Cómo realizar una planificación financiera a largo plazo y no morir en el intento
En este nuevo post de nuestro blog vamos a hablar acerca de planificación financiera a largo plazo. La referencia debajo a una cita bíblica no implica que la Semana Santa nos haya vuelto esotéricos, místicos o más cristianos: pero sí que nos pareció interesante que semejante concepto estuviera tan claro desde la antigüedad y quisimos compartirlo.
«Porque ¿quién de vosotros, queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo que necesita para acabarla?» Ev. San Lucas 14:28
Desde tu rol de CFO, Analista de Finanzas o incluso Gerente de Planeamiento y Control de Gestión es muy probable que hayas experimentado ya los beneficios de llevar las finanzas de la empresa de manera ordenada. Mantener sistemáticamente un proceso de planificación financiera a largo plazo es un sostén muy valioso para cualquier organización. Le permite, principalmente, alinear la operación y las decisiones en función de las metas y los objetivos de la compañía.
A lo largo de estas líneas vamos a analizar algunos puntos elementales en los que se debe basar una planificación financiera a largo plazo. También reflexionaremos sobre los principales obstáculos que surgen en su confección y veremos cómo podemos automatizar subprocesos y tareas propios de esta gestión.
¿Planificación financiera o Plan financiero?
La planificación financiera es un proceso que arroja como output el plan, con objetivos financieros de una organización y el abordaje de éstos. Este plan de abordaje se expresa en dos niveles: en un alto nivel (estrategia) y en un bajo nivel (táctica). No es sino mediante la eficaz combinación de ambas herramientas que la empresa podrá alcanzar sus metas a corto, mediano y largo plazo.
Un plan financiero no deja de ser un planteo de lo que va a suceder y cómo responderá el negocio a ello. Hay, por ende, una gran cantidad de variables que se desconocen a priori, por lo cual deberemos enmarcarlas dentro ciertos lineamientos. Este marco que proporciona el plan va a contener las vicisitudes propias del cambio o del crecimiento del negocio.
Dos grandes aspectos que atraviesan el plan financiero de una empresa son las estrategias de financiamiento y las políticas de inversión. En la medida que los lineamientos para estas dos grandes variables se hallen expresados dentro de un plan a largo plazo (generalmente hablamos de largo plazo en un periodo de 2 a 5 años), la probabilidades de éxito serán mayores.
Beneficios de sistematizar el proceso de planificación financiera a largo
La planeación de las finanzas de un negocio a largo plazo tiene muchos aspectos positivos. Según Bradford Jordan, Randolph Westerfield y Stephen Ross (Fundamentos de finanzas corporativas, 2008) las principales ventajas que otorga son:
- Ayuda a evitar las sorpresas. Al considerar las variables en un escenario optimista, uno probable y uno pesimista, tener documentado este plan nos permitirá saber desenvolvernos si las cosas salen muy mal y tenemos que tomar decisiones de urgencia.
- Facilita los vínculos entre las propuestas de inversión y gasto para las diferentes actividades operativas de la empresa y las opciones de financiamiento disponibles. Dicho de otro modo, cada emprendimiento o desarrollo que la empresa se proponga se visibilizará en el plan financiero y se analizará la fuente de su financiamiento.
- Facilita la lectura y análisis de opciones. Mediante la comparación de distintos escenarios se puede explorar opciones de inversión y financiamiento, así como evaluar el impacto de las decisiones sobre los stakeholders de la empresa.
- Permite controlar el avance de la organización frente a las metas predefinidas. No sólo en términos de rentabilidad, sino también en aspectos como participación de mercado, medidas de apalancamiento financiero, entre otros.
Es claro que habiendo fijado el norte de dónde queremos que vayan las finanzas de nuestra empresa y hemos delineado un marco de operación, en el futuro toda la empresa podrá moverse con mayor consistencia. De esta manera se vuelve más sencillo tomar decisiones de negocio, efectuar la gestión de riesgos financieros y optimizar la coordinación entre las áreas de la empresa que interactúen entre sí en proyectos nuevos.
Por otra parte, existe el riesgo de que hagamos un exceso de planificación y paralicemos en cierto punto la operación o, algo habitual, concluyamos con una plan extremadamente rígido que luego se vuelva un obstáculo para la organización al momento de tener que adaptarse a cambios grandes.
Principales obstáculos para una eficiente planificación financiera a largo plazo
En nuestros relevamientos en Pymes latinoamericanas nos hemos encontrado que los principales obstáculos a la hora de realizar un proceso de planificación financiera a largo plazo eficiente son endógenos. Por ejemplo, un estudio propio reciente sobre mil pequeñas y medianas empresas de la región nos mostró que el 43% de los CEOs consideraba que “dependían de más del área de IT”.
