7 Consejos Para Mejorar el Presupuesto Financiero de tu Empresa

El presupuesto financiero de toda empresa es una herramienta clave para la planificación del uso de recursos. Permite, entre otras cosas, su distribución de forma estratégica, la detección de oportunidades de financiamiento, a la vez que evita la retención de saldos de dinero o mercadería que no generan beneficios.  

En esta nota nos proponemos brindar 7 consejos prácticos para mejorar el presupuesto financiero de tu empresa, a partir de optimizar la administración y para cumplir eficientemente con los objetivos comerciales.

Consejos fundamentales para mejorar el presupuesto financiero

Para llevar a cabo una gestión de las finanzas orientada a  resultados, es fundamental la articulación de la planificación y el presupuesto financiero. Esta vinculación permite optimizar la asignación de recursos y posibilita el monitoreo de todas las decisiones que se llevan a cabo en relación con el capital de la compañía. 

El presupuesto financiero y la planificación son dos herramientas que pueden utilizarse para prospectar objetivos y alcanzar situaciones deseadas mediante acciones específicas.

Una planificación sin el trabajo conjunto con el presupuesto funcionará, en el mejor de los casos, apenas como una carta de buenas intenciones. Por el contrario, el trabajo articulado entre presupuesto y planificación permite proyecciones realistas para alcanzar los objetivos del negocio. 

Es decir, desde una perspectiva presupuestaria, la ausencia de vinculación entre el presupuesto financiero y una  planificación puede llevarte a cometer errores como: 

• falta de control de efectivo, 
• dificultad para fijar metas, 
• prácticas nocivas de gasto,
• y la imposibilidad de medir resultados. 

A continuación, compartimos las mejores prácticas para mejorar la planificación de tu presupuesto financiero y aprovechar al máximo esta herramienta.

#1 Enfóquese en los resultados 

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Una práctica útil que puedes aplicar para elaborar presupuestos eficientes es pensarlos de forma inversa con base en los objetivos comerciales de la empresa.

¿Qué debe darse en el presupuesto para llegar a las metas propuestas? Con la respuesta a esta pregunta, será más sencillo definir presupuestos realistas y acordes a la realidad financiera de la empresa o negocio. 

A partir de la visión global de las acciones y recursos que se necesitan para cumplir ciertos objetivos, comienza a trabajar individualmente con los líderes de cada departamento y planifica detalles específicos para cada área. 

Pregunta a cada líder cuáles son los planes y metas que proyectan para el año. Es posible que cada área tenga sus propios requerimientos y objetivos y es muy importante identificarlos a todos. 

Una vez que cuentes con esta información, tendrás elementos suficientes para alinear cada presupuesto específico con el presupuesto general de forma más efectiva

En síntesis, nunca pierdas de vista los resultados a la hora de planificar la asignación de recursos. Que los números cierren es excelente siempre y cuando se cumplan los objetivos principales de cada departamento y de la empresa en general. 

#2 Construya la presupuestación colaborativa

Modernizar los sistemas y la infraestructura de datos de tu empresa abre la puerta a la posibilidad de trabajar una presupuestación colaborativa. Esto implica a todos los socios comerciales y crea, en conjunto, una imagen operativa común.

En ese sentido, las posibilidades que brindan los softwares de FP&A son inmensas, estas funcionalidades permiten: 

• diseñar flujos de trabajo que involucren a toda la empresa,
• promover procesos financieros escalables e integrados entre sí, 
• realizar monitoreos regulares para medir desvíos, 
• y analizar datos en tiempo real, para tomar decisiones más ágilmente, entre otras. 

La integración de un software permitirá dedicar tiempo y esfuerzo a optimizar los presupuestos financieros, a partir del trabajo colaborativo porque impulsa la información organizada, relevante y actualizada.

Las soluciones FP&A permiten presupuestar, pronosticar y analizar los datos financieros de una empresa de forma colaborativa. 

#3 Evalúe los gastos por departamento

Otro aspecto importante para la presupuestación colaborativa es mantener una comunicación clara con los líderes de departamento, sobre los gastos particulares de cada área. 

Considera la opinión de cada director o gerente, averigua si cuentan con su propia hoja de presupuesto y pregunta cuáles son las categorías de gasto a las que más prestan atención.

Procura trabajar para alinear los objetivos del departamento a las metas generales. Para ello, ofrecer información de forma clara y entendible es la primera estrategia.

Como en la mayor parte de las estrategias de un negocio rentable, la comunicación eficiente, eficaz y empática es siempre un activo que abre oportunidades. No la descuides: trabaja sobre datos confiables y sistematizados para obtener buenos resultados.

Aquí un ejemplo de cómo en Plika puedes hacer un presupuesto descentralizado por roles y usuarios de Ventas-Gastos.

#4 Aplique el data storytelling

El Data Storytelling es un proceso a través del cual se busca transmitir información sobre datos complejos en términos asequibles, para aquellas personas que deben tomar decisiones dentro de una empresa. 

En muchas ocasiones los analistas financieros deben trabajar con grandes volúmenes de datos, con tantas variables incluidas, que puede hacerse difícil la interpretación de la información. A menos que se la presente sistematizada. 

