5 consejos para mejorar los procesos de cierre de mes contable

El cierre de mes contable no es obligatorio en las empresas, como ya sabemos. Pero, sin duda que es una herramienta fundamental de crecimiento en cualquier organización.

De hecho, muchas veces hemos escuchado la creencia de que las pequeñas empresas y las start ups no tienen necesidad de llevar a cabo un cierre contable mensual que facilite el control de gestión. Pero precisamente, la condición de no manejar tanto cashflow como una compañía grande es la que reduce el margen de equivocación en la gestión financiera y vuelve al control de gestión más indispensable en un pyme que en otro tipo de negocios más grandes.

Ahora, si hay algo que une los procesos más allá del tamaño de la organización, es que sea cuál éste los procesos de cierre… ¡siempre generan estrés! Deben ser contadas con los dedos de la mano las empresas que pueden tener cierres de mes orgánicos, eficientes y que logran reducir el time to close período a período.

¡Cuántas veces nos hemos quedado hasta la madrugada conciliando registros en excel! ¡Desarrollando reportes y retocando cuestiones estéticas a última hora! ¡Esperando información importante del área de Compras! ¡Aguardando por el equipo de soporte de TI porque tuvimos un problema con el software que nos atrasa!

Para ayudarte a mejorar los procesos de cierre de mes contable hemos hecho este post. ¡Esperamos que los consejos te sean útiles!

Algunas ventajas de hacer un cierre de mes contable

Los cierres de mes no son parte del plan general de contabilidad de una empresa. Pero, son fundamentales a otra escala, ya que son un insumo necesario para un control de gestión eficaz.

Eficacia es la capacidad de concretar una tarea independientemente de cómo se han usado los recursos. Eficiencia es lograr el mismo resultado con una mejor utilización de estos recursos.

En el cierres de mes contable el equipo financiero es el encargado de procesar los datos contables y extracontables necesarios para que la salud económica de la firma sea la mejor posible. El cierre atraviesa a todas las áreas del negocio, por lo cual es un punto de presión para cada responsable y equipo. Este hito es una herramienta, entre otras cosas, para poner al día las cosas que nos han quedado “desalineadas”: registros, facturas, pagos, etc.

Además, una vez consumado los procesos de cierre, es un valor importante para los tomadores de decisiones. Un cierre concluido además de “ordenar los números” provee al CEO de información actualizada y confiable sobre cómo van las cosas.

Por ello, la gran mayoría de las empresas hacen cierres de mes contables, aprovechando este instrumento para un efectivo control de gestión, trasladar la información de las cuentas de resultados a las cuentas de balance, entre otras facilidades que brinda un cierre mensual.

Aspectos básicos del cierre de mes

Cómo se hace un cierre contable tiene algunas normas generales, mucho de buenas prácticas y otro tanto de decisiones propias y cultura de la organización. No hay manuales estándar para aplicar en esto.

Sin embargo, si hay aspectos básicos que debemos tener en cuenta para un cierre ordenado. Veamos algunos:

• El cierre es un punto en el tiempo para “poner al día” la facturación. Todo lo entregado y/o vendido que requira ser facturado debería estar en esas condiciones al momento del cierre. De la misma manera funciona con los proveedores, quienes deben estar informados de que antes de X fecha deberán emitir las facturas pertinentes.
• También debe actualizarse la información contable con los gastos de salarios, cargas fiscales e impositivas, gastos de marketing y otros egresos.
• Por otra parte, en el cierre de mes se deben considerar cuestiones técnicas también como amortizaciones, arqueos de caja y conciliación de cuentas bancarias.

El consolidado final de estos puntos nos dará un base de información útil para tomar decisiones reactivas y preventivas, proyectar a corto plazo y corregir desviaciones sobre el presupuesto que hicimos al inicio del período.

Ahora, sí, 5 consejos para mejorar los tiempos de cierre de tu equipo

El time to close o tiempo de cierre es, básicamente, el tiempo que requiere completar el proceso de cierre de mes contable en una empresa. El indicador se obtiene con la siguiente fórmula:

Tiempo de Cierre = Fecha y hora de fin de las tareas de cierre – Fecha y hora de inicio de las tareas de cierre

Trabajar sobre el time to close para mejorar el rendimiento del equipo es un ejercicio que requiere constancia, dedicación y pensamiento a largo plazo. ¡Veamos algunos consejos útiles para optimizar el time to close!

• Elabora un plan de cierre

Un plan de cierre es una lista de tarea con su correspondiente responsable designado, nada más y nada menos. En algunos casos se estima también un tiempo de ejecución, pero esto ya es un estadío más avanzado.

