Control de gestión de una empresa: qué es, 2 errores comunes y consejos para potenciarlo

No hay lugar hoy en día para la inexistencia de un sistema de control de gestión de una empresa, sea cuál fuere el tamaño y actividad principal de ésta, sin medir desvíos pierde lógica la planificación y el rumbo del negocio.

En la medida en la que podamos establecer un sistema de control de gestión maduro, aceitado y, como performance ideal, con procesos automatizados, veremos que tendremos mejores resultados, los cuales nos acercarán a nuestros objetivos.

Ahora, claro, probablemente usted se pregunta ¿cómo puedo estar pensando en el control de la gestión financiera y económica de mi empresa si debo estar pendiente de la operación? Habiendo desestimado la idea de agregar horas al día laboral (ambos sabemos que trabajar diez horas por día no es una alternativa ni eficiente ni sostenible), tendremos que procurar la manera de poder tener control de la gestión de los recursos y procesos de nuestra empresa.

¿Qué es el control de gestión de una empresa?

En caso de que no estés familiarizado con el término, un sistema de control de gestión de una empresa es una estructura administrativa que permite a una organización conocer su situación económica y financiera, y tener herramientas y mecanismos de corrección o mejora sobre esta estructura. El control de la gestión permite al cuerpo ejecutivo de una PYME o una gran empresa tomar mejores decisiones, basándose en información confiable y real.

Por ello, volvemos a la primera línea de nuestro post: sea tu empresa o emprendimiento de cinco o de cien empleados, es recomendable que tengas conformado un sistema de control de gestión. El punto aquí es que, en la medida en que puedas profesionalizar los procesos de control de gestión, créenos que tendrás mejores resultados y verás que el dinero invertido en este área será retornado en mejor salud financiera y mejores operaciones.

Control de gestión de una empresa: errores conceptuales comunes

Bajemos un poco el ritmo y veamos algunos errores comunes en el diseño de un control de gestión empresarial. El objetivo de este artículo es facilitarte información y algunas recomendaciones acerca de cómo implementar un control de gestión con el fin de que puedas ver con nuevos ojos la gestión financiera de tu proyecto.

Un sistema de control de gestión, como hemos visto, te permite evaluar el comportamiento económico y la gestión ejercida sobre él dentro de una organización cualquiera: para ello se nutre e interactúa bidimensionalmente con todos los sectores de la compañía y sus correspondientes procesos, recopilando información y datos necesarios para la elaboración de informes y reportes que servirán luego para desarrollar la inteligencia necesaria a la hora de tomar decisiones en función del plan de negocios.

Sin embargo, a la hora del kick off para materializar un departamento de control de gestión real y competente en las empresas, se suelen hallar algunos vicios o errores de concepto tales como:

1- La no asignación de recursos humanos idóneos al puesto o la asignación parcial del tiempo de estos recursos.

Esto es muy común en empresas pequeñas que consideran que lo invertido en la gestión económica no es lo suficientemente redituable, o que encuentran el límite de su buena voluntad en cuestiones más operativas relacionados al core del negocio. Si bien esto es perfectamente entendible, frente a este tipo de argumentos lo importante es tener muy claro con dos cosas:

• Entender la relevancia del control de gestión de nuestra empresa. De no realizarlo de manera efectiva es muy probable que incurramos en pérdidas financieras, utilización de recursos de manera no óptima, e incluso hasta llegar a tener situaciones legales y contables incómodas, que hubieran sido perfectamente evitables con una correcta gestión financiera preventiva.
• A raíz de la transformación digital en la que vivimos, actualmente hay un mundo de posibilidades en software que nos permiten llevar a adelante un control de gestión de una empresa de manera saludable, ordenada y eficiente. Para lo que hace unas décadas necesitabas un equipo de profesionales, en pleno siglo XXI puedes ahorrar costes de contratación de personal mediante una inteligente inversión en una idónea herramienta de software.

En este sentido, te invitamos a conocer nuestras soluciones FP&A a través de algunas demos y videos de pocos minutos para que hagas tu análisis y evalúes esta recomendación.

2- Se trata de tareas estrictamente de control, y el valor que aportan a mi negocio no llega más allá que el de una mera auditoría

¡Te sorprendería saber que este prejuicio es muy común! Y además, es uno de los principales que queremos derribar quiénes somos profesionales de la gestión financiera de una empresa.

Es que evaluar la gestión interna diaria y el cómo estamos respecto a los objetivos de negocio propuestos es sólo una parte de las labores del área de control de gestión de una empresa. El valor que agrega este rol (que debe agregar este rol) es también en del análisis de los datos, procesamiento de la información recopilada por y a través de los sectores, así como el de otorgar visibilidad a quién lo requiera sobre los recursos de la firma: estado actual, flujo (cómo se gasta, en qué se gasta, etc.), proyecciones estimadas y el plus fundamental de la recomendación.

