¿Cómo el área de finanzas puede ahorrar tiempo?

El tiempo y los profesionales financieros están conectados en una batalla desde hace años, donde estos últimos luchan por evitar hacer horas extra, evitar estresarse en los cierres de mes, y sobretodo en la gestión del Cash Flow y el Presupuesto.

En varias charlas con nuestros usuarios, muchos nos cuentan que terminar de trabajar a horario es casi utópico en los meses clave, donde hay que cerrar presupuestos, o hay que cerrar un reporte financiero.

El área de finanzas está repleta de personas muy capacitadas, personas que han estudiado años para ser expertos en analizar y tomar decisiones, además de muchas otras habilidades, tanto desde la mirada económica como financiera. Pero actualmente muchos de ellos se están preguntando

¿Por qué dedico tanto tiempo a tareas de confección de reportes y tan poco a tareas de análisis?

La respuesta a esta pregunta no depende de una variable, sino de muchas. Luego de hablar con más de 150 profesionales de finanzas sobre cómo realizan hoy su trabajo, en BlueDraft relevamos las siguientes 4 razones más citadas por estos profesionales.

• Depender 100% de hojas de cálculo

Tal como comentamos en los “4 desafíos de utilizar Excel para las finanzas corporativas”, no es nuestra idea desmerecer esta gran herramienta, la cual llega a ser cuidada y vista como la creación divina a la que tanto esfuerzo se le dedicó para que funcione “sin romperse”.

Aun así, hemos escuchado infinitas veces profesionales en fases de presupuestación comentando frases como “me preocupa más que cambien la estructura de la planilla a que cambien el número”, o “ya entro sabiendo que alguna celda tengo que corregir”.

Estos pequeños errores, que sumados generan varios re-trabajos, hacen que depender de las planillas de cálculo sean la razón más citada por las personas a las que ayudamos en BlueDraft. 

• No contar con un control de modificaciones

Supongamos que la planilla funciona perfectamente, que cada hoja tiene una relación cuasi-perfecta con las demás, fórmulas que funcionan. 

Ahora pensemos, ¿Qué sucede si la inflación no fue la esperada y hay que ajustar el Presupuesto? ¿Y si hay que realizar un cambio de las variables financieras usadas para proyectar nuestro Cash Flow?. Cuando el profesional de finanzas no realiza todas las tareas, y delega por ejemplo la carga de información a responsables de área, este momento es un gran desafío.

El contexto actual apoya a que los cambios en las finanzas de los negocios sean afectadas constantemente, esto se traduce a que las planillas que se usan también lo sean. 

Lo que conlleva cada cambio, cada Forecast, se multiplica por la cantidad de usuarios que participan de los procesos de Presupuesto, Control de Gestión y Reporte. ¿Cómo saber todos los cambios que hizo el Gerente de Sistemas cuando le pedimos bajar su presupuesto? Respuestas difíciles de responder sin dedicarles mucho tiempo, y sin tener una tecnología que los controle automáticamente.

• Comunicación vía mail 

Siguiendo con el escenario hipotético que planteamos, ahora pensemos el punto de crear un presupuesto. El encargado de gestionarlo debe apoyarse en información o conocimientos que están en cabeza de otras personas de la empresa, como los responsables de ventas, costos y demás áreas. 

¿Sería eficiente comunicarse por mails individuales para pedir toda esta información? ¿Sería eficiente esperar a que respondan estos mails para poder cargar los datos? ¿Cuánto tardamos en escribir un mail, y cuánto en hacerle el seguimiento ante la falta de respuesta?

Esta situación, es una de las que demora tanto la creación de presupuestos en los negocios. Softwares actuales le dan solución generando “fechas límite” de carga de datos, y recordatorios automáticos a los usuarios que pueden trabar el proceso.

• Desconfiar en la integridad de los datos

La cuarta razón, y no menos importante, es la desconfianza que pueden llegar a sentir los encargados de analizar los datos, lo que genera por ejemplo revisar varias veces una celda o una fórmula antes de estar seguro de tomar una decisión.

Un reporte se nutre de una base de información, pero si esa base funciona sin tener validados al máximo los datos ¿Cómo puede el analista estar seguro de presentar a su dirección con estos reportes? ¿Cómo asegura que sus proyecciones son fiables?

Cuando muchas personas participan de un proceso, el error humano es difícil de evitar, pero si dependemos de una planilla de cálculo que tampoco nos permite identificar esos errores, la calidad de una proyección no será fiable.

Dar seguridad al usuario de finanzas es la prioridad de las soluciones actuales, algo que con la tecnología puede resolverse de forma simple, de hecho la cuarentena mundial que provocó el COVID-19 hizo que nuestro CEO Juan Pablo Baldoni hable de ello en la nota titulada “¿Cómo puede un CFO cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

Volviendo a nuestra pregunta inicial, el futuro cercano es prometedor tal cuál lo es en las demás áreas, y eso es gracias al avance de la tecnología. Soluciones en la nube, presupuestos facilitados, reportes automáticos, y varias alternativas más hacen que de a poco esa pregunta vaya quedando en el pasado.

Las finanzas están cambiando con el tiempo, el camino hacia la aplicación de las técnicas de Financial Planning & Analytics están inundando los negocios con más frecuencia. 

Podemos decir entonces a manera de cierre, que si hoy uno dedica más tiempo a tareas de confección que a tareas de análisis es porque está en la etapa inicial de un interesante camino. 

Te invitamos a conocer en qué etapa del camino estás respecto a los profesionales de LATAM viendo los resultados globales de nuestro Quiz “Transformación Digital de Áreas Financieras”

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