Por lo pronto, tener bien detallado qué debe hacerse, cómo y por quién, es una buena manera de emprender tu próximo cierre de mes. Una virtud de este elemento es que es mejorado vez tras vez, en base a la experiencia y los errores cometidos.

“Necio es el que no aprende de los errores. Inteligente es el que aprende de los errores. Sabio es el que aprende de los errores de los demás”. Confucio

• Pon fecha deadline al período de cierre

Esto no quiere decir colocarnos la soga al cuello nosotros mismos. Sino, todo lo contrario: el espíritu de este consejo es el de ponernos una fecha límite que nos ayude a tener un norte. Entonces, si dijimos que el cuarto día hábil del mes todos los procesos de cierre estarán finalizados, el día quinto ya sabemos que podremos estar trabajando en los procesos de análisis, proyecciones y presentaciones de reporting para la Junta Directiva.

Fijar un deadline es una iniciativa del equipo de finanzas que puede ayudar a organizar el trabajo de cierre de toda la empresa. Los beneficios serán para todas las áreas una vez que este deadline sea parte de la cultura empresarial.

• Adelanta las tareas que puedas

Es cierto, el día a día nos lleva puestos muchas veces y no podemos ser proactivos. Pero, la realidad es que si logramos adelantarnos a lo que ya sabemos que tendremos que hacer, habremos ganado un tiempo valiosísimo. Y, ganar tiempo en cierres contables de mes, es menos estrés, mayor eficiencia, mayor rentabilidad.

Según Deloitte la mayoría de las empresas dejan para el momento de cierre de mes un gran número de tareas que podrían haber realizado durante las semanas anteriores. ¿Esto está pasando en tu organización? Tal vez apartar una hora de la rutina y pensarlo con el equipo sea un buena práctica que te dará retornos en resultados pronto!

• Piensa en procesos, y luego en herramientas

Este punto es aplicable a cualquier área del negocio, pero en finanzas podemos verlo tal vez de forma más contundente. Una vez que tenemos un proceso definido a cómo hacer las cosas, verás que el rendimiento del equipo será mucho mayor. Y, si ya has logrado instalar un proceso y está sólido, ¡tal vez sea el momento de dar el paso a la automatización! 🙂 Pero, no puedes automatizar sino tienes un proceso previo sólido, estable y probado.

Lo mismo ocurre con otras tecnologías. No deberías pensar en subirte a la nube o aplicar Business Inteligence a tus finanzas si no estás ordenado con los procesos.

• Automatiza todo lo que puedas

Ahora sí: el punto neurálgico de toda mejora sustancial en el time to close: automatizar. El 90% de los CFOs de pymes americanas encuestados por Accenture en 2019 declaró que sus equipos subexplotaban las tecnologías de automatización existentes en el mercado.

Automatizar es una necesidad de facto, hoy en día. Nos permite:

• Reducir el riesgo del error humano.
• Obtener el mismo resultado de forma más eficiente (es decir, utilizando menos recursos).
• Liberar tiempo del personal para tareas de mayor valor agregado, en las que un bot no puede reemplazar al humano.
• Elimina la dependencia del individuo (ya no necesitamos que Rubén esté sí o sí en el cierre porque es más óptimo, o sólo él sabe como hacer tal tarea, etc.).

En un cierre de mes contable hay muchas tareas que son repetitivas. Conciliaciones bancarias, cálculo de amortizaciones, digitalización de facturas en papel, entre muchas otras, son materia de aprovechamiento para comprar un software idóneo que nos ayude con estas cuestiones y las podamos desligar del equipo.

Aquí un ejemplo de cómo Plika puede conectarse a tu ERP o fuente de información contable para extraerla automáticamente y acelerar el control de desvíos.

Soporta los procesos en herramientas idóneas

Recuerda, son buenas prácticas que te ayudarán a mejorar hacer un plan de cierre previo con tareas y responsabilidades asignadas, adelantar las que sean susceptibles de ello, colocar una fecha de fin de cierre regular, pensar el proceso de cierre mensual como un conjunto de subprocesos y, claro, automatizar lo que se pueda de entre todo ello.

Finalizamos nuestra recomendación de cinco puntos prácticos que nos pueden ayudar a mejorar el cierre de mes contable con una sugerencia de herramienta. Es que, una vez que tengas este “mapa” de cómo está tu organización al respecto, será la hora de buscar un software que sirva de base a los procesos y tareas.

Y que, además de ser amigable y efectivo, tenga una fuerte apuesta por la automatización, ya que éste es realmente el jugador que te ayudará a dar un salto de calidad en tus tiempos de cierre de mes contable.