Checklist de un proceso presupuestario
En este post especial de nuestro blog vamos a darte algunas herramientas para llevar adelante un proceso de budgeting & forecast bien ejecutado. Para ello te proponemos, en principio, repasar algunas consideraciones iniciales, y luego, regalarte un checklist para hacer un presupuesto o forecast que puedes tomar como referencia a la hora de empezar a confeccionarlo.
¡Esperamos que así sea! Pero antes de pasar a la lista de check, te proponemos repasar algunos temas importantes sobre budgeting.
¿Por qué es importante hacer un presupuesto?
El presupuesto es vital para que las acciones planificadas por la Dirección de la empresa se lleven a cabo. Permite obtener fluidez en el día a día de la gestión financiera de todas las áreas de la empresa y facilita la optimización del uso del dinero. En épocas difíciles como la actual, la eficiencia en el gasto se impone como buena práctica.
Se torna más importante aún presupuestar en compañías de tipo start up o pequeñas empresas, donde los recursos son limitados y las ventas iniciales, escasas. Por eso, generalmente este tipo de emprendimientos salen a buscar financiación con estrategias agresivas para las cuales tienen que tener, mínimamente, un presupuesto que mostrar a quienes están interesados en invertir en ellas.
Checklist de un proceso presupuestario
Usaremos el caso de actividades en una empresa con un tamaño de empleados al rededor de 300, donde participan por ende varias áreas del negocio y responsables, además de una Dirección que debe aprobar el presupuesto. Estas actividades, están planteadas desde el punto de vista del responsable del proceso.
| # | ACTIVIDADES | TECNOLOGÍAS |
| A- DEFINIR LA VISIÓN GENERAL | ||
| 1 | Definir con la dirección y c-levels los objetivos corporativos de corto, mediano y largo plazo | Business Intelligence, FP&A |
| 2 | Definir los KPI claves para evaluar dichos objetivos y su forma de medirlos | Business Intelligence, FP&A |
| 3 | Definir variables económicas y del negocio a tener en cuenta para cumplir dichos objetivos | Business Intelligence, FP&A |
| 4 | Definir cantidad de escenarios a tener en cuenta para su aprobación (optimista, esperado, pesimista) | FP&A |
| 5 | Definir flujos de trabajo colaborativo y tecnologías que se darán durante el presupuesto | FP&A |
| 6 | Establecer fechas de inicio, orden de carga de responsables, número de iteraciones, fechas de reuniones de apoyyo, y fechas límites de entregas | FP&A |
| 7 | Comunicar todas las definiciones al resto de los responsables en el negocio | FP&A |
| B- PREPARAR LA BASE PRESUPUESTARIA (TOP-DOWN) | ||
| 1 | Preparar la información base sobre la cual partiran los responsables de cargar el presupuesto (base 0, base histórica, base promedio, base con algoritmos aplicados, etc.) | ERP, FP&A |
| 2 | Preparar las planillas o repositorios donde cada responsable cargará la información | FP&A |
| 3 | Ofrecer aclaraciones y definiciones de fácil acceso a todos los responsables para evitar confusiones y garantizar el trabajo colaborativo | FP&A |
| 4 | Guardar la base presupuestaria y dar acceso a una copia o repositorio que permita tener trazabilidad del proceso desde la base al final | FP&A |
| 5 | Iniciar el proceso presupuestario formalmente | FP&A |
| C- DESCENTRALIZAR EL PROCESO (BOTTOM-UP) | ||
| 1 | Hacer consultas a los responsables de carga durante el proceso a fin de asegurar su correcta ejecución | FP&A |
| 2 | Facilitar espacios colaborativos entre áreas si hay dos o más presupuestos cruzados (como Ventas y Costos, o Ventas y Producción) | FP&A |
| 3 | Guardar las iteraciones propuestas como bottom-up para no perder trazabilidad entre versiones | FP&A |
| 4 | Cerrar el proceso presupuestario formalmente | FP&A |
| D- EVALUACIÓN Y CIERRE | ||
| 1 | Preparar los escenarios económicos más relacionados al área de finanzas con las bases e iteraciones ya consolidadas a raíz de las múltiples cargas de responsables | FP&A |
| 2 | Realizar la presentación a la Dirección o c-levels para obtener feedback y cambios a realizar | FP&A, Business Intelligence |
| 3 | Reiterar el presupuesto con aquellos responsables que sea necesario | FP&A |
| 4 | Aprobar formalmente el presupuesto junto a los responsables | FP&A, Business Intelligence |
| 5 | Comunicación lateral, ascendente y descendente del presupuesto aprobado | FP&A, Business Intelligence |
Quizá pensaste que faltan algunas tareas básicas como por ejemplo, ¿Cuándo consolidamos todas las planillas o cargas de información de los responsables? o ¿Cuándo aplicamos y jugamos con las variables económicas?. Salteamos esas actividades ya que son aquellas que los FP&A como Plika pueden automatizar de forma ágil y simple. Por ejemplo, aquí abajo puedes ver cómo se aplican escenarios y variables en Plika, donde en realidad la consolidación de planillas ya se hizo automáticamente.