En resumen, ofrecer un diagnóstico serio, confiable y actualizado del estado de la compañía junto al paquete de medidas que sería aconsejable seguir en pos de encaminarse hacia los objetivos propuestos por el plan de negocio.

Entonces, ¿cómo hago para implementar un sistema de control de gestión de una empresa?

Como hemos visto, el control de gestión de una empresa es fundamental para incrementar la productividad, mejorar la coordinación entre las áreas y potenciar el funcionamiento integral del negocio.

Si eres un ejecutivo o dueño de negocio y estás en plan de implementar un sistema de control de gestión, te recomendamos desde Plika que evalúes seguir los siguientes pasos: recuerda, no son un método, sino más bien una guía construida en base a nuestra experiencia como consultores.

1. Designa un responsable de los procesos de control de gestión (claramente no puedes hacerlo todo tú mismo si eres el CEO)

En general, la dirección de las tareas de control de gestión recae sobre un rol denominado controller financiero, el cual dicho sea de paso está en franco ascenso en el mercado laboral estos últimos años.

El controller financiero se responsabilidad del control y gestión financiera de la empresa. Quien ocupe este puesto trascendental debe tener conocimiento multidisciplinarios, habilidades de liderazgo de equipo, así como conocimientos técnicos y de herramientas de software específicas.

Principalmente, un controller financiero se encarga de:

• Desarrollar los presupuestos para cada proyecto de la compañía, así como su correspondiente seguimiento y reporte a los ejecutivos.
• Supervisar los resultados globales del negocio, así como realizar “autopsias” y diagnosticar cuándo se produjo un desalineamiento con el Plan de Negocio.
• Proponer mejoras a la gestión económica de la empresa, con el norte puesto en la optimización de los recursos.

En empresas muy pequeñas también puede asumir funciones más operativas, como gestionar la tesorería o ejercicios propios de la contabilidad.

2. Establece claramente los requisitos de entrada para el departamento de control de gestión

¿Te interesa saber al detalle cómo fijar el precio de cada producto? ¿Necesitas tener actualizado el punto de equilibrio en la facturación y cómo estamos respecto de él? ¿Quieres saber que área o dependencia es la más productiva y cuál la menos? Estas son apenas algunas de las preguntas que todo ejecutivo de empresa se debe hacer antes de conformar un equipo de control de gestión.

Debes definirle, ya sea sólo un responsable o un equipo de varias personas, claramente qué necesitas de ellos y cómo. Esto es fundamental para generar una sinergia positiva entre este rol que será fundamental en la performance de la empresa y pronto se convertirá en el bastón de tu brazo derecho a la hora de tomar decisiones.

3. Equipa al departamento con herramientas idóneas. ¿Piensas en Excel? Pues hoy hay otras alternativas

Hoy en día para todo lo que hagamos debemos apoyarnos en la tecnología. La gestión financiera de una empresa no es diferente: los procesos de control de gestión de una empresa son llevados de una manera muchos más eficiente, confiable, segura y veloz a través de herramientas de software específicamente diseñadas para ello.

Puedes continuar utilizando Microsoft Excel o con las herramientas legacy que has venido utilizando desde siempre, pero créenos que no es comparable al dinamismo, optimización del tiempo y calidad en las presentaciones que ganarás con adoptar una herramienta de gestión de FP&A.

Los programas de tipo FP&A fueron desarrollados ad hoc para la elaboración de cuadros de mando, tableros de control, formación y análisis de indicadores claves financieros (KPIs), entre una completa gama de tecnologías nativas del análisis de datos y la B.I., mediante un concepto integral, lo cual facilita el uso de estas herramientas tanto en pequeños emprendimientos como en grandes corporaciones.

Te invitamos nuevamente a que conozcas nuestras soluciones FP&A para equipos de finanzas, ya sea que te desempeñes en puestos ejecutivos o mismo si estás en el área financiera de tu organización: en ambos casos tendrás una nueva visión acerca de las herramientas de control de gestión para tu empresa.

Conclusiones

Como mencionamos al comenzar esta nota, en el mercado actual es indispensable tener un área definida de control de gestión en cualquier empresa, sea ésta de cinco trabajadores o de más de cien.

Nuestras organizaciones manejan a diario una enorme cantidad de datos; esos datos no deben ser desperdiciados, sino que deben ser transformados en información, para que con una lectura inteligente se puedan tomar las mejores decisiones que nos acerquen al objetivo que teníamos trazado.

Para lograr ello debemos primero entender la necesidad que tenemos de tener un sistema de control de gestión de una empresa, y lo segundo es asignar los recursos necesarios para que el trabajo se haga con profesionalismo y dedicación.

Y para ello, nada mejor que dar con la tecnología correcta, que es nuestra aliada en la búsqueda de tener resultados con la mayor calidad a la vez que con los menores costes.