5 Claves a mejorar en Financial Planning & Analysis (FP&A)

¿Alguna vez has imaginado el escenario ideal de un equipo de finanzas trabajando y mejorando la rentabilidad de tu empresa?

Cuando hacemos esta pregunta, todos quieren mejorar la rentabilidad de su empresa pero no todos saben como hacerlo.

En nuestra mente aparece el siguiente escenario, un poco influenciado por lo que solemos ver de las grandes empresas que aparecen en las películas de Hollywood, pero aún así interesante:

“Un equipo con profesionales de finanzas se reúne en una sala abocados a analizar la información con los típicos tableros de mando, presentando gráficos, compartiendo una única herramienta (olvidémonos de los papeles), utilizando aparatos electrónicos como tablets, tomando decisiones de impacto inmediato en base a la información disponible e intentando además con todo este armamento informativo, decidir y predecir sobre el futuro financiero de la organización”.

Luego de haber realizado esta pregunta a varias personas identificamos que la mayoría coincide en lo mismo: el futuro está ligado a la tecnología. La tecnología trabaja con datos y por ello, a nivel empresa implica el esfuerzo de analizar más y más datos para la toma de decisiones.

Si contrastamos este escenario con las áreas financieras de hoy, año 2020, no estamos tan lejos de ello. El término Data Analytics aparece con frecuencia y la transformación digital está tomando cada vez mayor protagonismo. Entonces:

¿En qué pueden mejorarse los procesos de FP&A con tecnología?

A continuación les compartimos los 5 puntos claves, a nuestro parecer, que responden esta pregunta:

1. Tiempo

Entre un 50% – 80% es el tiempo que puede reducirse cuando pasamos de utilizar modos manuales para confeccionar reportes o presupuestos financieros a usar modelos automatizados.
El tiempo de los profesionales de finanzas en algunos casos se ve muy ligado a tareas de creación y manipulación de información; dejando así menor tiempo para realizar el análisis de la misma.

¿A qué destinarías tu tiempo si pudieras reducir aquel que dedicas en al armado de reportes y  manipulación de datos?

2. Coordinación de equipos

A veces para armar un presupuesto se necesita de la participación de una gran cantidad de personas (14 en promedio de LATAM, según nuestro estudio de áreas financieras que puede ver aquí).

Hay personas que cargan sus objetivos cuantificados, aquellas que solo reciben y visualizan sus metas. También quienes manipulan la información con escenarios y aplicación de variables de negocio. Y por otro lado, hay personas que comparten la información, están también quienes revisan y aprueban los presupuestos de recursos y están por último las personas que consolidan todos estos datos.

El hecho de utilizar en gran medida Excel con varios versionados de archivos, carpetas de alojamiento múltiples, donde todos tienen acceso a todo, donde las fórmulas a veces son “mágicas”; puede que genere errores y re-trabajos indeseables.

La tendencia actual apunta a que los equipos trabajen con un único set de datos donde cada uno tenga acceso a los datos que requiera y deba manipular. Que todos puedan coordinar sus tiempos a través de un flujo de trabajo dinámico y ágil, utilizando notificaciones, comentarios y de más herramientas comunicacionales.

3. Integración de datos

El mundo de datos de una empresa puede ser enorme, mediano o pequeño, pero en cualquier situación es necesario que se trabaje sobre un set de datos confiables, unificados y sobre una misma herramienta analítica.

A veces, solemos contar con varias fuentes de datos, varios softwares de los que dependemos para presupuestar y hacer análisis de datos. Pero no contamos con la herramienta que nos permita ver toda esa información con una sola mirada conjunta.

Las API’s (Application Programming Interface), herramientas que permiten la conexión a esas variadas fuentes de origen de los datos, ya son moneda corriente en estos días y no es complejo conseguir un desarrollador que nos las administre.

Existen herramientas de Presupuestación, Consolidacion y Financial Analytics que permiten soportar todo el flujo de armado del presupuesto, luego conectarse automáticamente a un ERP (Enterprise resource planning), obteniendo la información contable real y así permitir realizar el control presupuestario y el reporting financiero. A su vez las mismas herramientas permiten aplicar nuevas variables y escenarios a fin de realizar periódicamente los forecast de la compañías.

4. Ahorrar dinero

Un equipo de finanzas se conforma de personas y el error humano existe por naturaleza. A pesar de que apliquen las mejores prácticas de trabajo, cada miembro del equipo trabaja distinto. Hay errores que cuestan dinero y tiempo. Al momento de cargar datos existe la posibilidad de ingresar datos erróneos, confundirse de celda o peor aún, que los usuarios cambien el formato de carga.

Que el usuario sea consciente de su responsabilidad a la hora de poner ese número en la celda correcta, proveniente de la fórmula correcta, genera cierto grado de temor a equivocarse. Las tecnologías actuales apuntan a minimizar los errores, a validar los datos, a darle seguridad al usuario; es decir, devolverle tiempo y dinero a las empresas.

5. Reportes ad-hoc

El Reporting Analítico es una demanda cada vez más latente en los usuarios de finanzas. Luego de hablar con 30 posibles clientes, el 73% comentó explícitamente desear hacer reportes con juego de variables y escenarios en tiempo real, utilizando variables tanto simples como complejas.
Suele suceder que muchos equipos hoy cuentan con reportes provenientes del ERP, o reportes trabajados en Office, los cuáles sirven sin duda alguna, pero suelen llevar una cantidad de información valiosa limitada y una capa visual a mejorar. Los softwares para FP&A de hoy brindan la capacidad a los usuarios de hacer Data Analytics a medida, self-service para no depender de consultar a Sistemas y con capas visuales que no le envidian nada a una herramienta de Business Intelligence.

Luego de exponer estos 5 puntos clave queremos dejar en claro una conclusión. En este contexto, tratar de imaginar nuevas formas de crear valor y optimizar tareas, así como adquirir nuevas capacidades y habilidades digitales, es lo que permitirá a las empresas mantenerse a flote en medio de las adversidades y retos venideros. Decidir con información fiable y ofrecer seguridad al equipo de finanzas; son dos beneficios clave que las tecnologías buscan aportar hoy en día.

Aquí nuestra pregunta de cierre, ¿En qué nivel se encuentra el equipo de finanzas de tu empresa para afrontar la transformación digital de las finanzas?

Te invitamos a conocerlo respondiendo nuestro test:

QUIZ – FINANZAS