en el que los ejecutivos que forman parte del negocio, deben comprender el tamaño del mercado el entorno competitivo y las fortalezas inherentes que pueden diferenciar a la empresa de la competencia.

En muchos aspectos, la estrategia consiste tanto en decidir qué es menos importante como en especificar qué es más importante. Es por eso que la utilización de estas herramientas, mejora el análisis sobre las prioridades estratégicas que establecen claramente la línea entre las iniciativas que merecen inversión y las que no.

Soporta tus finanzas en un software idóneo

En consideración a lo que hemos descripto a lo largo del artículo, nos ha parecido atinado destacar que una enorme responsabilidad acerca del éxito en la implementación de este tipo de procesos tiene que ver con el uso de un software idóneo, pensado específicamente para finanzas. Esto impactará de manera directa en el equipo financiero brindándoles mejores herramientas de trabajo, logrando mejoras en la fluidez con la que se realizan las actividades,volviendo al costo total de la función financiera más rentable.

En este sentido, te proponemos acceder a una demostración gratuita y sin compromiso de Plika, una herramienta diseñada y desarrollada exclusivamente para apoyar procesos de FP&A en las pequeñas y medianas empresas de América Latina.

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