Los dolores de las áreas financieras

¿Cuáles son los principales inconvenientes que suele afrontar un equipo de finanzas, al momento de llevar a cabo sus procesos de Financial Planning y Analytics (FP&A)?

Los equipos de finanzas, al igual que todos los equipos de una empresa que debe trabajar con múltiples actores, diversas áreas y multiplicidad de fuentes de datos, suelen tener momentos del mes y del año muy estresantes y apremiantes.

Estos dolores que nuestros amigos de Finanzas viven, los conocemos muy bien porque también los hemos vivido en cada una de nuestras experiencias laborales, sin embargo, para cada personalidad y estilo de organización, suelen tener variantes y diferencias propias de cada cual.

Por ello en esta ocasión, queremos contarles algunos de esos problemas que más se han repetido en los proyectos de análisis de datos y flujos de presupuestación en los que hemos trabajado, en especial con equipos de contabilidad y finanzas.

Cada empresa es un mundo aparte, con diferentes exigencias y perfiles. Si tomaramos el modelo de las 7S de McKinsey, y los llevamos a intentar modelizar un software de Financial Planning & Analytics, dificilmente podremos tener una única versión de dicho software, ya que cada compañía tiene su estrategia, sus sistemas y estructura, su estilo de gestión y sus habilidades disponibles en cada una de las personas que la integran.

Si! Cada empresa tiene su propia forma de crear valor compartido a la misma.

Por otro lado, cada industria es diferente, sus mercados viven diferentes momentos, y las necesidades de la propia compañía inmersa en dicho mercado, también tienen sus particularidades.

Por dichos motivos, los problemas en cada una de ellas cambian, y está en nosotros buscar las formas y métodos que permitan reducir los mismos, y lograr mayor aceptación por parte de las personas, del software que los ayude a resolver su día a día.

En BlueDraft, estos obstáculos y problemas, los llamamos “pains”, dolores traducido al español, y en adelante nos referiremos puntualmente a aquellos pains referentes al área financiera, de planeamiento, de control de gestión, u oficina de datos, que mes a mes deben lidiar con estos problemas y ayudar a su organización para lograr analizar los datos y reportar en tiempo y en forma.

Trabajamos con herramientas para modelar flujos de trabajo que derivan de metodologías de Design Thinking, las cuales se llaman Journey Map y BluePrints. En dichas herramientas modelamos los pasos de un proceso de planeamiento y análisis financiero donde hemos detectado múltiples dolores y los hemos ordenado desde el inicio, momento donde preparamos los datos y recabamos información, hasta el final, donde debemos tener una mayor capacidad de análisis y simulación de escenarios:

1. Inconvenientes para construir un ámbito colaborativo

Cuando iniciamos cualquier proceso de presupuestación, se requiere la colaboración de todas las áreas y personas involucradas en el mismo, en dos direcciones. La primera es cuando descentralizamos y solicitamos nos carguen y envíen información de sus objetivos presupuestados, y la segunda cuando recepcionamos la información y procedemos a consolidarla.

Dependiendo la modalidad de presupuestación de cada compañía (base histórica o base cero por ejemplo), y su tamaño y cantidad de personas involucradas, esta tarea puede ser más o menos compleja y podría demandar decenas de horas del equipo de Finanzas. Ellos deben crear las plantillas una a una, nominarlas por cada referente de unidad de negocio o centro de costos, enviarlas vía mail, hacerle seguimiento, reclamarlas y volver a reclamarlas una y otra vez, hasta lograr tener una primera versión y así proceder a analizar sus datos y consolidar toda la compañía.

Este proceso suele iterarse varias veces hasta llegar al resultado deseado. Un modelo sin un flujo automatizado, con notificaciones y alertas que ayuden a impulsar el circuito, suele ser poco eficiente y consumidor de tiempos improductivos para el equipo de Finanzas.

En nuestro estudio de las áreas financieras, mostramos los tiempos incurridos para este proceso en Latam. La tecnología permite automatizar estas tareas rutinarias que no aportan valor al negocio para alocar sus tiempos a realizar un mejor análisis de la información.

