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Por Julián Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

Hoy te invitamos a recorrer con nosotros 4 de las #métricas de Control de Gestión más importantes. Hemos seleccionado cuatro indicadores que, a nuestro criterio, son de los más útiles para tener en consideración cuando analizamos el desvío de presupuestos en una empresa.

Control de gestión: Definición

Antes de comenzar, nos gustaría repasar una definición sencilla. El #controldegestión es el proceso administrativo por el cual una organización realiza un Plan y, a medida que se va ejecutando, toma las medidas necesarias para acompañar esa evolución de manera controlada.

A través de #indicadoresfinancieros y métricas, la empresa puede de esta manera ver y evaluar cómo se está desarrollando la operación. Es decir, si se desenvuelve dentro de los lineamientos del Plan o si se están efectuando desvíos (por eso se lo suele llamar también “control de desvíos”).

La variación del presupuesto la identificamos por algunas de las métricas más importantes del control de gestión. A continuación, nos metemos de lleno en este tema, ¡continúa leyendo!

¿Qué hace un perfil «Controller» o «Responsable de Control de Gestión»?

El control de gestión es llevado a cabo por el rol del #controller, quien tiene la responsabilidad de ejecutar las herramientas y procesos que se disparan en un control de gestión. Toda situación que se presente en el departamento de Control de Gestión es su área de incumbencia.

El controller, lógicamente, tiene un desempeño crucial a la hora de relevar, presentar y analizar las métricas más importantes del control de gestión. Entre sus skills están las habilidades técnicas, propias de todo profesional de finanzas, pero también debe tener otros muy específicos y difíciles de adquirir, como por ejemplo buen relacionamiento con jefes de área y conocimiento profundo de la identidad, la cultura y los procesos de la empresa.

Métricas para el Control de Gestión en una empresa

El #análisisdevariación del presupuesto consiste en comprar el resultado real de la operación contra lo que teníamos definido en el presupuesto. A través de esta comparativa tenemos como resultante las variaciones, que son nada más ni nada menos que los desvíos.

Ahora sí, pasemos a conocer cuáles son las métricas más importantes del Control de Gestión.

#1 Variación del presupuesto versus el período anterior, último forecast y budget inicial

Para hacer el #presupuesto del período vigente probablemente una empresa partió y consultó el período anterior, que proyecciones se hicieron. Partiendo de esta base histórica, luego de ajustes al mismo y la descentralización entre los responsables, se conforma la proyección del período.

Dicha proyección puede ser comparada idealmente contra la información real, contable, o histórica, como queramos decirle, es decir, lo que la organización está ejecutando efectivamente. Esta información suele venir desde un Sistema de Información Contable o ERP, aunque a veces las empresas cuentan con más de una fuente, o simplemente archivos Excels que envía su Estudio Contable mes a mes.

Si bien comparar presupuesto versus reales es la primer mirada clave al analizar desvíos, en algún momento del año ya no compararemos solo el presupuesto anual, sino el último forecast realizado, que nos dará una visión más fresca de la proyección. Sumado a esto, tener la comparación contra el período anterior ejecutado, puede darnos una mejor visión temporal del rendimiento del negocio.

Por ejemplo, en Plika, podemos ver un reporte estándar que muestra el Estado de Resultados con columnas paralelas.

Nota Blog - Comparacion budget forecast real

#2 Variación del presupuesto versus el promedio de los últimos tres años

Otra de las métricas más importantes de Control de Gestión es el dato que resulta entre la comparación del presupuesto real (lo que llevamos gastando) contra el promedio de los últimos tres años o X años que considere el negocio, a fin de tener una visión de la evolución inter-anual.

Aquí debemos considerar, en contextos inflacionarios como el actual, el dato del aumento de los #precios.  Habiendo llevado los números actuales y del promedio a un índice base, podremos comparar cómo está gastando el negocio con relación a los años previos y así identificar que rubros crecieron, cuáles decrecieron, etc.

#3 Tiempo del proceso de Reporting mensual de desvíos

Una métrica clave es el tiempo dedicado a las tareas de #Reporting. Todos los meses el equipo del controller elabora un paquete de reportes y presentaciones de los cuales muchos (la mayoría habitualmente) son repetidos mes a mes.

Aquí el uso de una herramienta de software de FP&A como Plika puede suavizar, reducir e incluso eliminar estos dolores, ayudando al equipo de finanzas a tener mejores tiempos mediante la automatización de tareas.

Descargar los datos de información «real» contable suele ser algo que demora bastante tiempo, pero realizar una relación contra la estructura planteada para los presupuestos (que suele diferir) es lo que más suele costar a un equipo de finanzas a nivel tiempos mensuales de Reporting. Relacionar la contabilidad contra la gestión presupuestal es uno de los desafíos que un Software de FP&A viene a resolver.

Una solución de FP&A puede facilitar la actualización de reportes simplemente con hacer un refresh sobre la base de datos, impactando en la presentación y actualizando la información de la misma en apenas unos segundos.

#4 Tiempo de cierre

El #tiempodecierre es el tiempo requerido por el controller y el equipo de finanzas de la organización para concretar todas las tareas correspondientes al cierre contable y de gestión de un determinado período.

Al igual que en lo que refiere al Reporting, los cierres mensuales o anuales de la contabilidad de una empresa implican una gran cantidad de tareas repetitivas. La implementación de una solución de software que mejore los tiempos en cada iteración termina siendo una inversión de rápido retorno.

El tiempo de cierre tiene un valor esperado que es tendiente al 0. Es decir, cuanto más cerca esté del 0 la métrica, mejor será el desempeño del equipo financiero.

Notas finales

Sea cuál sea tu métrica favorita, es muy importante que tú y tu equipo trabajen sobre datos fiables. La certeza y confiabilidad del dato es fundamental, porque allí residen la seguridad de todas las proyecciones y revisiones presupuestarias que se harán luego.

En este sentido, queremos recomendarte que leas un artículo que hemos hecho específicamente para ti (puedes leerlo haciendo clic aquí). Una buena herramienta de FP&A como Plika es una ayuda idónea para:

  • lograr fluidez en los procesos financieros y administrativos del control de gestión, logrando una eficiencia superior gracias a la automatización de tareas repetitivas,
  • mejorar la comunicación de la información, al brindarnos un completo set de funcionalidades que nos permiten realizar presentaciones de calidad y
  • asegurar la fiabilidad de los datos, al permitir la integración de la solución FP&A con el software contable (sea Odoo, con quien existe una alianza, o cualquier otro), accediendo así al paquete de datos original de forma directa y fácilmente actualizable.

¡Nos volvemos a ver en el próximo post! ¡recuerda dejarnos tus métricas de control de gestión más importantes!

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