4 ventajas en realizar una proyección financiera con un software específico

La proyección financiera en un negocio es una herramienta sobre la cual descansa buena parte de la salud de cualquier proyecto. Sabemos que ninguna idea puede ser llevada adelante si no se encuentra la financiación adecuada; y la realidad indica que la financiación adecuada se consigue con previsión y trabajo duro de planificación.

Por lo tanto, ya sea por el lanzamiento de un nuevo producto o simplemente para encausar el desempeño micro de la organización, la proyección financiera se vuelve un elemento indispensable.

Por otra parte, en contextos inflacionarios como los que se están viviendo en la mayoría de los países de Latinoamérica actualmente la proyección financiera se vuelve tanto más difícil (lógicamente, por lo volátil de los valores con los que estamos proyectando) como necesaria.

¿Por qué realizar una proyección financiera de mi negocio?

Entre los principales beneficios de ejecutar una proyección de las finanzas regularmente y en profundidad podemos enumerar:

• Nos ayuda a leer claramente la situación de la operación y, de esta manera, entender qué desvíos financieros deben corregirse, formas de cobro, pago, relaciones comerciales, y cómo se pueden optimizar procesos o ajustar las mismas proyecciones.
• Es una herramienta elemental para atraer inversiones y mostrar el negocio a la Dirección, ya que hemos de mostrarle al inversionista el desempeño financiero del negocio y sus posibilidades a futuro.
• Nos facilita información para ver cómo se deben gestionar los recursos en pos de hacer posible nuevas ideas de negocio, para ello es necesario primero proyectarlas, y luego tomar decisiones de asignación.
• Nos permite analizar escenarios positivos como negativos. Generalmente, al hablar sobre materia financiera, y más aún en LATAM, debemos usar escenarios, los que nos permiten hacer un trabajo de análisis general de nuestro negocio en cada uno de ellos.

Entonces, sabemos cuán valioso es para nuestro negocio proyectar en el tiempo el rendimiento de nuestras operaciones para estar cubiertos lo mejor posible ante situaciones inesperadas.

Veamos ahora algunas recomendaciones para tener en cuenta al momento de planificar una proyección financiera.

Consideraciones a la hora de hacer una proyección financiera

La proyección financiera de tu empresa se debe hacer de manera regular. Este período puede ser trimestral, semestral o anual, de acuerdo con las necesidades del negocio y a sus características (tamaño, actividad). Pero, sea del tamaño que sea y te dediques a lo que te dediques, hacer una revisión de las finanzas a corto y largo plazo te ayudará a mantener un análisis coherente.

Para proyectar en una empresa se debe contar con la mayor cantidad de datos financieros del negocio actualizados, los cuales generalmente provienen del ERP. Nos referimos a información relacionada a los activos de la organización, pasivos, ingresos, gastos, etc. Cuánto más detallada esté la información más útil será, y cuanto más fácil sea obtenerla, más rápido podremos hacer una proyección.

En este sentido es cuando entra a tallar la necesidad de un soporte eficiente para el proceso desde el punto de vista tecnológico. Queremos decir, ¿te imaginas recopilando información de reportes de toda la empresa en papel, como hace unos 30 años? No, ¿verdad?. Sin embargo, a muchos nos sucede que hoy seguimos dependiendo de que nos envíen una planilla de cálculo de Excel antes de la hora de la reunión porque si no tendremos incompleta la evaluación y no podremos trazar un diagnóstico. Es más o menos lo mismo…

¡Una software de Planificación Financiera es mucho más eficiente!

Más adelante en esta nota contaremos un poco acerca de las mejores herramientas para realizar una proyección financiera de manera sencilla, ordenada y con la mejor experiencia de usuario tanto para quien reporta como para quien recibe la información.

Pero no nos distraigamos, quedamos en el punto de lo que es necesario. Aquí, pasamos a la proyección de ventas. Es fundamental que consideres la situación actual de la empresa: cuánto estás vendiendo y cuánto estás pudiendo producir. Y así como proyectas los ingresos por ventas estimados, también debes incluir los OPEX o gastos operativos y el flujo de efectivo.

Hoy, con pandemias y guerras los mercados son más cambiantes que nunca, por eso una práctica clave es enmarcar las proyecciones en uno o más contextos.

Pasos para elaborar una proyección financiera eficaz

Hemos visto que las proyecciones financieras nos ayudan en reducir la incertidumbre sobre el comportamiento de la empresa en el mercado futuro. Para lograr esto, una proyección debe estar estructurada sobre la mejor base de datos disponible en cuanto a calidad, cantidad y confiabilidad.