2. Enorme cantidad de errores al recabar los datos y su procesamiento, haciendo que existan muchos re-trabajos y tareas manuales

Según nuestros estudios y experiencias, la mayoría de las áreas financieras conecta sus datos desde múltiples orígenes. Sus plantillas de cargas de presupuesto, sus ERP, sus variables macros, etc. No todos disponen de herramientas que consoliden dichos datos, que los validen, limpien, procesen y consoliden en un repositorio normalizado.

Al no disponer de dichas herramientas, también se hace difícil el control de datos y la detección temprana de los errores o fallas en cálculos. La gran mayoría utiliza Excel o Google Spreadsheet, existiendo tantas versiones como veces hayan iterado en el punto 1. A mayor cantidad de versiones, mayores probabilidades de errores aparecen.

Los colaboradores del proceso, tanto las áreas como así también las personas intervinientes, pueden guardar mal los datos, en celdas incorrectas, con nombres de archivo mal guardados o modificando la propia estructura de estos archivos. Los vínculos fallan, los archivos se corrompen, y el trabajo se pierde. Así mismo, al detectar errores o datos que llamen la atención, resulta muy difícil rastrear dónde está la falla.

Estos problemas generan una gran pérdida de tiempo y peor aún, un fuerte malestar en los responsables del planeamiento. La tecnología en este caso servirá para validar la información previo a subirla y a consolidarla, haciendo que los responsables de la carga verifiquen sus errores antes de pasarlos al equipo de Finanzas. También ayuda a hacer una trazabilidad del dato, desde que lo sube el responsable del área o centro de costos, hasta que se consolida, entendiendo el impacto de cada cambio o versión entregada.

3. Integración de fuentes de información en una única plataforma

Aquí, ante este problema, los equipos de finanzas suelen sentirse más dependientes de las áreas de IT, lo que lleva a mayores frustraciones. Los datos que circulan en toda empresa suelen estar dispersos por varios sistemas transaccionales o repositorios de datos, los cuales en el común de los casos, no disponen de consultas que permitan explotar los datos a nuestra manera.

Necesitamos convertirlos en un formato legible e integrable a nuestros archivos de reporting y gestión, mediante los cuales los cruzaremos con nuestros presupuestos. Necesitamos convertir la información transaccional, en información para tomar decisiones, y normalmente llega con formatos difíciles de trabajar, y en tiempos que no se corresponden con nuestras necesidades y la de los directores, a fin de tomar decisiones.

Lograr implementar herramientas que extraigan los datos de los transaccionales, los transformen a nuestras necesidades, y los suban a nuestros repositorios de trabajo, suele ser un buen desafío para el equipo de Finanzas. Una vez logrado, permitirá a la empresa tomar decisiones usando una misma fuente de información, utilizando un mismo glosario, bajo mismos criterios de cálculo, y formas de reportar. La empresa que logre implementar con éxito herramientas de integración de datos, será menos analfabeta de datos, y potenciará su capacidad de análisis.

4. Se suele generar cierta desconfianza en los datos con los que trabajamos

Por todo lo mencionado anteriormente, los analistas de finanzas coinciden en que suele haber errores en la carga de datos, los cuales no se logran detectar. Esto genera que los informes finales puedan presentar inconsistencias, datos poco fiables e incluso errores.

Pero el mayor problema no suele darse en los propios equipos que arman los reportes, sino más bien en los Directores o Ejecutivos que los leen o a los cuales se los presentamos. Nos sucede que estamos tan enfrascados y preocupados en el armado de los reportes, que se nos suelen escapar análisis claves, y el gran problema deriva en que dichos Directores y Ejecutivos, no se les suele escapar.

Nos realizan preguntas claves, se nos dificulta responderles, y ello conlleva en ir generando cierta desconfianza y en deteriorar nuestra imagen como equipo de trabajo.

Hasta aquí llega la primer parte de los “Pains de Áreas Financieras” relevados. Resolver estos obstáculos no es tarea fácil, aun así la tecnología en el área se está incorporando de a poco, siempre con la idea de optimizar estas tareas que afrontan los profesionales de finanzas día a día y poder cumplir el objetivo de “devolverle el tiempo al equipo de finanzas”

>> Te invitamos a leer la SEGUNDA PARTE de esta nota >>

También podes suscribirte y recibir más notas de interés para que estés al tanto de las tendencias sobre modernización del área de finanzas.