A su vez, el 78% confesaba creer que la calidad de los datos sobre los cuales realizaban los análisis era de baja calidad, en tanto el 58% calificó al proceso de recopilación e integración de datos desde las áreas de operación del negocio es un problema.
Un último dato que compartimos aquí sobre ese muestreo es que el 8 de cada 10 encuestados definió como “utópico” el poder hacer un análisis financiero a largo plazo sobre una base de información completa, que considera variables complejas y escenarios variados.
En Latinoamérica, una región signada por contextos económicos inestables, la restricción de “jugar” con diferentes escenarios futuros es un golpe mortal para la salud de una PYME. Las pequeñas y medianas empresas de LATAM necesitan poder establecer metas financieras con sustento en datos firmes, pero con opciones de análisis variables.
Se pone en evidencia entonces la principal dificultad de nuestras empresas: la falta de una herramienta que simplifique las diferentes fases de la conformación de una plan financiero. Con esto último nos referimos a:
- la tarea de recopilación de datos (obstáculo número uno, porque implica diferentes sistemas, diferentes archivos y colaboración entre áreas),
- la consolidación (agrupamiento y limpieza de los datos) dentro de una base,
- el tiempo asignado a confeccionar o arreglar errores en gráficos, presentaciones e insights que faciliten la lectura del tomador de decisiones y, finalmente,
- la exposición de esos datos de una forma amena, amigable para usuarios no expertos en finanzas y que requieren de velocidad de interpretación para poder tomar decisiones.
Estas fases del proceso de planificación financiera a largo plazo durante mucho tiempo fueron soportadas por grandes planillas de Excel, con complejas interrelaciones y, en el mejor de los casos, customizaciones sui generis en funcionalidad Macro o Visual Basic llevadas a cabo por el departamento de TI o por súper usuarios del área de finanzas.
Esas típicas hojas de cálculo fueron pasando de generación en generación, mejorando la utilidad con el tiempo y su adaptación al negocio. Sin embargo, la evolución del software ha transformado también las finanzas empresariales.
En un momento donde más de la mitad de los unicornios latinoamericanos son empresas fintech, las pymes de LATAM deben poner sobre la mesa la opción de contratar una herramienta de software ad hoc para la planificación financiera y control de gestión de la compañía.
La mencionada evolución tiene un nombre: FP&A, o Planificación y Análisis Financiero, en su traducción al español. Acompáñanos a ver cómo una solución FP&A puede ayudarte a mejorar los procesos de planificación financiera a largo plazo.
¿Por qué debería contratar un software de FP&A?
La adopción de un software FP&A para los procesos de planificación financiera optimizan el funcionamiento del equipo de finanzas y la labor del CFO o Gerente de Planeamiento de Control de Gestión, según quién tenga a cargo la labor.
Las principales virtudes de este tipo de sistema informático son:
- Mejora la integración y comunicación de las áreas durante la fase de recopilación de datos. Como hemos visto, este suele ser el punto más dramático para la mejora del proceso.
Una herramienta FP&A agiliza el registro de datos en los distintos departamentos de la empresa. De esta forma, luego recopilar la información será un paso dinámico, mucho más sencillo y veloz. - Empodera al área de finanzas brindándole herramientas para que efectúen la limpieza y modelado de los datos sin depender de TI u otro área.
- Facilita el armado de gráficos, vistas, reportes, paneles y todo tipo de herramientas visuales para que una lectura ágil por parte de quién deba analizar la información. Además, la calidad de estas presentaciones es superior a las de herramientas no específicas como, por ejemplo, Excel.
- Por último, y en esto radica tal vez el diferencial más radical contra Excel, permite, estimula y potencia la automatización de tareas. Tú sabes más que nadie la gran cantidad de tareas repetitivas que hay en nuestras empresas. Aquí la pregunta es: en el contexto de una planificación financiera a largo plazo, ¿cuál es la forma más valiosa en la que el CFO o gerente de planeamiento puede invertir su tiempo? ¿Elaborando el mismo informe, modelando la misma información o recopilando los mismos datos mes tras mes? ¿O manteniendo la mente fresca para agudizar la vista en el análisis, mejorar su recomendación o, simplemente, dedicando tiempo a introducir una innovación en el proceso para volver más eficiente?
La conclusión sobre el Planeamiento Financiero a largo plazo
Esperamos en esta nota haberles aportado una visión distinta de lo que representa el planeamiento financiero a largo plazo para un pyme y cómo puede la tecnología obtener una mejora sustancial al proceso.
Es cierto: implementar un software nuevo para una rutina que viene de hace rato en la organización no es fácil. Además del costo lógico del licenciamiento, hay un costo de migración de datos, cambios culturales en el personal, inducción de este, etc. En Plika lo sabemos, pero no por eso vamos a dejar de decir que el retorno de inversión en la implementación una herramienta de FP&A que automatice tareas y aceite mecanismos de gestión financiera será más que beneficioso para su compañía.
