Carta de amor de un CFO a una solución de FP&A

Para mi apreciada solución de FP&A:

Antes que nada quiero pedirte disculpas por decirte que no tantos días sin darte una oportunidad. Debo reconocer que no me ha sido fácil trabajar sin ti, y aceptar que tenías razón todo este tiempo. Como verás, hoy vuelvo, no he podido sostener mis tareas en esta alternativa que parecía «mas sencilla» y yo mismo me había propuesto. Pero aquí estoy, recordándote, extrañándote y escribiéndote.

La verdad es que, si tan sólo pudiera volver el tiempo atrás y tomar otra decisión lo haría. Mis colegas me han comentado que has sido no sólo la mejor solución de gestión de finanzas que tuvieron, sino la única. Hoy paso mis días entre hojas de cálculo, perdiendo innumerables minutos en editar celdas, borrar y reescribir, registrar, y corregir errores manuales. ¡Pensar que contigo podríamos hacer esto mismo en sólo unos segundos y de manera tan excelente! Pero bueno, ya sabes, fui yo el que decidió seguir utilizando lo viejo y «confiable», tuve miedo al cambio.

Otra de las cosas que me ha hecho pensar fuertemente en ti son los minutos perdidos en el seguimiento de mails y cambios de versiones. ¡Creía que los podría dejar atrás! Pero ahora, sigo teniendo que volver a hacer horas extras para controlar que cada área del negocio haya cargado bien su plantilla, que haya hecho su parte del presupuesto. ¡No puedo creer que esté tan sólo diciendo esto!.

Ni que hablar de la dificultad que hoy tengo de conectar información de múltiples fuentes. Me da mucha vergüenza decirlo honestamente, pero ahora tenemos que utilizar tres o cuatros softwares para lograr unificar la visión financiera del negocio. Que cargamos los datos en una planilla de cálculo, que luego los volcamos copiando y pegando a un ERP, que antes el área de comercial mandó esos datos  en otra estructura desde el CRM, que luego el equipo de BI extrae información para sus cubos pero tiene que ajustarla antes. Tú sabes mejor que nadie como es esto: en el medio de cada uno de esos pasos hay propensión al error humano o a la falla en la comunicación. Muchas veces hasta tenemos que modificar los formatos de los datos para que “encajen” en el otro sistema.

Pero contigo, ah, contigo sí que será distinto. Cierres mensuales en tiempo récord al igual que mis colegas sería posible contigo, ¿verdad?. ¡Cuánto me arrepiento de haberte evitado como nuevo sistema y haber seguido dependiendo de las Hojas de Cálculo, que tan flexibles se mostraban!

Las presentaciones que estamos haciendo ahora, ay Dios, no se comparan con aquellas que hacen el resto de Equipos de Finanzas que usan un software como tú. ¿Sabes lo mal que me siento cuando debo reportar a los financieros y ejecutivos de la Sede Central? ¿Cómo deseo contar contigo para poder exhibir de forma clara, legible y amena la situación financiera de la planta y la proyección financiera? ¿Con los diferentes escenarios: el positivo, el negativo y el realista? Vienen a mi mente, mi amada solución de FP&A, los rostros de satisfacción de los directivos que nos habían visitado.

Hoy sufro por no cumplir el Tiempo del Ciclo de Creación del Presupuesto, mis colegas me cuentan que han bajado el número de iteraciones presupuestarias tanto que comienzan en Noviembre a confeccionar el budget, cuando en mi caso en Septiembre ya lo estamos trabajando.

Sí, lo sé y lo reconozco, cuando decidí no cambiar pensé en el dinero. Eran tiempos de ajuste en la empresa, mi amada solución de FP&A, y me habían pedido recortar algunas partes del presupuesto. Yo era un poco joven e inexperto en el mundo del software: no veía la diferencia entre gasto e inversión aún. No veía el retorno de inversión que significaba en calidad de trabajo, eficiencia, tiempo dedicado y rentabilidad el tenerte con nosotros. Confundía precio con valor.

Pero bueno: la vida es justa, ¿no lo crees? El tiempo pasó, corrió agua bajo el puente. Aquí en el equipo de gestión de finanzas de la compañía hoy estamos pagando aún las consecuencias de esta apresurada, necia, tonta decisión que yo tomé en aquél momento. En la Universidad me enseñaron, mi amada solución de FP&A, un interesante y sabia frase que creo (no recuerdo bien, sinceramente, fue hace mucho tiempo) que es del economista británico John Maynard Keynes, y que dice así:

“En la economía puedes hacer cualquier cosa. Excepto, que lo único que no puedes hacer es no aceptar las consecuencias de lo que has hecho”.

He aprendido esto por las malas, cada día desde que decidimos reemplazarte por las planillas de cálculo que veníamos utilizando hace tiempo, por creer que  con un ERP y un BI éramos un equipo de finanzas moderno. Lo digo de nuevo: ¡cómo me gustaría poder volver el tiempo atrás! Pero espero estar a tiempo de enmendar este terrible error que hemos cometido.

Quería llegar a esta parte de la carta: ¡Quiero que volvamos a plantearnos el desafío de reducir período a período el tiempo de cierre contable! ¡Quiero que podamos hacer aquellos extraordinarios análisis con datos confiables y gráficos que se actualizaban en tiempo real con sólo hacer un refresh! ¡Quiero que podamos trabajar juntos por el bien de la empresa, para aceitar los procesos financieros con las demás áreas operativas y volver a la compañía más rentable!.

Por ello te escribo esta carta, y la hago pública, para que todos aquellos que están pensando en empezar algo contigo lo hagan sin dudar. ¡Eres la mejor apuesta que un CFO, CEO, o responsable de tomar decisiones financiera puede hacer! Y para que en el caso de que alguien esté pensando en evitarte, ¡que se detenga y no cometa el mismo error que yo cometí!.

Y más aún: si alguno de los que lee esta carta en este momento no ha escuchado nunca hablar de una solución de FP&A, quisiera recomendarle a viva voz que es el momento de comenzar a conocerte. Si tú que te encuentras leyendo ahora mi carta de amor a una solución de FP&A te dedicas a la contabilidad o las finanzas y no sabes de qué se trata, ¡te invito a que te propongas conocer lo que es un software de Planeamiento y Análisis Financiero

De seguro que cambiará tu vida, tu profesión y tus jornadas laborales de aquí para siempre. A ti y a tu equipo les permitirá conservar la fluidez del trabajo de gestión financiera en las empresas, gracias a la posibilidad de automatizar tareas repetitivas, digitalizar registros de forma rápida y sencilla e incorporar la herramienta rápidamente al andamiaje de gestión de finanzas que ya tienen en tu organización, ya que una solución de FP&A como Plika interactúa con planillas de cálculo Excel para sacar lo malo de ellas y aprovechar lo bueno.

Por favor, no cometas el mismo error que cometí yo, al dejar que el precio de la inversión se convierta en lo más importante. Una solución de FP&A como la que yo perdí y ahora quiero recuperar es de mucho más valor que su precio.

Atte

Chief Financial Officer