El Data StoryTelling es una forma de relacionarnos con nuestros pares, apoyándonos en los datos para fundamentar nuestras narrativas. 

Pasos claves

El Data Storytelling tiene por objetivo transmitir el análisis de datos sofisticados a través de historias sencillas. Para aplicar esta técnica son necesarios algunos pasos claves:

• Conoce a tu público. Investiga los intereses y objetivos de la audiencia. ¿Qué es lo más relevante que necesitan saber? ¿Cuáles son sus metas?
• Define la historia a través de una pregunta. Quienes escuchen la historia deben comprender el tópico principal con solo leer la pregunta. 
• Deja una enseñanza. Si la historia no deja un aprendizaje, una respuesta orientada a satisfacer una demanda de información, por ejemplo, posiblemente no valga la pena utilizarla para Data Storytelling.
• Cuenta historias convincentes. Mientras más convincente y realista sea la historia más será recordada por los espectadores. Sé empático, involucra emociones con asertividad.
• Utiliza recursos visuales. Cuenta tus historias con palabras y apóyala con recursos visuales que visibilicen los datos de forma clara, sin perder precisión. 
• Se honesto, claro y conciso. No maquilles los datos negativos: las personas valoran la honestidad. Evita cualquier información que distraiga del mensaje principal.
• Contextualiza la información. Utiliza comparativas del sector y la industria. Incluye  datos  del mercado para contextualizar la información que quieres compartir. 

En la actualidad, la mayor parte de los softwares de Data Analytics cuentan con herramientas narrativas. Contar historias está en el ADN del ser humano. 

Por eso, existen soluciones de Data Analytics que utilizan la inteligencia artificial y diversos algoritmos a fin de sacar conclusiones previas de los datos. Esa posibilidad es una razón más para considerar modernizar el sistema de datos de tu compañía. 

Profundizar el entendimiento y la interpretación de información compleja favorece que todos los integrantes del equipo financiero debatan estratégicamente y proyecten acciones a futuro basadas en datos sólidos. 

#5 Implemente un cronograma

Si bien es verdad que la confección de un presupuesto financiero es un proceso de constante feedback con los socios comerciales, es necesario crear un cronograma organizado para evitar intervenir en el trabajo y desempeño diario de los líderes de departamento. 

Envía un cronograma detallado a los líderes de cada área para avisar en qué momento exacto se precisarán actualizaciones. Esto permite que cada directivo pueda organizarse con tiempo y demuestra respeto por el trabajo del otro. 

De ese modo, además, se gana y demuestra la confianza en el equipo. Esto, a su vez, repercutirá positivamente en futuros procesos de planificación.

#6 Utiliza el Forecast como herramienta de medición

Para entender la variación presupuestaria es esencial conocer de forma detallada y profunda los datos financieros. Sin embargo, un tipo de profundización exagerada o poco productiva, que al final solo ralentizará el trabajo en términos de confección y actualización. 

El secreto es discernir oportunamente cuándo se debe ser más específico y cuándo no tiene sentido profundizar demasiado. 

En ese sentido, valorar una aplicación de forecasting es una herramienta eficaz porque permite, por ejemplo, enfocarse en los grandes proveedores que son, a fin de cuentas, los que pueden producir variaciones presupuestarias significativas. 

Aplicar forecasting permite optimizar el flujo de información en las cadenas de suministros, realizar estimaciones a corto y mediano plazo y encontrar soluciones de forma rápida, ante cualquier variación importante. 

En suma, analiza únicamente aquellas categorías que pueden tener un fuerte impacto en tus objetivos. Si surgen categorías de gasto muy pequeñas, no profundices en ellas. 

#7 Pon en práctica un sistema de etiquetado de datos

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Trabaja el etiquetado de los datos a fin de planificar con mayor nivel de detalle. Etiquetar tus datos ayuda a ganar tiempo en los ciclos de revisión del presupuesto financiero con los equipos. 

Además, mientras más rápido puedas identificar las causantes de las variaciones más rápidos serán los procesos de planificación. Algunos campos importantes que permiten investigar variaciones presupuestarias incluyen:

• Departamento
• Vendedor
• Descripción
• Subsidiario
• Localización

Si trabajas el etiquetado de datos con las categorías adecuadas al sector, industria o negocio, ganarás flexibilidad para trabajar  en detalle el presupuesto de cada área de tu empresa.

Conclusión

Entonces, no hay duda alguna sobre las ventajas de un presupuesto financiero. A fin de optimizarlo, te proponemos enfocar tus esfuerzos en: 

• Pensar tus presupuestos con base en los objetivos principales de la empresa.
• Alinear los objetivos y requerimientos de cada departamento con el presupuesto general de la empresa. 
• Trabajar la presupuestación de forma colaborativa, facilita el trabajo con soluciones tecnológicas. 
• Mantener una buena comunicación con todos los departamentos y utilizar el Data Storytelling para transmitir información compleja a quienes toman decisiones. 
• Analizar mediante forecasting las variables más grandes y significativas de la empresa.
• Organizar y etiquetar los datos, para ahorrar tiempo y trabajar con información fina. 

Pon en práctica estos consejos y comenzarás a notar los resultados en poco tiempo. ¿Qué otras acciones aplicas en la elaboración de un presupuesto financiero?