¿Cómo acelerar los tiempos en el cierre de mes?
Mejora la salud financiera de tu negocio optimizando el cierre de mes
El cierre de mes es un proceso clave y recurrente que enfrenta toda empresa, que ese enfrentamiento sea una odisea o un proceso ágil y simple depende de lo que haga principalmente el equipo de finanzas y contabilidad. Es necesario para tener en cuenta cuáles serán las proyecciones para el mes siguiente, identificar los posibles desvíos y estimar al menos lo que sucederá, en consecuencia, en lo que reste del año. Porque sabemos lo importante que es dicho proceso para cada compañía, aquí te traemos una breve guía con consejos e ideas alternativas para acelerar los tiempos en el cierre de mes.
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Cierre mes: ¿tal vez el dolor más grande y más habitual en nuestras empresas? ¿Qué opinas?
Ya sea que trabajes en una multinacional como en un emprendimiento de garaje, acelerar los tiempos en el cierre de mes es una necesidad imperante. ¿Cómo? ¿Qué las startup no necesitan esto? Bueno, existe la creencia (muy habitual, por cierto) de que las pequeñas empresas o las startup no necesitan de un mayor esfuerzo a la hora de pensar en un cierre de mes.
Es cierto que este proceso, aunque se vea optimizado por la intervención de los FP&A, nunca suele ser algo armónico. Vamos, sincerémosnos: ¿o es que los cierre de mes en tu organización son el mejor momento del año y todos lo hacen felices y contentos? Y, además, siempre que se intentan reducir los tiempos y los errores, es algo que parece completamente imposible. Es por eso que quienes llevan la gestión financiera adelante utilizan las herramientas que tienen a su alcance para agilizar este período a período.
Los cierres de mes contable no solo tienen como fin hacer eficaz la dinámica financiera empresarial, sino que también permiten evaluar cuáles de las estrategias aplicadas está funcionando mejor y cuál de las hay que modificar. El procesamiento de los datos contables y extracontables son los que permitirán una mejora en la salud financiera del negocio. Entonces, mejorar los tiempos en el cierre de mes es un objetivo que debemos perseguir y no bajar los brazos. ¡Aquí van algunas recomendaciones y buenas prácticas que te ayudarán!
Entonces, ¿cómo optimizar el time to close?
El ‘time to close’ o ‘tiempo de cierre‘ consiste en el lapso de tiempo completo en el que se realiza este proceso de balance empresarial, mes tras mes. Esto deriva de la fórmula:
Tiempo de cierre = fecha y hora de fin de las tareas de cierre – fecha y hora de inicio de las tareas de cierre
De aquí se obtiene el rendimiento que hubo en el equipo de finanzas para realizar la tarea. Es importante que el ‘time to close‘ se mejore y optimice de manera constante, puesto que esto hará que quienes están a cargo puedan dedicar su tiempo a aplicar las estrategias que mejorarán el funcionamiento global de la empresa.
Buenas prácticas para acelerar los tiempos en el cierre de mes
A continuación entonces te dejamos algunas pautas que puedes analizar considerar en tu organización a fin de mejorar los tiempos en el cierre de mes. Recuerda: el trabajo de fondo es cultural, por lo que no deberíamos esperar resultados rápidos, de un período para el otro. Ten paciencia al proceso de implementación de las buenas prácticas para acelerar los tiempos en el cierre de mes como quién rega una planta cada día esperando verla crecer.
«Alguien está sentado en la sombra hoy de un árbol que plantó hace mucho tiempo». Warren Buffet
Vamos con los tips:
Utiliza datos en tiempo real
Posicionate en el uso de datos en tiempo real. Al asegurarte de que los datos son confiables, y de que estás trabajando con la información al minuto, tendrás mejor panorama de lo que está sucediendo en el cierre contable y así, poder solucionar cualquier incidencia.
Automatizar las extracciones períodicas del Sistema Contable de tu negocio es algo importante, para evitar hacer descargas manuales. Además, algo clave, es garantizar que esa información descargada sea confiable y venga con una estructura lo más lista posible para hacer el cierre del mes, o también compararse contra las estructuras usadas en las proyecciones anuales.
Por ejemplo, si hay un error en la preparación del Estado de Resultados, al advertirlo en vivo el equipo de finanzas podrá corregirlo utilizando la último información disponible y volver a correr los reportes necesarios para recuperar el proceso en el que punto en el que se dejó.
Potencia la colaboración
El trabajo de cierre de mes es un trabajo de equipo. Es fundamental la colaboración de todos los responsables de presupuestos en este proceso. El team Finanzas deberá funcionar como un articulador y generador de valor, comunicando asertivamente a todas las áreas el estado de situación y traccionando la cosa. Pero el esfuerzo es de todos los responsables.
Tener un plan definido al detalle ayuda mucho a que cada uno sepa qué hacer y cuándo.
Automatiza todo lo que puedas
Una de las leyes de la productividad reza:
Una cosa a la vez + Lo más importante primero + Empieza ahora.
En pleno 2023, deberíamos agregar: automatiza lo más que puedas. Los cierres de mes tienen cientos de procesos repetitivos, tediosos, que recaen en el personal y que, además del riesgo que se corre del error humano, hacen infelices y poco óptimas a las personas.
Analizar tendencias o pensar mejoras a las operaciones, en cambio, son las cuestiones en las que debería estar invirtiendo tiempo el equipo de finanzas. Sumar bots a tu equipo no quitará trabajo al staff: le dará un nuevo significado, lo pondrá en valor y le permitirá brindarle al negocios mejores horas. Sin contar todo el tiempo ganado y la baja en las tasas de errores que al corto o mediano plazo ya comenzarás a notar.
Procura optimizar el costo de la función financiera
Los procesos de finanzas son claves para el éxito de una empresa: y sin embargo, es de los últimos aspectos en los que una compañía en crecimiento suele invertir. ¿Por qué? Porque muchas veces no se percibe al costo total de la función financiera como un agregado real de valor.
En cambio, si logramos poner este tópico en el centro, conformando las condiciones adecuadas para un trabajo de equipo fluido, la función financiera podrá asignar propiedades, establecer plazos y entregar informes precisos mes tras mes a los responsables de área y la Dirección.
Pero, para ello, es fundamental contar con procesos claros, limpios, y por supuesto, la tecnología adecuada. Con la ayuda de la tecnología de automatización, los equipos financieros pueden acceder a todos los datos que necesitan tener al alcance. Un software de FP&A no solo ayuda a acelerar el proceso de cierre de fin de mes, sino que también mejora la eficiencia financiera y la de toda la organización.
Notas finales
Con implementar estos puntos ya podremos, muy probablemente en un corto plazo, visibilizar una mejora sustancial en el time to close. Por lo demás, la necesidad de realizar estos cambios también traerán consigo una gran cantidad de beneficios agregados como reducir el riesgo al error humano, ganar en eficiencia, eliminar la dependencia de ciertos individuos, entre otros.
Para apoyarte en la tecnología para la confección de estados contables, identificación de desvíos versus proyecciones, rolling forecast y todo lo que implica un cierre de mes, te invitamos a conocer las funciones de Plika a través de nuestros vídeos tutoriales disponibles en la web.
¡Hasta la próxima!