Algunas métricas que pueden servirte para medir el rendimiento de este proceso de Budget pueden ser
- Número de Iteraciones Presupuestarias (Number of Budget Iterations)
- Tiempo del Ciclo de Creación del Presupuesto (Budget Creation Cycle Time)
- Líneas de elementos en el Presupuesto (Line Items in Budget)
¿Qué tipos de presupuesto existen?
Hay diferentes tipos de presupuesto que se pueden elaborar en una organización, así como hay diferentes técnicas y estilos. Aqui vamos a conocer los dos tipos más utilizados en las empresas actualmente.
Presupuestos anuales
Con este tipo de presupuesto se intenta planificar los gastos semanales, mensuales y hasta los diarios, de ser posible. Esta herramienta permite, por un lado, gestionar los riesgos propios del dinamismo del negocio de forma más eficaz.
Para apoyar a un presupuesto de un año y que sea más consistente se puede combinar con una estrategia de rolling forecast trimestral o mensual.
Siendo que es el tipo de presupuesto más habitual y el que más nos interesaba apuntalar en este post, te dejamos a continuación un checklist para hacer un presupuesto anual que te ayudará a organizar esta iniciativa.
Haz clic aquí para descargar el checklist para hacer un presupuesto anual: Checklist para hacer un presupuesto
Presupuesto de largo plazo
Se define como presupuesto de largo plazo a la planificación financiera de un período superior a un año. Si bien usualmente se suele utilizar para lapsos de 3 o 5 años, puede ser para cualquier período de tiempo, que, como mencionamos, supere el año calendario.
Una virtud de este tipo de presupuesto es que nos permite ver los objetivos financieros en un tramo menos coyuntural. Es decir, menos expuesto a los vaivenes de la coyuntura propia del mercado, la economía global o nuestro propios sube y bajas.
A la hora de hacer un checklist para un presupuesto de largo plazo, deberemos considerar cuestiones macro como la inflación estimada de cada período, las predicciones de los analistas sobre la evolución de la industria y el mercado en el que estamos operando, entre otros puntos.
Ventajas y desventajas de hacer un presupuesto
Hacer un presupuesto tiene muchos puntos a favor, realmente. Por algo es una práctica absolutamente adoptada por empresas de todo tamaño, rubro o modelo de negocios. Así como también por organizaciones estatales o no gubernamentales.
Entre los beneficios de hacer un presupuesto podemos describir:
- Nos ayuda a evitar riesgos financieros de alto impacto negativo, como por ejemplo, quedarnos sin efectivo en ciertos momentos del negocio.
- Permita optimizar los gastos y hacerlos más intligentes. Por ejemplo, a la hora de comprar maquinaria o nuevos insumos.
- Ayuda a tomar decisiones estratégicas basándonos en datos. Por ejemplo, tomar nuevos empleados.
- Ayuda a establecer límites para la toma de créditos o la toma de capital mediante inversión, así como pone un límite a la inversión propia llegado el caso.
- Facilita identificar el punto de equilibrio del negocio.
- Facilita las previsiones financieras sobre el negocio. Así sabremos cómo puede llegar a estar éste de aquí a un tiempo, y tomar decisiones preventivas.
Por otra parte, entre las desventajas no podemos encontrar mucho para decir, realmente. Aunque claro, elaborar un presupuesto requiere de asignar recursos a esto, desde el tiempo del área financiera hasta el que deberán invertir en el presupuesto las demás áreas. Todo sector que participe del hacer un presupuesto deberá quitar tiempo de sus tareas operativas para emplearlo en la construcción de un presupuesto serio, confiable y saludable para la compañía.
Si bien es un gran contratiempo, porque a todos nos cuesta dejar de hacer nuestras tareas diarias, sin duda que la empresa se verá notablemente beneficiada al hacer este trabajo con la calidad correspondiente.
Para conocer más sobre pros y contras de hacer un presupuesto puedes ver:
WEBINAR – Presupuesto: «Herramienta clave para la gestión del negocio» – YouTube
Notas finales
Bien, llegamos al final de este post. Hemos intentado que este checklist para hacer un presupuesto anual sea bien práctico, para que sólo tengas que descargarlo y ya te sea útil como referencia. Hemos hecho también una especie de tablero KanBan a modo de sugerencia. Con este cuadro extraído de las metodologías ágiles podrás, tal vez, tener un mejor seguimiento de cómo está tu equipo respecto de los diferentes puntos del proyecto de presupuesto.
Para hacer un presupuesto, es importante tener un software idóneo. Con Plika nos propusimos crear una herramienta útil para el CFO que lo potencie y le haga la vida más fácil. Pero no sólo pensando en él, sino también en los distintos usuarios de las distintas áreas operativas que intervienen también en procesos financieros como el armado de un presupuesto.
Te invitamos a conocer Plika mediante una demostración sin costo, sólo contáctanos y estaremos a tu disposición para acompañarte y ayudarte.