Por lo tanto:

1. El primer paso para cuando hacemos una proyección de las finanzas de la empresa es la recopilación detallada de los datos. Se elabora una gran base de datos actualizada y se procesan estos datos para obtener de ellos información.
2. Una vez obtenidos los datos, habiendo sido procesados y formulados en formato de reporte, podemos pasar al análisis del problema.
3. Luego de identificado y analizado el caso principal abordado en las proyecciones, será momento de elaborar un estado de resultados o también dicho la proyección económica del negocio. En este documento se plasmará el mapa completo de ventas, gastos operativos, gastos de capital y todo lo que deba ser relavado en el sentido de que aporte información valiosa a la pregunta de: ¿Cómo se desempeñará el proyecto?
4. Muchas empresas, luego de trabajar junto al Área Comercial, y seguir por los Centros de Costo para estimar gastos, realizar una conversión de su P&L a una proyección del flujo de caja a mismo plazo, generalmente un año. Asignando formas de cobro y pago, días, promedios y demás variables, deberían ser dos reportes relacionados.
5. Parte fundamental, hacer un apartado para el flujo de efectivo a corto plazo. Cuando proyectes el estado de cambios de la situación financiera hazlo basándote en el flujo de fondos, ya que eso establecerá el estado de liquidez con el que se desenvolverá el negocio en cada etapa.
6. Por último, resta integrar todas estas perspectivas en un balance general y un reporting financiero. Es decir, desarrolla cada uno de los indicadores planteados en la presentación. Esto te permitirá a ti tener un panorama completo del estado de situación y poder comunicarlo al equipo o a la junta de una manera más asertiva.

Alerta de spoiler: no olvides el contexto

Mientras redactamos estas líneas, a mediados de marzo de 2022, Colombia acumula +1,7% de inflación en el binomio enero-febrero. En el caso de Chile el dato es +1.2%, México +1,4% y ni que hablar Argentina, +8,8% (Fuente: Datos Macro, en base a organismos oficiales).

Eso quiere decir que una proyección financiera elaborada al detalle los primeros días de enero o en noviembre o diciembre de 2021 ya deberá actualizarse en valores de costos e ingresos. ¿A qué apuntamos con esto?

Si bien la proyección financiera se hace desde dentro de la compañía y en base a datos propios orgánicos de la firma, no debemos dejar de lado que tendremos que incorporar aspectos de la macroeconomía en la que estamos envueltos: la inflación es uno de ellos, así como lo es el comportamiento del PIB nacional, la tasa de desempleo, las tasas de interés fijadas por las autoridades monetarias, entre otros.

Además, nuestra empresa es parte de un mercado. Ese mercado padece estacionalidad que impacta en los hábitos de consumo, sufre los embates de las decisiones geopolíticas de los gobiernos, entre otros factores que debemos tener en mente a la hora de planificar las finanzas de un negocio.

¿Imaginas hacer toda esta Proyección Financiera en Excel? Olvídate. Apóyate en una herramienta de FP&A.

El proceso de elaboración de una proyección financiera es largo y complejo, principalmente en su etapa de recolección de datos y el procesamiento de éstos para llegar a tener los informes y las presentaciones.

Ahora, sin embargo, muchas de esas tareas de recopilación y armado de los reportes en el fondo son repetitivas y pueden ser automatizadas, liberando al humano de ese tiempo invertido.

Por eso, en Plika te recomendamos la adopción de un software específico de planificación y gestión financiera. Estamos convencidos de que una solución de tipo FP&A aportará a tu planificación:

1. Mayor eficacia y velocidad en la recopilación de información de las áreas de la empresa y de tu sistema contable.
2. La posibilidad de automatizar tareas repetitivas, como el armado y actualización de ciertos reportes analíticos.
3. Escalabilidad en el proceso de proyección financiera. Mediante el uso de un sistema de software en la nube podrá operar tanto sólo un CFO como todo un equipo de cuántas personas se requieran sin inconvenientes de pérdida o duplicación de la información.
4. Por último, optimización del tiempo. Estamos hablando de una herramienta específicamente diseñada para este tipo de labores, en reemplazo de Excel y formatos planos, el tiempo ahorrado será abismal.

Notas finales

Las planillas de cálculo en Excel pueden serte útiles un tiempo en la gestión financiera de una empresa. Y, de hecho, no deberás desterrarlas si decides instrumentar un software de gestión financiera específico como un FP&A.

Nuestra solución Plika se complementa con Excel colaborando y no compitiendo, con el fin de brindar una mejor experiencia de usuario.

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